檔案管理二三事

葛雪梅

十多年的檔案管理工作經(jīng)歷讓我深切體會到，做好檔案工作，檔案責(zé)任意識非常重要。登記、整理、保管檔案材料，看似簡單普通的工作，但要做好卻并不容易。雖然如今離開了檔案工作崗位，但多年的檔案秘書工作養(yǎng)成了我細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。看著櫥柜分門別類、編號明了的材料，不禁想起從事檔案工作時(shí)的幾次尷尬和臉紅。

1 未及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)的明文電報(bào)

有年夏天，市里某著名企業(yè)家去世，市政府給各單位發(fā)了明文電報(bào)《訃告》，第二天上午開追悼會，一時(shí)人人都在談?wù)撛撈髽I(yè)家的去世對全市的經(jīng)濟(jì)影響。我心里想人人都知道的事情，而且是市里的大事，校領(lǐng)導(dǎo)肯定是知道的，加上領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天外出開會未在校，自以為是的心理導(dǎo)致我未打電話向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)此事。第二天早上七點(diǎn)鐘未到接到領(lǐng)導(dǎo)電話：“小葛，有沒有接到市里關(guān)于某某同志追悼會的通知啊？”我在電話這頭驚出一身冷汗，未向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告已是錯(cuò)誤，而頭天未仔細(xì)閱讀明電內(nèi)容更讓我說不清楚到底幾點(diǎn)開會。只能告訴領(lǐng)導(dǎo)我現(xiàn)在就去學(xué)校查看，等我冒著大雨趕到學(xué)校門口，看到領(lǐng)導(dǎo)的車慢慢駛出校門。看著遠(yuǎn)去的汽車，心里滿是對自己工作不負(fù)責(zé)任的譴責(zé)，未電話報(bào)告已是錯(cuò)，連電文核心內(nèi)容都說不清楚。雖然之后領(lǐng)導(dǎo)并未批評我，但這件事給我留下深刻印象，很多年過去仍會經(jīng)常想起，時(shí)時(shí)警醒我。

2 沒有記錄結(jié)果的教學(xué)競賽

有一天領(lǐng)導(dǎo)吩咐我說：“你幫我查一下去年主體班教學(xué)競賽獲獎(jiǎng)的名單，報(bào)給我。”結(jié)果我翻查了頭年所有的檔案資料，并沒有關(guān)于教學(xué)競賽的任何結(jié)果記錄。我只好找到當(dāng)時(shí)承辦教學(xué)競賽的職能處室，但職能處室回憶說競賽結(jié)束后，只將競賽結(jié)果當(dāng)場在會上宣讀，發(fā)了獎(jiǎng)勵(lì)證書，并未發(fā)正式文件。我只好請職能處室和一些參加教學(xué)競賽的老師回憶整理了一份并不確定的名單。拿著這份名單如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)說：“學(xué)校這么大的活動，檔案怎么會沒有記錄？”

3 “遺失了”的編號文件

保密局要求上交上年度下發(fā)的編號文件，我對照文件數(shù)量和文號，發(fā)現(xiàn)差了一份，開始并未著急，以為夾在哪里了。但當(dāng)我將所有資料整理了兩遍后仍未見文件蹤影時(shí)我心慌了，雖然不是密級文件，但普通編號文件也是要一頁不差的回收的。我發(fā)動辦公室所有同志幫忙查找這份文件，并詢問了大部分閱過或有可能利用留存文件的領(lǐng)導(dǎo)，但并無結(jié)果。我從心慌變成了深刻地?fù)?dān)憂，不光自己會受處分，還會連累學(xué)校受批評，丟了學(xué)校的臉面。最終這份文件找到了，是分管領(lǐng)導(dǎo)將這份文件單獨(dú)拿下看了，歸還時(shí)由于我不在就交給了辦公室主任保管，辦公室主任覺得文件重要就給鎖進(jìn)了鐵皮柜，由于工作忙又忘了這檔事，后來無意開柜發(fā)現(xiàn)了這份遺失了的文件，但這時(shí)已經(jīng)過了文件回收期限很久了。

