事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)研究

朱海龍

摘 要：事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是我國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，通過分析當(dāng)前我國事業(yè)單位信息化建設(shè)現(xiàn)狀及其存在的問題，提出完善我國事業(yè)單位信息化建設(shè)的合理化建議，從而促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)又好又快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)；研究

信息化技術(shù)快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”運(yùn)用日益廣泛，對社會生活的諸多方面產(chǎn)生深刻影響。近幾年我國事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)發(fā)展較快，取得了較大進(jìn)步。在看到成績的同時，也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到在檔案信息化建設(shè)上的不足，只有多措并舉，方可提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平。

1 事業(yè)單位信息化建設(shè)存在的問題

在信息化建設(shè)加速的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)仍處于粗放發(fā)展階段，一些制約事業(yè)單位信息化建設(shè)的突出問題仍存在。

（一）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)展緩慢。長久以來，事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的關(guān)注較少，部分事業(yè)單位也未形成檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)滯后于社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，尤其是在檔案管理軟件、檔案管理信息系統(tǒng)等方面，不僅發(fā)展緩慢，而且各個部門之間的檔案信息資源共享與兼容性較差。單個事業(yè)單位而言，文書檔案管理、財務(wù)檔案管理、人事檔案管理等彼此獨(dú)立，除特殊檔案資源外，基本檔案資源信息難以共享。綜上所述，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，我國事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。

（二）信息化意識不夠。在部分事業(yè)單位，檔案信息化意識缺乏，日常工作中行程的文件、材料等，大部分事業(yè)單位未能從檔案的角度對它們進(jìn)行綜合考慮。檔案管理與服務(wù)仍停留在保存層面，將檔案素材錄入電腦，只提供簡單的查詢服務(wù)。由于事業(yè)單位固有屬性，部分職工存在“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的消極思想。部分事業(yè)單位的檔案工作程序化，未能放在與業(yè)務(wù)同等重要的位置，重業(yè)務(wù)、輕檔案的管理意識仍在，檔案意識的薄弱影響事業(yè)單位信息化建設(shè)步伐。

（三）人才支撐不夠。一方面，檔案信息化建設(shè)對從業(yè)者的信息化技能和專業(yè)素養(yǎng)有很高的要求。相比于其他行業(yè)，事業(yè)單位對檔案從業(yè)人員的準(zhǔn)入門檻較低，對專業(yè)要求不高，出現(xiàn)了不具備檔案管理基本技能人員從事專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息化管理的現(xiàn)象。目前檔案從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)不系統(tǒng)，技術(shù)能力與檔案專業(yè)素養(yǎng)兼?zhèn)涞娜瞬泡^少。與過去相比，新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了諸多變化，部分事業(yè)單位未能有效組建屬于本單位的檔案管理專業(yè)梯隊，檔案管理信息化人才支撐不夠。

（四）服務(wù)方式落后。進(jìn)入新時期，特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，公眾對檔案服務(wù)的要求日益提高，檔案服務(wù)方式發(fā)生了諸多變化，而檔案管理從業(yè)人員缺少主動進(jìn)取意識，檔案服務(wù)停留在被動層面。往往是社會公眾率先提出使用申請，檔案主管部門再根據(jù)需求狀況適時開放部分檔案。信息化服務(wù)方式落后，造成檔案服務(wù)效率不高，未能有效滿足事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)發(fā)展和公眾基本檔案需求，亦未能有效激發(fā)從業(yè)人員的積極性，影響事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程。

2 完善事業(yè)單位信息化建設(shè)的措施

作為一項較為復(fù)雜的大工程，信息化建設(shè)不可能一步到位，它是一個循序漸進(jìn)的過程，完善事業(yè)單位信息化建設(shè)可以考慮如下幾點(diǎn)建議：

（一）因地制宜，制定適合本單位發(fā)展所需要的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位檔案管理要搶抓檔案信息化建設(shè)發(fā)展良機(jī)，掌握檔案管理前沿標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)特點(diǎn)，建立起信息互聯(lián)互通機(jī)制。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位實(shí)際情況，完善信息化建設(shè)規(guī)劃，制定包含檔案信息化發(fā)展的相關(guān)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，納入全單位信息化發(fā)展整體規(guī)劃之中，并提出可行的實(shí)施對策。在制定檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行信息化，確保電子文件的真實(shí)、可靠、完整。同時，要結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作開展情況，制定好電子檔案管理辦法。

（二）與時俱進(jìn)，強(qiáng)化事業(yè)檔案信息化建設(shè)人才支撐。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案工作出現(xiàn)了新問題，及時補(bǔ)充檔案信息化建設(shè)人才是當(dāng)務(wù)之急。需要檔案從業(yè)人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識、超前的意識。一方面要對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行新理論、新技術(shù)培訓(xùn)，推廣檔案新技術(shù)知識，及時掌握最新、最前沿的信息化技術(shù)。另一方面，引進(jìn)檔案、計算機(jī)專業(yè)人才，強(qiáng)化檔案信息化人才隊伍，提升事業(yè)單位信息化建設(shè)水平，讓檔案管理與服務(wù)緊跟時代步伐。

（三）強(qiáng)本固基，加快檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。一方面，要持續(xù)加大投入，更新?lián)Q代檔案信息化建設(shè)所必備的計算機(jī)、電子存儲等信息化設(shè)備，確保檔案資料的保存與管理；另一方面，提高事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)軟件的開發(fā)力度，可以申請經(jīng)費(fèi)用于開發(fā)和維護(hù)檔案信息化建設(shè)相關(guān)軟件，通過與軟件企業(yè)合作，開發(fā)符合本單位情況的檔案信息化軟件，借助外部技術(shù)優(yōu)勢改善檔案管理與服務(wù)水平。

（四）以人為本，改善檔案信息化服務(wù)方式。服務(wù)是檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)，改善檔案的信息化服務(wù)方式應(yīng)當(dāng)從本地區(qū)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和本單位、本領(lǐng)域重點(diǎn)工作的角度出發(fā)，真正考慮民生所需，將公眾的需求放在首位。一方面要繼續(xù)加大檔案信息化服務(wù)的宣傳力度，不僅要在本領(lǐng)域、本行業(yè)內(nèi)進(jìn)行宣傳，還要走向社會，多形式開展檔案信息化服務(wù)宣傳。另一方面，要及時轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，提高主動服務(wù)的積極性。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)要做好頂層設(shè)計，前瞻性要強(qiáng)，針對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要事件或工作，建立起效率較高的檔案信息化服務(wù)機(jī)制。以保障社會需求為前提，從傳統(tǒng)管理型向現(xiàn)代服務(wù)型轉(zhuǎn)變，全面提高事業(yè)單位信息化建設(shè)水平。

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