檔案數(shù)字化理論與實踐中的保密問題探討

楊明輝+何姍姍

摘 要：本文旨在說明今年來法院訴訟檔案在審判事務中的比重加大，分析檔案數(shù)字化過程中存在的潛在風險，并提出可能的解決對策。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；保密；訴訟檔案；審判事務

目前，全國各級法院正在全力推進檔案數(shù)字化工程， C法院結合院內(nèi)工作實際，在沒有預算經(jīng)費的情況下，以專項項目形式向市政府申請檔案數(shù)字化專項經(jīng)費，C院檔案數(shù)字化工作探討，更多的是側重于對檔案數(shù)字化實踐過程中可能出現(xiàn)的保密問題進行思考，以“防患于未然”，為下一步檔案數(shù)字化工作的順利推動夯實基礎。

1 檔案工作在審判事務中的比重不斷加大

1.1 結案標準化下的全過程參與

在C市全市兩級法院全面實施辦案流程靜默化監(jiān)管、結案標準規(guī)范化規(guī)定以來，檔案工作由以往的被動接收訴訟檔案轉化為辦案過程中的流程參與，以歸檔結案、過程卷與檔案卷同質、電子卷宗與紙質卷宗同步的全新檔案工作模式已初顯成效，檔案工作逐步由幕后接收走向過程參與，檔案部門也成為訴訟檔案形成的重要一環(huán)，檔案工作迎來更多的機遇與挑戰(zhàn)。

1.2 司法公開與審判秘密“博弈”的見證

如今，司法公開成為審判大環(huán)境，訴訟檔案作為審判工作秘密的原始記錄，更承擔著權衡公開或保密的重要職責。2014年最高院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，積極回應在司法公開背景下如何進行訴訟檔案管理問題[1]。訴訟檔案由一般情況不對外提供利用到全部正卷材料均可對外公開，檔案見證了司法公開大時代的到來。

1.3 非工作重心下的大手筆投入?——檔案數(shù)字化

眾所周知，法院工作的業(yè)務中心為審判，檔案始終只是審判業(yè)務的忠實記錄者、竭誠服務者。此次檔案數(shù)字化工作，僅C市C院一家基層法院，就是兩三百萬元的項目經(jīng)費，這對如今日常審判業(yè)務繁重，工作經(jīng)費緊張的任何一家法院，都需傾盡全院乃至地域之力來共同推動，而全國范圍內(nèi)各級法院已然紛紛行動，僅此一點便足以說明檔案工作正得到前所未有的支持和重視。

2 檔案數(shù)字化過程中的潛在風險

國家檔案局局長楊冬權在2013 年底全國檔案局館長會議上講話時指出檔案外包中存在的隱患，強調要“嚴防外包服務中檔案失泄密。”[2] 檔案數(shù)字化工作是保護檔案原件安全、建立方便人民群眾檔案利用體系的有效途徑。在這項工作中，安全保密高于一切，是檔案工作的生命之線和底線。

2.1 庫藏檔案數(shù)字化加工中存在的風險

檔案最重要的屬性即它的原始記錄性。而庫藏檔案數(shù)字化加工首先即是在損害這一屬性基礎上的拆卷、加工、還原，不可避免的會對檔案造成一定的損傷。C市C院的庫藏訴訟檔案大多未分立副卷，基于此，數(shù)字化加工機構即獲取了可能本屬審判秘密的全部卷宗內(nèi)容。同時，鑒于外包公司的非法學專業(yè)性，其對于應屬于副卷信息的重點標注是否完全可取，是否自行擴大或縮小了不公開范圍，并無十足把握。

2.2 新生檔案過程卷數(shù)字化的安全

庫藏檔案數(shù)字化加工完成后，以市中院審判輔助事務剝離為原則，最大限度服務審判中心工作，外包公司將一并參與訴訟檔案過程卷的掃描整理。而過程卷因審判流程繁瑣流轉時間較長，且多為未進行裝訂整理的零散材料，卷宗轉接過程中出現(xiàn)遺失的可能性較大，案件材料齊全完整存在未知風險。一旦在訴訟過程中卷宗材料丟失，可能對審判結果產(chǎn)生直接影響，則可能有損司法權威，浪費司法資源，而且對司法公信力產(chǎn)生直接沖擊。

2.3 項目交接時的細節(jié)與保密

檔案外包服務將法院內(nèi)部分工轉化為與外包公司的對外合作，交接手續(xù)繁多且重要。檔案實體移交時的實體安全、數(shù)字化成果交接時的數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份時的存儲介質管理等細節(jié)問題，都存在各種潛在的失泄密風險。比如數(shù)字化成果的驗收與交接，就涉及數(shù)字化加工所使用的計算機、掃描儀等設備，數(shù)據(jù)載體，網(wǎng)絡環(huán)境，加工系統(tǒng)等多方面的安全管理。在將紙質檔案轉化為數(shù)字化信息的全過程，即是依托數(shù)字技術將有形檔案轉化為無形數(shù)字信息的重大工程，其保密工作的重點，也必然擴展到信息數(shù)據(jù)、存儲載體、元素背景等全方位的保密[3]。

3 存在問題的解決對策及思路探討

3.1 建立檔案與保密工作聯(lián)動機制

頒布相關規(guī)章制度，逐步建立檔案工作業(yè)務檢查和保密檢查的聯(lián)動機制，理順檔案管理部門和保密部門的協(xié)作關系，及時溝通，憑借多方力量共同處理檔案工作中存在的各類安全隱患 [4]。可實時主動邀請檔案管理部門和保密管理部門共同參與到檔案數(shù)字化工作的開展過程中，接受多方監(jiān)督檢查，提前預知防范查漏補缺。

3.2 完善有效的監(jiān)督機制及救濟途徑

制定檔案數(shù)字化各項操作規(guī)程、規(guī)章制度、監(jiān)管機制，要求檔案數(shù)字化服務公司嚴格按照流程操作，并在實踐過程中根據(jù)可能問題實時調整完善。實行法院檔案數(shù)字化專職人員的外部監(jiān)管和數(shù)字化外包公司項目管理人員的內(nèi)部約束相結合的監(jiān)督機制，形成有效的錯誤倒查、績效目標考核管理制度。針對新生檔案過程卷掃描中可能存在的丟失風險，提供可供選擇的多種救濟途徑，備出各項救濟方案，提前將風險預留在可控范圍內(nèi)。

3.3 培育一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才

市場需求的激增導致當今所謂檔案數(shù)字化專業(yè)服務公司質量參差不齊，挑選具有涉密資質、豐富檔案加工經(jīng)驗、良好行業(yè)信譽的外包公司是檔案數(shù)字化工作成敗的關鍵。另一方面，法院檔案管理人員檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗不足，加工標準把握不嚴，對檔案數(shù)字化工作存在畏難情緒。制度、標準、項目的最終實施都在于人，精湛的專業(yè)技能、良好的職業(yè)道德及強烈的工作責任心是工作質量高低的核心影響力，培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才已迫在眉睫。

參考文獻

[1] 顏研生.淺析訴訟檔案的公開[J].北京檔案.2015，（5）.

[2] 洪檔字[2014]10號，關于加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務安全工作的通知， 南昌市人民政府網(wǎng)站.

[3] 雷艷玲，郭華梅.新媒體環(huán)境下保密工作探析[J].辦公室業(yè)務，2015，（24）.

[4]李元峰，郭云凱，趙偉彪.新形勢下檔案保密工作的幾點思考—以現(xiàn)行《檔案法》和《保密法》的角度[J].法制博覽，2015，（33）.