淺議醫院人事檔案管理應用工作

韓麗平

摘 要：醫院人事檔案管理工作在用好醫護人才資源、推動醫院可持續發展過程中，起著舉足輕重的作用。本文針對醫院檔案管理應用上存在的一些突出問題，提出了具體對策建議。

關鍵詞：醫院；人事檔案；管理；應用

Abstract ： The management of hospital personnel files is very important to promote hospital sustainable development of medical talent resource. This article put forward some suggestions according to the current prominent problems.of hospital personnel files management applications

Key word ： Hospital . Personnel files. Management Application

引言

醫院人事檔案是記載醫護職業生涯的重要依據，是醫院選賢任能、干部任免的正確導向。一份完整、齊全的人事檔案能夠系統、全面、真實地反映出一個人的學習經歷、政治面貌、思想品德、業務科研能力、工資福利等信息，人事檔案管理工作成效如何，對于更好用好人才資源、推動醫院發展起著舉足輕重的作用。

隨著經濟社會突飛猛進的發展，醫療衛生事業取得了卓越的成就，各級醫院育才引才模式、醫護人員管理制度也都發生了深刻變化，推進醫院人事檔案管理工作過程中，也折射出一些問題值得反思、亟需解決。

1.管檔意識有所淡化。醫院普遍注重加強醫療力量配備，而人事檔案管理工作卻聚焦不多，這也導致管理層治檔管檔意識淡薄，人事檔案管理工作基本處于停滯不前的狀態，固守成規已是牽強，開發創新更是微乎其微。

2.管檔方法滯后。信息化產業已廣泛應用于工作和生活中，而多數醫院用在檔案信息化建設方面的投入少之甚少，檔案管理設施落后，檔案存放條件差；檔案采集主要使用全人工記錄、分類、保管等傳統方法，即便借助普通辦公軟件開展分類、查找及檢索等輔助工作，人事檔案管理效率仍然不高，存在數據等信息錄入錯誤或統計結果不準確等問題。

3.材料不規范、不全面。一是人事檔案收集過程中，由于院辦、黨辦、人事處（科）等部門銜接不到位導致脫檔或缺件情況尤為嚴重；二是填寫信息前后矛盾的現象，如為重復得益，更改出生年齡、參加工作時間等；三是干部履歷表信息缺少佐證材料，有隨意填寫或故意改動檔案信息等問題；四是涉及個人思想品德、成長經歷、工齡工資方面材料較多，而反映醫療業績、業務能力、專業特長等方面信息較少，這些都使檔案信息的真實性和準確性打了不少折扣，難以發揮人才資源開發利用的應有功能。

4.人員素質有待提升。盡管大多數醫院設有干部人事檔案室，也配備了專職人員，但工作力量薄弱、人手不足、專業人員少仍是普遍現象，加之多數人員是“半路出家”，對檔案管理的基本原則、注意事項不夠熟悉，缺少相應的系統學習和專業培訓。

醫院的又好又快發展，根本上取決于優秀的醫護專業人才。而醫護人員檔案又是選才擇才不可或缺的材料之一，所以提升檔案管理水平至關重要。針對以上問題，制定如下整改措施，希望檔案工作者可以借鑒和延伸，本著對過去、現在、未來負責的態度將工作干得更好。

第一，強化醫院人事檔案管理的工作意識。首先，領導重視是做好人事檔案工作的前提和基礎。要充分利用各種途徑，多向處室（科室）領導、醫院領導匯報溝通工作進展和所遇問題，爭取領導的重視和支持。其次，良好外部氛圍是做好人事檔案工作的重要保障。加大宣傳力度，通過編印知識讀本、院內網頁發布等方式，深入解讀人事檔案工作有關法規文件精神、相應配合要求，提高醫務人員的檔案意識，使檔案重要的思想深入人心，并認識到及時、如實填報檔案材料是一項嚴肅、認真的事情。

