多渠道、多形式的開創基層醫院檔案工作新局面

曹麗華

摘 要：隨著政治和經濟體制改革的不斷深入，醫療衛生改革體制也在不斷深化，作為醫院管理工作的重要組成部分各種檔案管理工作也越來越受到人們的重視，如何做好醫院檔案管理工作，開創多渠道、多形式的工作新局面是我們檔案管理工作者義不容辭的責任，本文從.轉變觀念，樹立主動參與意識和服務觀念；主動參與電子文件檔案的管理；.積極主動參與文書檔案現代化的管理；.強化全員檔案意識，為醫院檔案安全構筑堅實的思想基礎等方面，就如何多渠道、多形式的開創基層醫院檔案工作新局面提出了建議，淺談了我們的做法。

關鍵詞：多渠道；多形式；基層醫院；檔案工作

醫院的檔案反映了醫院工作的歷史和現狀，又是對醫療工作過去的回憶、史料的寶庫、經驗的積累，在醫院的全面管理工作中，特別是在醫療質控和服務質量等方面，檔案是歷史和法律的憑證.近年來，各行各業對檔案信息的需求越來越多，檔案為經常建設服務的重要性越來越受到人們的重視。為了適應新形式，滿足利用者的需求，作為一名醫院檔案工作管理者必須轉變工作觀念，變要我服務為我要服務，變被動為主動服務，滿足本崗大膽探索新時期檔案服務的有效途徑，多渠道、多形式開創檔案工作新局面，為醫院的發展作出應有的貢獻。我們的主要做法是：

1 轉變觀念，樹立主動參與意識和服務觀念

隨著檔案工作范圍逐步擴大，轉變思想，樹立主動參與意識。積極參與有關檔案方面的各類社會活動，是我們新時期檔案工作者不可推卸的責任。為了進一步適應市場需要，改變以往檔案數量少、門類單一的狀況，我院對以檔案為主的信息資源進行重新整合，醫院工作開展到哪里，有哪方面的需求，檔案建到哪里。除了文書、科技、會計、基建、設備、病例檔案外，我們還建立了較具特色的各企事業單位人員的健康檔案。自2004年來我們每年對各企事業單位工作人員進行一次全面的健康查體，到2013年底，已總計對5萬多名企事業單位（包括離、退休）進行了健康查體。醫院專門成立了體檢中心，購置了5個檔案櫥，特訂3000個檔案盒。對檢查所形成的資料全部進行整體裝訂，建立了一份系統完善的健康檔案。為了便于統計分析及查詢，醫院配備了5臺微機，將每一次查體的資料輸入微機，形成微機化管理。并將檔案資料按姓氏拼音方法進行排列索引上架，便于查找原始檔案。近幾年來，我們每年為社會各界人士提供檔案，為他們能夠及早發現病情縮短病程提供有力的證據。為我們醫院社會上擴大影響、樹立形象起到直接的作用，從而間接為醫院創造了經濟效益和社會效益。

2 主動參與電子文件檔案的管理

電子文件給人類的工作、生活、學習和管理帶來快捷、迅速、靈活、存儲量大、易于傳輸、便于修改等優點的同時，也帶來一定的麻煩和不安全因素，諸如數據丟失、病毒侵害、氧化變壞、理化損傷、載體霉變、信道泄漏、輸送失密、噪聲干擾、溫濕度影響、人為破壞等。為此，我們也采取相應對策。自1991年，我院在全市同行業中率先建立局域網，為了避免信息系統發生災難性后果殃及醫院的各項工作及經濟收入，2012年我院檔案室與微機中心聯網，實現了辦公自動化，并將計算機信息資料實行了同步備份，同時，將每年醫院行發的文件備份，并將裝載信息資料的光盤、軟盤存放入檔案室進行管理，為了確保電子文檔的壽命，檔案室特購置防磁性案柜，隨時提供完好無損的電子文件。

3 積極主動參與文書檔案現代化的管理

傳統的管理是以紙張檔案為主，以手工管理為主。隨著檔案量的增加，查找、儲存、利用越來越困難，加之借閱手續繁瑣，給查閱查帶來諸多不便，浪費時間精力。為了改變這一現狀，能夠快速、準確的查找出文件，我院出資購買了一套文檔一體化的管理軟件（柯蘭得檔案），主要用于公文的收發、辦理、借閱、查詢和立卷，以及對檔案、資料進行著錄、檢索、借閱。柯蘭得檔案管理專家為我們的文書檔案的管理提供了方便。目前，我們的文書檔案已實現微機化管理，使醫院文書檔案現代化管理上了臺階。

4 強化全員檔案意識，為醫院檔案安全構筑堅實的思想基礎

隨著檔案管理范圍的不斷擴大，涉及的部門和人員也越來越多。為了強化對檔案資料形成過程的控制，確保檔案資料的安全和完整，我們從兩方面入手，強化檔案工作的全員主動意識：一是注重強化全院職工的檔案教育和制度制約，與每位員工簽訂安全制度合同，賦予每個員工保護包括檔案資料在內的信息資料安全的義務，明確違規責任與經濟懲罰措施。二是注重《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法規的學習和教育，將其列入普法教育內容，通過各種活動和形式，增強員工的檔案法制意識，引導員工從遵守法規的高度重視檔案工作。全員檔案意識的增強，不權為保護檔案資料創造了條件，也促進了檔案資料的收集、歸檔工作。如前些年有些醫生借閱完病案后，習慣把它放在自己手里以圖方便，不及時歸還，而現在借調病歷必須通過醫教科，由醫教科開出介紹信，再按正常程序借閱，使病案資料、圖書資料等能夠及時歸檔，避免了流失和失密。

5 加強保障，努力為檔案事業的發展創造有利條件

檔案工作是一項功在當代、利在千秋的事業。搞好檔案工作，對打造我院的文化軟實力、提升我院的城市品味、推動經濟建設、促進社會和諧都具有重要的意義。各醫療部門要進一步提高對檔案工作重要性的認識，繼續加大對檔案工作的支持力度。要把檔案工作列入本單位的重要議事日程，定期聽取工作匯報，促進檔案事業與其他各項經濟社會事業協調發展。要幫助檔案部門解決自身無法解決的具體問題和實際困難，為檔案事業的進一步發展提供更好的條件。要加大對檔案管理工作者的培養力度，建立起科學合理的檔案人員培養機制，讓那些苦干實干、業績突出、德才兼備、群眾公認的檔案干部有奔頭、有盼頭，充分調動和發揮其干事創業的積極性、主動性，營造用心想事、潛心謀事、專心干事的良好氛圍，激發檔案隊伍的整體活力。

總之，通過全體工作人員的努力及院領導的大力支持，我們相信醫院檔案工作一定能夠為推動醫院經濟發展和服務廣大人民群眾發揮更多、更大的作用！

參考文獻

[1]魏蘭. 淺談做好檔案管理對醫療工作的意義，《中國外資》， 2012年11期

[2]羅偉洪.加強基層醫院檔案管理工作的探索，《現代醫院》， 2012年01期

[3]張力達.淺談醫院檔案工作的管理，《吉林醫學》，2009年7期