試析電力企業文書檔案的管理及利用

顧智純

摘 要：社會競爭日趨激烈，企業管理的水平在一定程度上左右著企業的競爭力，檔案管理是企業管理的重要組成部分，為企業的發展提供信息保障。電力企業相比于其他企業，檔案管理及利用的工作更加重要，因為電力企業擔負著為社會經濟發展保駕護航的作用，完善而豐富的檔案資料能保證電力企業的可持續性發展，同時能在解決具體工作問題中發揮重要作用。電力企業檔案管理及利用已成為行業內關注的一個焦點問題，本文將從電力企業檔案管理及利用中存在的問題和改進工作的具體措施等方面進行簡單論述。

關鍵詞：電力企業；文書檔案；管理及利用

電力企業的文書檔案管理工作日益復雜化和多樣化，信息量和信息形式較以前都有了很大變化，電子文檔更多代替了紙質資料，這就使得檔案管理工作的方式方法也要相應變化，利用信息化和網絡化的方式對文書檔案進行有效歸類存檔，加快電子檔案庫的建立，建立起一套科學高效的電子檔案管理系統，提高工作效率，提高電力企業核心競爭力。但是，眼下電力企業的文書檔案管理工作還存在諸多問題，阻礙企業的快速發展。

1 電力企業文書檔案管理及利用中存在的問題

1.1 企業自身對文書檔案管理及利用工作重視不夠

當前，大部分電力企業還是將全部工作重心都放在保證供電安全和供電質量的工作上，對文書檔案管理的工作重視不夠，甚至完全忽略，這直接造成了企業文書檔案管理混亂、不完備、丟失等情況。一些電力企業領導認為文書檔案工作完全是文字性后勤工作，只是企業傳遞信息的載體，而沒有認識到它是企業的重要資源和財富。企業對文書檔案管理工作投入的資金和人力不足，沒有認識到檔案管理工作和電力質量一樣重要，厚此薄彼，造成了企業文書檔案管理工作陷入混亂和被動，當企業發展過程中需要對相應歷史信息進行梳理總結、提供思路和用以解決問題時，就會意識到這種損失是難以承受和無法挽回的。

1.2 文書檔案管理工作的資金不足

由于大部分電力企業沒有認識到文書檔案管理工作的價值，對其重視不夠，造成了文書檔案管理過程中人員不足、資金不足的困境。文書檔案管理工作的有效提高需要必要的資金作為保證，紙質文檔到電子文檔的信息形式的變化，需要相應的計算機設備和軟件對文書檔案管理系統進行升級改造，對相關的檔案管理人員進行培訓和指導。隨著信息化時代的到來，相應軟硬件和人員素質的提升都離不開資金作為保障。

1.3 電力企業文書檔案管理人員素質偏低

由于電力企業領導對檔案管理工作的認識不夠、資金不足，造成當前大部分電力企業的文書管理人員都是辦公室或者行政工作的兼職人員，并非專業的文檔管理員，因此這些實際的文書檔案管理人員并不具備專業的文檔管理知識和高效的工作方法。這就造成了電力企業內部文書檔案資料收集不準確、不完整，存檔混亂、查找不方便等情況，嚴重影響文書檔案資料的使用效果和準確率。提高文書檔案管理工作人員的業務素質是提高電力企業文書檔案管理水平的一項重要措施，對文書檔案管理人員進行不定期培訓和并建立相應的規章制度至關重要。

1.4 電力企業文書檔案管理方式落后

現代社會信息化發展突飛猛進，各項事業的信息化和智能化程度日益提高，電力企業的一些內部設施經過升級改造也向數字化和智能化的方向靠攏。但是文書檔案管理工作的信息化建設工作卻相對落后，一些電力企業還靠人工錄入、人工存檔、人工查找、借閱等方式工作，這就造成了文書檔案管理工作效率低下、易出錯的局面。因此設立專門的文書檔案管理機構、建立信息化和數字化的文書管理系統，利用科技手段提高電力企業的文書檔案管理利用水平。

2 提高電力企業文書檔案管理及利用水平的具體措施

2.1 加強電力企業對文書檔案管理工作的認識

電力監管部門要在整個電力系統內部宣傳文書檔案管理工作的重要性，加強電力企業領導的認識，從而提升整個電力企業內部人員對文書檔案管理工作重要性的認識。提高檔案管理在企業運營中的地位，設立專門的分管領導、改進文書檔案管理工作的方式方法、淘汰落后設備等。

2.2 建立健全文書檔案管理制度

建立健全電力企業文書檔案管理制度，利用科學化手段提高文書檔案管理水平。將具體的存檔流程、借閱、查找方法編輯成冊，相關的具體管理工作責任到人，提高管理效率。最大程度的保護文件資料，延長文書檔案使用壽命，更好的為企業發展提供資料保障。

2.3 提高文書檔案管理隊伍整體素質

科技的迅猛發展，要求文書檔案管理人員具備相應的計算機知識和處理電子文檔的能力。紙質資料和電子文檔的多種檔案形式的保存、調閱，要求檔案管理人員不僅要工作細心、負責，還要具備現代化的文檔管理技能。這就要求文書檔案管理人員在日常工作中刻苦鉆研、及時發現問題解決問題、以高度的責任心和事業心對待工作，不斷拓寬視野、學習新知識、提高服務意識，全面提高自身素質。

2.4 加大文書檔案管理中信息化設備的投入

提高電力企業文書檔案管理水平，現代化技術和信息化設備的投入必不可少。在文書檔案管理工作中配備必要的計算機和相應的軟硬件設施，建立數字化和智能化的文書檔案管理系統，將其與電力企業的智能管理系統聯系起來，利用企業資源和網絡知識更便捷的為文書管理工作提供指導和支持，從而更好的管理和利用文書檔案資料。

3 結論

經濟的快速發展，電力企業的保障地位越來越重要，提高電力企業的管理水平非常必要，其中提高電力企業文書檔案管理和利用便是一項重要任務，它不僅為電力企業的可持續發展提供必要的信息支持，也是整個電力行業的一筆重要財富。因此，這需要加強電力企業領導對文書檔案管理工作的認識、加大信息化設備的投入、提高文書檔案管理人員素質，多角度全方位提升電力企業文書檔案管理水平，共同為電力企業的發展貢獻力量。

參考文獻

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