第二，嚴密人事檔案入件材料的管理規定。醫院人事檔案內容繁多，涉及面廣。應注重三個方面：一是暢通“源頭起點”。對內，加強院辦、黨辦等部門與人事處（科）的對接聯系，做到醫護人員考評考核、干部任免、工資或職級調整等，及時反饋人事檔案之中；對外，加強與衛計委、人社局、組織部、檔案局等單位的溝通銜接，做到按新要求修正人事檔案工作，及時做好查缺補缺、移交移送等工作。二是把握“過程控制”。醫護人員檔案入件材料規定進行鑒別、整理，對不符合規定的予以退回整改或按要求登記銷毀，對符合規定的及時收集、匯總，做到取之于據、舍之有理。三是壓實“最后一步”。規范化進行裁邊、打孔、打印目錄、裝訂入冊等工序，確保人事檔案不散失、不積壓，確保人事檔案統一管理、方便查閱。

第三，完善人事檔案管理制度化建設。制度是管總、管長遠的，醫院人事檔案管理同樣需要一套行之有效的制度。工作導向上，要把制度建設放在人事制度改革的新形勢下來謀劃，放在醫療衛生事業改革的新要求上來把握，放在人事檔案工作自身發展規律中來推進，與時俱進健全醫院人事檔案的管理制度。工作推動上，要把人事檔案管理工作作為重要工作來抓，并納入醫院人事處年度目標考核管理項目，與其他項目一起進行同質化管理。工作運行上，不斷完善相關制度、職責、流程等。如制定《干部人事檔案管理員職責》、《干部人事檔案管理制度》、《查閱制度》、《保密制度》、《庫房管理制度》，以及干部人事檔案查、借閱審批流程，檔案轉進轉出辦理流程，確保檔案工作在制度化、系統化軌道上運轉。同時，著重健全完善監管制度，定期或不定期進行督查整改，利用PDCA循環、平管圈等工具，促進檔案管理質量持續改進。

第四，提升人事檔案管理人員的能力和水平。人事檔案管理員是否具有扎實的專業技能知識和優良的政治理論素養，直接影響著檔案管理工作發展和創新。要加強三方面的工作：一是堅持“院外引進”和“院內培養”兩手抓，把有志于從事檔案管理工作的優秀人才充實到人事檔案管理隊伍中來。二是根據實際需要，通過在職學習培訓、參加學術交流，以及選派檔案人員到管理經驗豐富的人事檔案部門學習，以了解掌握人事檔案專業和信息領域的新方法新技術，不斷提高專業服務水平。三是注重提高人事檔案管理人員的工作積極性，重視他們的工資待遇，關心他們的進步成長，避免或減少人才流失。

第五，加強醫院人事檔案的開發利用。醫院人事檔案反映了醫護人才的成長軌跡，其學歷變動、職務變遷、職稱晉升、工資增減、獎勵懲處、家庭及社會關系、政治面貌等內容，是綜合考量人才的重要依據和參照。一方面，要及時充實個人工作業績、能力檔案等材料，全面收集個人文化程度、專業水平、繼續教育、參加各種專業資格考試和注冊考試等信息資料，及時將臨床工作能力、業績和反映專業技術特長等材料歸入檔案，確保“檔如其人”“檔即其人”。另一方面，要加強對在職干部、在職工人、退休人員的人事檔案進行分類研究、匯總分析，摸索出其中的規律或特點，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”資料，為醫院考核選撥干部、合理配置人才資源提供有力依據。

第六，推動人事檔案管理現代化信息化發展。在保證檔案室庫房、閱檔室、辦公室等硬件基礎設施建設到位的前提下，加大軟件系統投入力度，建立和完善干部人事檔案管理和原件子系統數據庫，并做到及時更新、定時維護。充分發揮信息系統的優越性、時效性，以原始檔案為依據，開發適應醫院發展的人事檔案管理系統，充分發揮人事檔案信息資源的整合性、共享性、傳遞性、安全性、高效性。

結語

綜上所述，做好醫院人事檔案工作，是一項系統工程，也是一項利于提升醫院整體工作水平的基礎工程，應當且必須抓緊抓好抓出成效。

參考文獻

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