機關事業單位養老保險制度改革背景下提高人事檔案管理水平探究

摘 要：2015年，國務院和各省政府相繼發文，啟動機關事業單位養老保險制度改革工作。在這一背景下，人事檔案的重要價值突顯出來，管理中存在的問題也暴露出來，如何提高人事檔案管理規范化、科學化和現代化水平值得思考。本文簡析了在養老保險制度改革過程中發現的人事檔案存在的問題，并闡述了提高人事檔案管理水平的思路，以期為人事檔案管理工作水平的提高提供參考借鑒。

關鍵詞：機關事業單位養老保險制度改革；人事檔案管理；問題；提高

干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是國家檔案的重要組成部分①。以機關事業單位養老保險制度改革為契機，在翻查人事檔案的過程中暴露出人事檔案管理中的一些問題，這些問題的存在影響著人事檔案本身和檔案管理的質量。

1 機關事業單位養老保險制度改革背景下人事檔案管理的重要性

我國自上世紀90年代初長期實行養老制度雙軌制，隨著社會的發展，這一制度的弊端凸顯出來，這一制度的存在導致了不同體制的人待遇的不公，也阻礙著人才的自由流動，眾多弊端引起了社會的熱議和不滿，改革勢在必行。自2015年國務院和各省政府相繼發文以來，各地將此項工作列為重點改革任務。機關事業單位養老保險制度改革涉及到廣大機關事業單位職工的切身利益，人員姓名、三齡（年齡、工齡、黨齡）、學歷學位、職務職稱、工資變動等信息都要做到準確，而這些信息最原始、最權威的來源就是干部人事檔案，這就體現出了人事檔案管理的重要性。

2 人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料不全，信息前后不一致

人事檔案一般是從中學時期開始形成，如早期的入學材料、入團入黨材料等，學生時代意識不到檔案對將來入學、工作等重要性，思想上不夠重視，在填寫個人信息時隨意性較大，會出現一些問題，如名字同音不同字、出生日期不一致等，最為突出的就是出生日期混亂，農歷生日與公歷生日混用，甚至在檔案中不同材料的出生年份存在較大的差異。檔案中記載信息填寫不完整，有的人事材料歸檔不及時造成材料缺少；有的年度考核材料、工資變動材料等不連貫，有此退休人員的檔案甚至只有幾頁紙；還有少數干部為謀私利錯填或修改個人檔案信息，如年齡造假、偽造或美化學歷資歷信息為自己“鍍金”，提升自己的競爭力。這些問題的存在嚴重影響了人事檔案的真實性、連貫性，這就需要負責養老保險工作的人員花費相當大的精力做好信息的統計和鑒定工作，給養老保險改革工作增加了工作量和難度。

（二）人事檔案紙質載體損壞

在現階段，人事檔案的主要載體還是紙，在查閱檔案時仍需要翻看紙質資料，但長期反復的翻看勢必會對紙質檔案造成不同程度的破壞，尤其是退休人員的檔案，一般為碳素墨水手寫，部分人員在書寫時用了純藍墨水或者圓珠筆，隨著時間的推移字跡變得不夠清晰，過去的紙張較薄，隨著翻動次數的增多紙張也多有破損，對最原始的信息資料造成破壞，養老保險改革所需要的一些信息就不能很好的從檔案中反映出來。

（三）人事檔案作用發揮不明顯

人事檔案要想充分發揮起作用的前提是人事檔案信息真實性、檔案信息的連貫、完整性，保證檔隨人走。如前文所言，在人事檔案管理中，存在著檔案材料缺失、新材料補充不及時、涂改或錯填信息及偽造檔案等現象，導致一些人事檔案的可信度不高，參考價值大大降低。不只是在此次養老保險改革工作中，在日常工作中，人事檔案的作用發揮也受到限制，檔案中的部分材料如年終考核表、評價表之類，內容大同小異，有些甚至直接從網上原文照抄，都是一些無關痛癢的“面上話”，不能準確的反映出個人的真實表現，削弱了在人員的任免、獎懲等的參考價值。

