淺析檔案管理中存在的問題及對策

王丹+柴宏

摘 要：隨著我國經濟水平的持續提升和事業單位整體水平的持續進步，新形勢下事業單位檔案管理工作得到了越來越廣泛的關注。本文從闡述事業單位檔案管理工作中的問題入手，對新形勢下事業單位檔案管理工作對策進行了分析。

關鍵詞：檔案；管理

在我國事業單位的發展過程中檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業單位檔案管理工作的進行需要對于存在的問題進行有效的解決，因此在這一前提下對于新形勢下事業單位檔案管理工作進行研究和分析就具有極為重要的現實意義。

1 單位檔案管理中存在的問題

1.1 管理制度混亂

事業單位檔案管理的首要問題就是檔案管理制度非常混亂，很大一部分事業單位對檔案管理不夠重視，沒有建立相關的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集也不全面，丟失現象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關的外借手續，有借無還的現象經常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對檔案中的數據進行涂改，嚴重的損害了檔案的真實性。

1.2 利用率非常低

眾所周知的是，雖然檔案資料沒有辦法直接轉化成社會財富，但是它所能夠提供的信息卻對社會經濟的發展都有著非常重要的推動作用，這一點，即使是很多的專業檔案管理人員也沒有認識到，所以在我國事業單位的檔案管理過程中，出現了重收藏輕利用的局面，非常重視對檔案的歸類和收藏，但是對于檔案的利用價值卻沒有很好的宣傳，所以即使是單位的員工，對于檔案的利用效益都不夠了解。也正是由于對檔案的利用價值缺乏足夠的認識，所以事業單位的檔案管理存在信息資源開發不足，造成檔案利用率不高的問題。

1.3 檔案管理手段非常落后

計算機網絡技術的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運用在日常的生活與辦公過程中，它的管理手段也在不斷地進步，遺憾的是，大部分事業單位并沒有積極地將這項技術引入到日常的檔案管理過程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯率也非常的高。除此之外，檔案管理的辦公地點條件也非常簡陋，檔案柜陳舊老化，檔案室的建設相當的落后。

1.4 缺乏專業的檔案管理人員

檔案管理工作是一項對工作人員的專業素質要求非常高的職業，不得不提的是，現如今事業單位的檔案管理人員絕大多數不具備相關的工作經驗和專業的檔案管理理論知識，無論在專業素質還是文化層次上都有欠缺。知識結構的不合理是一方面，檔案管理人員素質不高的另一方面表現在他們的工作態度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

2 提高單位檔案管理水平的建議

2.1 健全制度

事業單位的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，事業單位檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束員工也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，事業單位中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

2.2 加強組織領導

各級行政事業單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.3 開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

2.4 檔案的保管

實踐證明，檔案保管是一項非常嚴謹且責任重大的工作，也是實現檔案科學管理的重要內容和重要環節，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標準的裝具，以及必要的保護設施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護知識、保管方法、保密意識和需要認真執行的檔案管理制度。基層單位的檔案保管硬件往往因為條件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調節，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種因數對檔案的危害。借閱檔案要嚴格執行管理制度，辦理借閱登記手續，借出和歸還時都要做到當面清點，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。

2.5 引進專業技術人才，做好培訓工作

對于當前很多的單位來講，檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對單位的檔案管理工作十分的不利。所以，要加強對單位的檔案管理工作人才的引進。在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎知識，并且具備了與單位相關的知識和技術的高素質人才。對于那些有專門檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓和考核制度，有效的提高單位檔案管理工作人員的素質。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標準化流程進行處理。

3 結束語

隨著我國國民經濟整體水平的持續提升和事業單位發展速度的持續加快，新形勢下事業單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視。因此事業單位檔案管理人員應當對于工作中存在的問題有著清晰的了解，從而能夠在此基礎上通過實踐的摸索、提高來促進我國事業單位檔案管理整體水平的有效提升。

參考文獻

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報（社會科學版），2011（03）.

[2]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業技術學院學報，2010（04）.