新時(shí)期檔案館檔案利用工作存在問(wèn)題及對(duì)策研究

夏怡

摘 要：本文從檔案利用數(shù)據(jù)、檔案利用目的、檔案利用特點(diǎn)三方面分析2015年青浦區(qū)檔案館檔案利用基本情況，從中梳理出檔案利用工作存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題結(jié)合工作實(shí)際，提出推動(dòng)青浦區(qū)檔案利用工作穩(wěn)步發(fā)展的意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：檔案利用；民生檔案；數(shù)字化

檔案館是國(guó)家重要的檔案信息資源存放、保管和利用中心，檔案利用是檔案館得以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的基本途徑。檔案利用工作即檔案部門(mén)為滿(mǎn)足社會(huì)利用檔案的需要，向用戶(hù)提供機(jī)會(huì)和條件的工作。本文通過(guò)對(duì)青浦區(qū)檔案館2015年度檔案利用工作的多角度分析，旨在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，為民眾提供完善的檔案利用服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

1 檔案利用基本情況分析

（一）檔案利用數(shù)據(jù)分析

從查檔數(shù)量上看，2015年區(qū)檔案館檔案利用總體呈穩(wěn)步增長(zhǎng)趨勢(shì)，共接待查檔者12047人次，同比增長(zhǎng)8.6%；利用檔案12815卷（件）次，同比增長(zhǎng)8.6%，平時(shí)工作日日均接待50人次，利用檔案約53 卷（件）次。如圖一、圖二所示：1月和12月查檔量（包括檔案利用卷/件數(shù)和人數(shù)情況）同比增幅較大，12月份查檔量達(dá)到全年最高值。由于農(nóng)歷春節(jié)放假的影響，2月查檔量處于最低值。

從查檔門(mén)類(lèi)上看，如圖三所示，查詢(xún)量較大的包括婚姻檔案、社員建房、獨(dú)生子女檔案、干部任免檔案，其中婚姻檔案所占比例將近50%。其他檔案如工資單、退伍證明、政府發(fā)文、環(huán)評(píng)等也占一定的比例。

（二）檔案利用目的：

1、婚姻檔案：一是補(bǔ)辦證件，市民遺失結(jié)婚證或離婚證，需要重新補(bǔ)辦的，必須調(diào)取原始申請(qǐng)材料方可補(bǔ)辦；二是用于房屋交易方面，根據(jù)2013年“國(guó)五條”相關(guān)規(guī)定，房產(chǎn)過(guò)戶(hù)、交易、繼承等，均需出具婚姻檔案證明；三是辦理戶(hù)口、戶(hù)籍等事項(xiàng)，依據(jù)上海市落戶(hù)相關(guān)政策規(guī)定，對(duì)符合條件可申（遷）報(bào)戶(hù)口的外地配偶，需要提供婚姻檔案證明。

2、社員建房檔案：一是舊房翻新。農(nóng)村宅基地舊房翻新，需要調(diào)取舊房的建房批復(fù)單進(jìn)行新房的審批和報(bào)備；二是動(dòng)拆遷。隨著地鐵17號(hào)的建設(shè)推進(jìn)和西虹橋商務(wù)輻射區(qū)的拓展，青浦區(qū)徐涇鎮(zhèn)、重固鎮(zhèn)、華新鎮(zhèn)等村鎮(zhèn)大范圍動(dòng)拆遷，村民需要調(diào)取宅基地批復(fù)單以獲得相應(yīng)補(bǔ)償款。

3、其他檔案：區(qū)屬企業(yè)部分職工為獲取養(yǎng)老金、住房補(bǔ)貼等，調(diào)閱本人在原單位的工資單；市民為在退休前獲得獨(dú)生子女補(bǔ)貼，調(diào)閱獨(dú)生子女檔案；2015年政府建立干齡補(bǔ)貼機(jī)制，農(nóng)村集體退休干部可調(diào)取本人干部任免檔案以獲得相應(yīng)補(bǔ)貼。

另外，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位查檔主要集中在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，如企業(yè)調(diào)取環(huán)評(píng)檔案、立項(xiàng)批復(fù)居多。司法部門(mén)（法院、檢察院）、律師事務(wù)所為辦理相關(guān)案件、糾紛，調(diào)閱相關(guān)土地文件或當(dāng)事人婚姻檔案等材料。部分市民、高校師生為進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，調(diào)閱大量檔案和翻看各鄉(xiāng)鎮(zhèn)地方志。

