事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

摘 要：在事業單位的各項管理工作中，人事檔案管理是其中的重要組成部分。人事檔案主要是人才信息的來源，也是事業單位對內部工作人員進行觀察、選拔和任免的重要依據，對事業單位的工作管理存在極為重要的影響。事業單位只有做好人事檔案的管理工作，人才資源才能得到最大限度的利用，事業單位的工作效率才會得到真正提高。筆者將在本文對事業單位中人事檔案管理存在的問題進行淺析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案管理在我國事業單位的管理工作中存在極強的重要性與特殊性，人事檔案中主要的內容就是相關工作人員的個人經歷、基本資料等。人事檔案會將相關信息直接反饋給管理人員，并且工作人員日后的工作表現等也會被記錄在人事檔案中，因此，人事檔案是事業單位工作人員評優、晉升、相關福利保障的主要參考。目前，伴隨管理工作理念的不斷深化和改革，事業單位人事檔案管理出現了一些問題，需要相關單位及管理人員及時解決，筆者將在下文對此進行分析。

1 事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）未給予高度認識

很多事業單位的管理者及相關工作人員未能給予人事檔案管理應有的重視，這也是人事檔案管理存在的首要問題。由于人事檔案管理帶有很強的基礎性質，因此很難取得突出成績，所以很少得到管理者的重視。很多事業單位的管理者認為人事檔案管理主要就是檔案的分類管理及抄寫工作等，只要檔案的內容不外泄、檔案未丟失、可以應付日后的檔案查閱等就可以。這樣一來，就會造成人事檔案管理存在很強的被動性，工作很難得到有效開展。

（二）管理人員水平較低

人事檔案管理帶有一定程度的復雜性，且工作量較大，若是管理人員的水平未達到相關標準，工作質量就很難得到有效保證。但是，很多事業單位都沒有安排專門的管理人員，而是選擇其他工作人員兼職，導致檔案管理無法順利進行。此外，當前很多事業單位進行人員縮編，管理人員受到影響更大。這樣一來，很多事業單位沒有足夠的人事檔案管理人員參與工作，兼任人員又不具備專業素質，造成工作出現嚴重問題。

（三）檔案管理信息化程度低

目前，一些事業單位在人事檔案的管理中還未廣泛應用信息化技術，部分單位雖然安裝了信息系統等，但是僅用來對工作人員的個人信息等進行錄入等，信息化系統未得到充分利用。還有一些事業單位甚至仍然沿用傳統的紙質辦公，人事檔案的管理、查閱等依靠翻查紙質檔案。這樣一來，人事檔案管理的效率較低，工作效果也會大打折扣。

2 如何做好事業單位中人事檔案管理工作

（一）提高工作認識

要想真正提高人事檔案管理的工作質量，事業單位的相關領導及工作人員首先需要提高對該項工作的基本認識。管理人員需要向領導講解該項工作的重要性，并全力爭取領導對工作的支持，這樣才能讓領導真正認識這項工作，才會在人力、物力、財力等多方面給予該項工作支持。只有相關領導提高認識，人事檔案管理的基本設施建設才能得到保證。

某市一事業單位的相關領導對于人事檔案管理極為重視，并且著重在工作中加強了人事檔案管理基礎設施的相關建設。該單位領導要求相關人員根據工作需要及相關標準建立專門的檔案管理庫，并配備完善的管理設施，還要做好檔案管理庫的溫度調節，做好防火、防水工作等。這樣一來，該單位的人事檔案管理就得到了較好支持，為管理工作的順利開展奠定堅實基礎。

（二）提高管理人員水平

目前，事業單位的人事檔案管理面臨諸多挑戰，且伴隨事業單位工作職能的不斷調整，人事檔案管理的難度也在不斷增加。因此，提高管理人員的水平就成為當務之急。事業單位需要安排專門人員從事人事檔案管理，不得采用兼職方式，以免影響工作質量。事業單位需要定期組織人事檔案管理人員參與工作培訓，在培訓中不斷強調該項工作的重要價值，并且在當前信息化發展背景下，讓管理人員掌握新型的管理理念、管理方法等，并將其用于實際工作中。此外，在開展培訓的同時，事業單位還需要對管理人員進行考核，并著重考察管理人員的實際操作能力。只有達到考核標準的管理人員才能參與實際工作，未達標的管理人員需要繼續接受培訓與考核，只有這樣，人事檔案管理人員的綜合能力才會得到顯著提高，工作質量才會得到保證。

（三）加強信息化技術應用

現在，我國已經進入了信息時代，信息化技術的應用范圍變得越來越廣泛。因此，事業單位需要緊跟時代發展步伐，在人事檔案管理中加強信息化技術的應用，這既是社會整體對于人事檔案管理需求日益增長的需求，也是人事檔案管理工作服務于事業單位運行的基本需要。在此背景下，事業單位需要在人事檔案管理中積極應用信息化技術。

某市一事業單位積極對人事檔案管理工作進行合理革新，將信息化技術與人事檔案的管理相結合。該單位利用目前已有的信息系統與發布平臺，結合計算機等信息設備、信息技術等，將工作人員的人事檔案信息上傳至管理系統內部，并結合先進的信息轉換技術等，將檔案中的文字內容、圖片等轉換為信息數據。這樣一來，就可以實現紙質檔案與信息檔案的共同管理。此外，該單位還利用信息技術來對人事檔案管理進行了科學創新。對于人事檔案中的非保密內容，該單位適當開展信息共享，將人才檔案等信息內容面向全社會進行公開，確保人事檔案的非保密信息可以被科學共享。該單位發現，在人事檔案管理中積極應用信息化技術，不僅可以有效提高人事檔案管理的具體效率，更可以實現人事檔案信息的科學利用。

（四）加強管理規范性

除了上述三點措施之外，事業單位還需要加強人事檔案管理的規范性。管理人員在具體工作中一定要將單位內部的人事檔案分門別類進行歸檔存放，并且對分類進行精準把握，這樣才能確保日后在工作中方便查閱，以免給工作造成不便。此外，對于一些需要制作的人事檔案材料，管理人員一定要進行規范化制作。比如，干部人員的檔案材料需要利用16開大小的辦公用紙進行制作，且材料不出現褶皺、破損等才可歸檔。若是管理人員在制作檔案材料時未按照規范進行操作，會給人事檔案管理帶來很多不便。

此外，事業單位也可以對人事檔案管理進行科學監督，成立專門的監督小組，選擇責任心較強的監督人員開展工作。若是監督人員發現人事檔案管理人員的工作存在問題，可以及時與其溝通并進行改正。若是人事檔案管理人員在工作中出現嚴重的錯誤行為，監督人員可以向相關領導報告進行處理。

3 結語

伴隨當前信息技術的廣泛運用與事業單位管理工作的深入改革，人事檔案的管理工作也正面臨諸多的挑戰與機遇。在當前背景下，事業單位人事檔案管理工作存在諸多問題，包括重視程度不夠、管理人員水平不達標、信息化管理未得到應用等，這會給人事檔案管理帶來嚴重影響。事業單位及相關的管理人員需要從根本上提高認識，提高管理人員的整體水平，將信息化技術用于具體的管理工作中，還需要對相關材料進行規范化制作等。這樣，事業單位人事檔案管理的整體質量才會得到有效提高。

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作者簡介

鄧宮庭（1991—），女，漢族，吉林通榆人，本科學歷，現任吉林通榆經濟開發區黨政辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。