信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路

寧承修

摘 要：現代信息技術在檔案管理領域的應用，使得數字化檔案管理成為可能，同先前以紙質載體為主的檔案信息資源相比較而言，數字化檔案所依托的載體形式確保了檔案信息資源能夠實現高效存儲和利用，同時有效地降低了傳統紙質載體形式的檔案信息資源在借閱過程中慣常出現的易于損毀的問題。此外，依托現代信息技術能夠實現檔案信息資源的高效館際共享利用。

關鍵詞：信息化；數字化；檔案管理工作；微縮技術；檔案管理制度

現代信息技術在社會生活中諸多領域得到了較為普遍的推廣和應用，依托現代信息技術，將使傳統檔案管理工作迎來全新的發展契機，同時也能夠通過檔案信息資源數字化建設進程的加速，使公眾對檔案信息資源的開發利用訴求得到更好的滿足。

1 信息及數字化背景下檔案管理工作遇到的機遇與挑戰

信息及數字化背景下，檔案管理工作遇到的機遇有很多，同時也遇到了一系列的挑戰。了解這些機遇與挑戰，對于創新檔案管理工作有著重要的意義。

1.檔案管理工作遇到的機遇

（1）檔案資源的完備性得到最大程度彰顯

首先，通過數據庫存儲技術能夠延長檔案信息資源的使用壽命，此種優勢是以往以紙質載體形式為主的檔案信息資源所難以比擬的優勢所在。傳統紙質檔案受載體形式的限制，慣常在保管、利用過程中會對檔案信息資源造成無法恢復的損耗，進而影響到公眾對檔案信息資源的利用訴求。

其次，通過計算機技術可以實現對檔案信息資源的最大化存儲，并且有效地規避因人為因素對檔案資源造成的不利損耗。傳統的紙質檔案則對存儲空間有較大的要求，并且易于受到各種人為因素所造成的不利影響。

（2）最大程度地提升檔案信息資源檢索與查詢效率

以往的檔案管理工作對人工操作要求相對較多，因此，使得檔案管理人員在工作中往往耗費大量時間用于檔案信息資源的檢索與查詢，并且直接導致了檔案管理工作的低效。借助現代信息技術的應用，能夠最大程度地改變前述問題，使得檔案信息資源的檢索與查詢工作效率得以顯著提升，進而有助于實現檔案服務水平的提升。

2.檔案管理工作遇到的挑戰

第一，現今相當一部分檔案管理人員未能意識到現代信息技術對檔案管理工作帶來的全方位沖擊，在工作理念方面依然保持一種因循守舊的態度。此種情況的出現同這部分檔案管理人員年齡偏大、受教育程度不高存在直接關聯。這部分人員通常將檔案管理信息化簡單地等同為硬件設備的更新，因此導致了檔案管理信息化建設進程受阻。

第二，一些檔案管理工作人員之所以對檔案管理信息化建設方面存在嚴重的投入不足，原因也在于其已經習慣了以往的工作模式，因而在工作中怠于進行改變。此種工作惰性也直接影響到檔案管理信息化建設的進程。

第三，部分檔案管理部門在信息化標準建設方面存在滯后性，此種情形使檔案管理信息化建設進程欠缺明確的標準化指引，因而使本部門的信息化建設進程較為遲緩，無法發揮應有的效用。

2 信息及數字化背景下檔案管理工作的創新思路

信息及數字化背景下，要創新檔案管理工作，需要進行硬件的統一配備，完善檔案管理信息微縮技術，并建立適應新時期檔案管理工作發展的制度。

1.進行硬件的統一配備

硬件是檔案管理工作的基礎保障，只有硬件設施足夠先進，檔案管理工作才能更加符合信息及數字化的要求。為此，應不斷加大投入，尤其是在人力、物力方面要不斷加大投入，進行硬件的統一配備，以強化檔案的配套設施建設。比如，為檔案建立專用庫房或陳列室，購置基本的辦公設備（如計算機、打印機、掃描儀、自動化裝訂機、防磁柜等），使檔案管理工作能夠順利開展。

2.完善檔案管理信息縮微技術

縮微技術從起源至今天已有一百多年的歷史，在19世紀便有縮微技術問世，它是保存信息、管理信息的重要手段?？s微技術與計算機存儲技術是兩種不同的技術，其介質不同，因此各具特色。隨著時代的發展，縮微技術不僅沒有沒落，反而依然具有一定的生命力，尤其是在數字技術、互聯網技術、光盤存儲技術問世之后，縮微技術也遇到了更大的機遇。因此，當前的檔案管理工作應該結合計算機存儲技術與縮微技術，將二者有機結合，充分發揮縮微技術的優勢，彌補計算機存儲技術的不足，形成一個兼容并存，只有具有方便存取、保存、聯網、閱讀、檢索、利用和傳輸諸特點，才能實現一體化的檔案管理系統。

3.建立適應新時期檔案管理工作發展的制度

檔案管理工作中，制度是最基本的保障。只有建立和完善相應的檔案管理制度，才能在制度的指導與約束下順利開展檔案管理工作。因此，相關部門應該根據單位的具體情況和檔案管理的需求來制定出相應的規章制度，以便約束檔案管理工作朝著科學化、信息化、規范化的方向發展，從而將檔案事業延伸、拓展到經濟發展規劃中來，推動事業單位的快速發展。當然，相關部門還可以將這一項內容融入到單位的績效考核中，強化工作人員加強信息化的檔案工作管理建設，便于建立完善的檔案管理制度，更有利于制度的實施。也只有這樣才能確保檔案工作在事業單位發揮其應有的作用和價值，從而為推動事業單位檔案工作信息化建設奠定基礎。

有了明確、科學、完善的檔案制度，檔案管理部門的人員便有依據可循，有制度可依，因此他們的使命感與責任感會得以大大調動，其在檔案管理的每一項工作中都會盡己所能，做好檔案的收集、存儲、管理、應用等工作。同時，建立嚴格的管理制度可以促使檔案工作的制度化、規范化，使得整個單位內部機制得到完善。如：在制度制定時候，可以結合單位的績效考核，將檔案信息化建設融入到職稱評定、表彰獎勵、責任追究等制度中去，充分挖掘單位人員的潛力，活化檔案工作，充分調動工作人員的積極性、創新性、主動性，提升檔案信息管理工作質量。新時期，信息化與數字化發展迅猛，這一情形下檔案管理工作面臨著許多的新變化，因此相應的制度便滯后于時代的發展，逐漸不適應時代要求。為此，相關部門應該及早建立適應新時期檔案管理工作發展的制度，真正使制度促進檔案管理工作的發展。

3 結語

隨著時代的發展變化，信息化的趨勢勢不可擋。社會任何一領域都被信息化與數字化改變著，發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作也不例外，面臨著諸多的機遇與挑戰。為此，相關的檔案管理部門應以社會信息化為依托，運用現代先進信息技術，不斷解放思想、與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源，進行硬件的統一配備，完善檔案管理信息微縮技術，并建立適應新時期檔案管理工作發展的制度，使檔案工作更好地服務于社會，從而推動檔案管理工作健康、順利地發展。

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