（三）檔案利用特點(diǎn)：

1、受?chē)?guó)家政策影響波動(dòng)大

2015年下半年國(guó)家出臺(tái)降息等利好政策，購(gòu)房需求逐步釋放，這在一定程度上導(dǎo)致婚姻檔案調(diào)閱量保持較高水平。同時(shí)期，區(qū)規(guī)土局下發(fā)《青浦區(qū)農(nóng)村地籍更新調(diào)查實(shí)施方案》，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)陸續(xù)開(kāi)展農(nóng)村集體土地權(quán)屬狀況調(diào)查，社員建房檔案調(diào)閱量增加。年底，國(guó)家出臺(tái)全面實(shí)施二胎政策。遺失獨(dú)生子女證的居民紛紛前來(lái)調(diào)取獨(dú)生子女檔案。僅12月獨(dú)生子女檔案調(diào)閱量同比增長(zhǎng)超600%以上。

2、數(shù)字化利用率高

檔案信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀要求。全年，檔案利用數(shù)字化率高達(dá)99%，基本實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化調(diào)閱工作，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)極大地提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)也在一定程度上保護(hù)了實(shí)體檔案。

3、社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心接待量提升

2012年民生檔案服務(wù)平臺(tái)在全區(qū)11街（鎮(zhèn)）社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心正式開(kāi)通，極大方便廣大居民就近查閱婚姻、獨(dú)生子女、社員建房等民生檔案。2015年民生檔案服務(wù)平臺(tái)共接待2480人次，同比增長(zhǎng)15.9%，其中跨館出證100人次，同比增長(zhǎng)85.2%。

4、民生檔案利用量大

民生檔案與百姓切身利益息息相關(guān)，查詢(xún)量占總量的80%以上。目前，可供查詢(xún)的民生檔案包括婚姻檔案、獨(dú)生子女檔案、社員建房檔案、再生育檔案、工傷認(rèn)定檔案、知青子女入戶(hù)、知青子女返程檔案八類(lèi)。

2 檔案利用工作存在問(wèn)題

1、信息溝通不暢。

檔案館與其他單位業(yè)務(wù)部門(mén)信息溝通不暢，一些單位業(yè)務(wù)部門(mén)不十分了解檔案館館藏類(lèi)別、辦理流程和業(yè)務(wù)范圍，對(duì)前來(lái)辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)但缺少必要材料的市民，無(wú)法提供正確的指引，市民往往來(lái)回奔波，浪費(fèi)大量精力和時(shí)間。

2、數(shù)字化檔案館檢索不精準(zhǔn)。

當(dāng)前，數(shù)字化檔案館查詢(xún)的唯一途徑是關(guān)鍵詞檢索，主要是以輸入當(dāng)事人姓名為主。在檔案掃描、掛接數(shù)字檔案階段，工作人員都是手動(dòng)輸入目錄，年代較早的檔案由于字跡潦草不易辨別，往往手動(dòng)輸入目錄存在誤差，影響檢索的精準(zhǔn)度。

3、信息化平臺(tái)運(yùn)行不穩(wěn)定。

檔案查詢(xún)電子化、信息化在查檔變得快捷的同時(shí)，也存在技術(shù)不穩(wěn)定的問(wèn)題。查檔窗口往往因電腦或網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，存在技術(shù)障礙，嚴(yán)重影響查檔效率。

