淺析如何有效提高老年大學的檔案管理成效

孫鮮輝

摘 要：近年來，隨著社會經濟的不斷發展，對于檔案管理提出了更高的要求。老年大學的檔案管理直接反應了老年大學的教學活動和行為的全部總和，是老年大學提高自身辦學水平、強化教學能力、規范教學能力的重要依據，也是衡量老年大學辦學質量和管理的重要體現，作為老年大學的檔案管理人員，要立足老年大學的實際情況，創新管理模式和方法，本文筆者就當前老年大學檔案管理的現實情況，談談老年大學如何有效提高檔案管理成效，希望對老年大學的檔案管理提供一些淺顯的幫助和參考。

關鍵詞：老年大學；檔案管理；成效；規范化

1 引言

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

2 老年大學檔案管理的開展

2.1 明確檔案管理人員的職責

職責意識是老年大學檔案管理人員必備的工作精神和認識。老年大學在提高檔案管理成效的同時，需要把檔案管理人員的職責落實清楚，強化其制度和職責意識，樹立良好的職業道德和奉獻精神。對于檔案管理的流程，檔案管理部門要制度化、規范化、流程化，強調職能優勢，從管理人員的思想和認識上全面的落實檔案管理職責。牢記職責、不忘崗位意識和責任意識，是老年大學檔案管理人員所必須的。

2.2 加強業務能力培訓，提高管理水平

良好的業務能力和規范是一項工作能夠行之有效的完成的基本和保障。檔案管理業務技能是衡量檔案管理工作的重要依據，落實檔案管理流程、明確檔案管理職責、確認檔案管理職能，是檔案管理業務培訓和管理水平提高的重要參照和依據。作為檔案管理部門要充分的加強檔案管理人員的業務能力培訓，積極的開展和參加各類的培訓和研討交流和會議，注重交叉科學的再學習和再培養。提高檔案管理人員的水平，可以推動老年大學檔案管理工作的不斷發展和進步。此外作為老年大學管理部門，要對培訓后的能力做好評估工作，確保培訓的經費能給落到實處，對于培訓期間任務完成欠佳的，應給與相關的人員的責任追究。

2.3 充分利用信息技術優勢，強化檔案管理成效

近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也深受其益。在老年大學的檔案管理過程中，檔案管理人員可以充分的了解和認識到信息技術對于檔案管理的重要作用。比如對于檔案的調閱，管理部門可以嘗試把紙質檔案數字化、信息化，通過檢索系統方便查閱。對于檔案保存，可以利用信息技術的優勢，通過數字化的保存方式，簡化工作流程、提高保存能力。通過卓有成效的把信息技術與檔案管理結合在一起，可以再優化檔案管理人員的工作流程的情況下，進一步的優化檔案管理的全面工作，比如優化對檔案的監督管理。信息化技術讓管理更有效率、讓檔案管理流程更加簡化、讓檔案規范和制度不斷豐富，推動檔案管理工作持續穩定發展。

2.4 落實科學的考核和評價制度

科學的考核和評價制度，是全面的鼓勵和推動老年大學檔案管理工作的重要力量。作為檔案管理部門，要科學的制定考核和評價的內容，并且把考核和評價的結果與關乎檔案管理人員切身利益的職稱、晉升等結合在一起，充分的激發檔案管理人員的主觀能動性。同時在落實考察內容的過程中，要重視考核的落實，不能把考核淪落為老年大學對外展示的“花瓶”。事實證明，科學的考核和評價制度，可以有效的激發檔案管理人員的工作熱情和管理積極性，不斷強化他們的奉獻精神，樹立高尚的職業道德和操守。

3 結語

實踐證明，全面的提高老年大學的檔案管理成效，可以全面的優化老年大學的教學與管理工作。當前只有不斷的提高檔案管理人員的業務素質和綜合能力，才能為檔案管理現代化的過程“建言獻策”。作為老年大學的檔案管理部門，要充分的立足老年大學的實際情況，因地制宜的開展檔案管理工作，落實相關的考核和評價制度，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，推動老年大學的檔案管理工作持續穩定發展。

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