經(jīng)過幾次“事件”后，我才真正認(rèn)識到檔案整理工作的重要性，也清楚意識到，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、良好的檔案整理習(xí)慣會讓我在文書崗位上更加從容和穩(wěn)當(dāng)。我也漸漸在日常工作中思考和創(chuàng)新出一些檔案工作的方法。

一是全面、詳細(xì)記錄每一份文件處理的進(jìn)程和結(jié)果，特別記錄領(lǐng)導(dǎo)會議日程和活動安排。對于一般普發(fā)性文件在領(lǐng)導(dǎo)閱后歸檔，對于領(lǐng)導(dǎo)簽署閱辦意見的文件盡快送達(dá)相關(guān)處室辦理并及時(shí)記錄領(lǐng)導(dǎo)要求、送達(dá)時(shí)間和要求結(jié)辦期限，在期限前未辦結(jié)的，及時(shí)下達(dá)《文件催辦單》，記錄辦理結(jié)果和未及時(shí)辦理原因，以備向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)和領(lǐng)導(dǎo)的詢問。特別是關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)的會議和活動安排，單獨(dú)記錄，上級要求的會議和活動經(jīng)常時(shí)間和地點(diǎn)會有變更，有時(shí)時(shí)間安排上還會有重疊，這就需要我們事先與相關(guān)部門溝通了解清楚再匯報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并在會議或活動之前再次提醒領(lǐng)導(dǎo)。

二是及時(shí)關(guān)注學(xué)校的大事及職能處室的活動。學(xué)校有年度計(jì)劃，也有月、周工作安排，及時(shí)跟蹤學(xué)校的大事和重點(diǎn)處室職能處室的重大活動或親自參與活動，收集資料，如活動通知、議程安排、結(jié)果等等，發(fā)現(xiàn)資料有不完整的及時(shí)讓其補(bǔ)充完整，以便今后借鑒和參考。養(yǎng)成記錄大事的習(xí)慣，簡短記錄事件的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、過程，年底整理成學(xué)校大事記。

三是收集和保存好與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的資料和信息。檔案收集范圍要求之內(nèi)的資料文件我們很容易做到完整歸檔，但實(shí)際工作中有很多我們會用到的資料和信息不在檔案保管范圍內(nèi)。如領(lǐng)導(dǎo)在公文上的批示或領(lǐng)導(dǎo)正式簽發(fā)的文件往往能夠很好地歸檔保存，但領(lǐng)導(dǎo)的一些非正式的書寫資料如領(lǐng)導(dǎo)親自起草的文件稿及修改稿往往就會忽略保存。這些體現(xiàn)著領(lǐng)導(dǎo)的工作思路和思想觀點(diǎn)，也反映領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格和內(nèi)容邏輯，對辦公室秘書日后起草文件和領(lǐng)導(dǎo)講話稿都有著極大的參考作用。再如領(lǐng)導(dǎo)親自填寫的各種表格，很有必要復(fù)印留存。比如領(lǐng)導(dǎo)參加某某協(xié)會、研究會等相關(guān)信息、領(lǐng)導(dǎo)收到的邀請函、賀信、獎(jiǎng)勵(lì)證書、領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人訂閱的報(bào)刊雜志回執(zhí)等都應(yīng)復(fù)印妥善保存，以備下次填表時(shí)參考。

四是定期對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理。資料管理混亂就會出現(xiàn)“用時(shí)找不著，不用時(shí)不經(jīng)意間冒出來”的情況。我把大文件柜分小格，將文件分類歸放，普通傳閱文件歸一格，與學(xué)校工作關(guān)系密切的上級來文如市委辦、組織部、宣傳部的需貫徹執(zhí)行的文件單獨(dú)分格，領(lǐng)導(dǎo)批示需承辦的歸一格，領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的信息材料歸一格，并大致貼上類別名稱，方便查找和利用。每兩個(gè)月對文件進(jìn)行一次整理，傳閱完畢承辦結(jié)束的文件重新處理和歸類，年底再進(jìn)行一次系統(tǒng)地整理；領(lǐng)導(dǎo)的信息資料通常一年整理一次，形成紙質(zhì)檔和電子目錄檔。