3 完善檔案利用工作意見(jiàn)建議

1、加強(qiáng)與涉民單位聯(lián)動(dòng)，積極整合民生檔案資源。

民生檔案是社會(huì)公民最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的原始記錄。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，百姓查檔維權(quán)的需求越來(lái)越大，2015年民生檔案利用量占據(jù)檔案利用總量的八成以上。可見(jiàn)，積極做好民生檔案資源整合工作是今后檔案利用工作的重要方面。一方面，區(qū)檔案局要加強(qiáng)與各鎮(zhèn)政府檔案室、派出所、區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局（工商）檔案室、區(qū)城市規(guī)劃管理局城建檔案室、區(qū)勞動(dòng)和社保服務(wù)中心等涉民單位部門(mén)信息溝通，理清各單位部門(mén)檔案查閱門(mén)類(lèi)，同時(shí)加大信息宣傳，讓其他單位和部門(mén)了解檔案館館藏檔案門(mén)類(lèi)、調(diào)檔手續(xù)和流程，為前來(lái)辦事的百姓在調(diào)取所需檔案方面提供正確的指引。另一方面，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，整合館藏資源。根據(jù)國(guó)家檔案局第9號(hào)令的有關(guān)規(guī)定，在制定各單位的歸檔范圍和保管期限時(shí)將涉及百姓就業(yè)、社會(huì)保障、住房、困難救助等與民生息息相關(guān)的檔案納入其中，通過(guò)拓展檔案接收進(jìn)館范圍，加大民生檔案材料監(jiān)管、收集的力度，從源頭上把關(guān)，把涉及百姓衣食住行的各種民生檔案收集齊全、保管規(guī)范，為檔案利用工作提供夯實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2、借助信息化，探索檔案利用工作新方式。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略背景下，充分運(yùn)用信息技術(shù)并借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是開(kāi)創(chuàng)檔案利用工作新局面的關(guān)鍵所在。第一，繼續(xù)加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)。以“實(shí)用”為導(dǎo)向開(kāi)展檔案數(shù)字化，即根據(jù)“利用優(yōu)先”的精神來(lái)確定檔案數(shù)字化的輕重緩急，將“價(jià)值高、可公開(kāi)、易檢索”的館藏檔案全宗優(yōu)先數(shù)字化。同時(shí)，為發(fā)揮檔案信息化建設(shè)最大效能，應(yīng)嚴(yán)格對(duì)照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》要求，全面開(kāi)展數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試工作，找準(zhǔn)不足和問(wèn)題，尤其是進(jìn)一步優(yōu)化檢索系統(tǒng)，提高查檔搜索的精準(zhǔn)度和便捷性。第二，完善青浦檔案信息網(wǎng)并借助新媒體開(kāi)設(shè)便民新渠道。一方面繼續(xù)完善青浦區(qū)檔案信息網(wǎng)，通過(guò)檔案網(wǎng)站介紹有關(guān)部門(mén)職責(zé)、館藏內(nèi)容、查檔途徑、服務(wù)項(xiàng)目等內(nèi)容；另一方面充分利用新媒體（微信、微博等）便捷性和互動(dòng)性等特點(diǎn)，建立青浦檔案局公眾號(hào)，以新穎的內(nèi)容和高效的查閱方式，創(chuàng)新檔案利用工作。第三，推動(dòng)民生檔案服務(wù)平臺(tái)穩(wěn)步升級(jí)。為了更好地發(fā)揮民生檔案服務(wù)平臺(tái)惠民、利民、便民功能，需要做到：一是適時(shí)增加民生檔案查詢(xún)種類(lèi)。在百姓查檔量不斷增加的背景下，可根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合百姓需求，在原有的基礎(chǔ)上，增加民生檔案查詢(xún)種類(lèi)；二是加大宣傳，提升民生檔案服務(wù)平臺(tái)知曉度。在全區(qū)各村（居）委會(huì)設(shè)立宣傳點(diǎn)，主動(dòng)介紹社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心可供查詢(xún)的民生檔案類(lèi)別和所需證件、資料，方便百姓查檔。

3、雙管齊下，推動(dòng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。

檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度直接關(guān)系到檔案利用工作的質(zhì)量和效率，必須予以高度重視。第一，要加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)。定期開(kāi)展崗位業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)包括《文件管理》、《檔案管理》、《科技檔案管理》等七門(mén)基礎(chǔ)課程，對(duì)所有科目考試合格者頒發(fā)崗位業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)合格證書(shū)。同時(shí)，根據(jù)檔案工作重點(diǎn)和難點(diǎn)，定期開(kāi)展繼續(xù)教育工作。一方面，針對(duì)民生檔案服務(wù)平臺(tái)技術(shù)升級(jí)，組織全區(qū)各社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心查檔窗口工作人員開(kāi)展培訓(xùn)，詳細(xì)講解民生檔案服務(wù)平臺(tái)使用流程和操作規(guī)范，并建立微信群、QQ群，及時(shí)幫助解決在實(shí)際操作中遇到的問(wèn)題；另一方面，在知識(shí)爆炸的現(xiàn)代信息社會(huì)，知識(shí)的老化速度呈幾何級(jí)數(shù)上升，檔案部門(mén)工作人員要緊跟時(shí)代潮流，及時(shí)調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的新理念。可以結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)事件，邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者開(kāi)展內(nèi)容豐富、形式多樣的講座，不斷拓展檔案從業(yè)人員的眼界。第二，檔案工作人員要自覺(jué)夯實(shí)工作基礎(chǔ)，積極提升自身綜合素質(zhì)。在工作能力上，發(fā)揮刻苦鉆研精神熟悉館藏資源，了解庫(kù)房檔案分布情況，熟練掌握數(shù)字檔案館查檔系統(tǒng)，提高查檔精準(zhǔn)度。另外，提高對(duì)政府在民生方面新政的敏感度，民生政策的變往往會(huì)引發(fā)新一輪查檔熱潮，檔案從業(yè)人員必須做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。在服務(wù)態(tài)度上，認(rèn)真踐行區(qū)檔案局制定的《接待利用窗口服務(wù)公開(kāi)承諾》，以飽滿(mǎn)的工作熱情和耐心細(xì)致的工作態(tài)度滿(mǎn)足群眾查檔需求，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)查詢(xún)手續(xù)齊全明確的，受理后及時(shí)辦結(jié)不拖沓；對(duì)無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)辦結(jié)的，必須詳細(xì)說(shuō)明原因并提出合理建議。

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