（四）人事檔案管理人員認識不足，檔案管理缺乏系統性

雖然從國家到地方針對人事檔案管理都有明確的規章制度，僅2000年以來，中組部已下發5文件，從干部人事檔案質量評價、干部人事檔案的審核、干部出生日期管理、干部人事檔案材料收集歸檔等方面做了要求②，但部分人事檔案管理人員由于工作繁多，沒有時間和精力去學習這些規章制度，也沒有經過專業的人事檔案管理培訓，有些人甚至認為檔案工作繁瑣又沒有技術含量，產生不了看得見的工作成果，對檔案材料的管理不及時、不規范，更沒有意識去思考信息時代發展的新形勢下該如何更好的做好人事檔案管理工作。

在翻查檔案的過程中，發現人事檔案材料普遍較亂，沒有按順序系統整理，基本是各種材料雜亂放置，沒有理清順序，也沒有裝訂，需要什么就從各種散材料里找，容易造成檔案材料的丟失，這也為檔案造假提供了可乘之機。

3 提高人事檔案管理水平的對策探究

（一）提高人事檔案管理人員的綜合素質

提高管理人員的綜合素質是提高人事檔案管理工作水平的關鍵，管理人員需要與時俱進，不斷適應新形勢的需要，多形式的教育培訓是提高人事檔案管理人員綜合素質的必要手段。通過培訓使管理人員熟識各項規章制度，嚴格按規章制度做好檔案的歸檔、管理和利用，提高檔案管理的規范化水平；緊跟時代步伐，熟練掌握現代化的信息技術，為人事檔案管理信息化建設打好基礎，提高檔案管理的現代化水平；更新管理觀念，轉變傳統的管理思想，促使人事檔案工作從內部得以創新，提高檔案管理的科學化水平。

（二）加強人事檔案管理的信息化建設

在信息化的管理過程中，一個最突出的特點就是信息的共享與公開③。當前人事檔案載體多數為紙質載體，信息不全面，管理起來耗時耗力，利用效率也比較低。隨著時代的發展，人事檔案管理引入現代信息技術是大勢所趨。在人事檔案管理中，建立完善的人事檔案管理系統，加快數據庫建設，對大量人事信息進行存儲、分類和高速處理，提高檔案的歸檔和利用效率。紙質檔案和電子檔案并存，減少因紙質檔案損壞或丟失對檔案信息的影響。

現代計算機技術的引入為檔案管理工作提供了便利，但帶來的安全風險也隨之提高，人事檔案管理引入信息化的同時，要在安全保密工作上給予足夠的技術支持，有效防止人事檔案信息的泄露和丟失。

（三）創新人事檔案管理的工作方法

要做好人事檔案管理的創新與發展，就必須創新工作方法，提升管理的科學化水平，提高管理工作效率，使人事檔案管理工作更具可操作性、更具活力。如武漢某高校在人事檔案管理方面的做法值得借鑒，將學生的檔案分類，分為中學檔案、大學檔案、研究生檔案，分裝在不同的小袋子里，在查找時既節省時間又能有效防止其他檔案材料的丟失。如出生日期是養老保險制度改革一項很重要的信息，一般是以檔案中最先記載的出生日期為依據，如果檔案按照時間先后做好分類和排序，在翻查出生日期這一信息時效率就會大大提高。

參考文獻

[1]池紅.干部人事檔案中“三齡一歷”的認定[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2014（1）141-144.

[2]趙濤.淺析高等院校干部人事檔案中出生日期的認定[J].新西部，2015（23）115.

[3]郭穎.談事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰[J].科技展望，2016（23）251.

作者簡介

劉巧林（1987-），女，漢，山東廣饒，湖北省農科院經濟作物研究所，管理學碩士，助理館員，研究方向：人事檔案管理。