醫院基建檔案規范化管理分析

楊建民

摘 要：我國是一個人口大國，對醫學事業提出了更高的要求，為滿足國民的就醫要求，國家重視發展醫學事業，興建多所高規格的醫院，旨在能為人民緩解與解除病痛的折磨，進而提高國民生活質量與幸福感。醫院是一個龐大而系統性的工程，其在運行與發展過程中會產生大量的資料與檔案，為便后續使用，醫院應加強對基建檔案的規范性管理，強化創新性手段的應用，旨在提高檔案管理水平。為此，本文就醫院基建檔案規范化管理進行了分析與探究。

關鍵詞：醫院；基建檔案；管理

作為社會發展的重要保障，醫院扮演著重要的角色，其影響力與社會地位是不容忽視的。為了提高醫院的發展與運行效率，應重視對醫院基建檔案的規范性管理，注重對各類檔案信息的保護與珍惜，其是醫院發展至今的重要成果與見證，其中都是一些基本性的資料，具有重要的應用價值。當前，由于受到多種因素的影響，使得醫院基建檔案管理工作受到限制，管理水平大大降低，成為當前所面臨的主要問題。

1 醫院基建檔案管理的主要特點與重要價值分析

所謂的醫院基建檔案，就是對某家醫院基礎性建設歷史的記錄，其對于醫院來說，價值是不可評估的，是醫院發展與運行、維護與改造的重要依據[1]。在整個醫院基建工程實施的過程中，會產生大量的資料與文件，這些資料與檔案信息記錄著整個項目從投資到竣工驗收的整個過程，是未來醫院發展與運行的重要基礎和憑證。基建檔案資料具有很強的依據性與服務性，在醫院開展維修、拓寬、新設與改造等任務時，需要結合前期的基建檔案資料，根據以往的工程建設資料來開展后續施工，旨在實現對醫院工程項目施工質量的控制。

通過對基建檔案特點的有效分析，了解到基建檔案資料具有很高的作用價值與影響力。基建檔案資料主要記錄著醫院從建設、擴建、改造、維修到運行的狀態，對整個基建項目從開工前的投資到竣工驗收所產生的文件、合同、協議等資料予以記錄，只有加強對這部分檔案資料的有效管理，才能實現對醫院經濟的推動作用。加強對基建檔案資料的有效管理，能為醫院未來的發展、規劃與建設提供重要的依據和條件，能為醫院的發展提供良好的建議與憑證[2]，可實現對項目成本的有效節約。與此同時，在基建檔案中，還記錄著醫院地產、房產與諸多設備產權形成的重要流程，將醫院相關資產的產權關系進行明確的記錄，其是重要的法律依據，可為資產產權的查證、歷史資料查找與經濟糾紛等提供重要的依據和素材。

2 醫院基建檔案管理的現狀分析

1.領導對檔案管理的重視度不夠

縱觀醫院的實際發展狀態，很多醫院的領導將工作的重心放在醫療服務運營方面，缺乏對基建檔案資料的科學性認知，進而導致相關領導忽視了基建檔案管理工作。且醫院開展改造與擴建工程時，領導僅僅是以工程質量控制為核心，忽視了醫院基建工程的建造結構與設計方案[3]，且不注重對基建檔案資料的管理，很多重要的資料被丟棄，盲目的開展擴建與改造任務，導致最終醫院擴建或改造項目與計劃相悖，施工質量更是大打折扣，是對基建檔案認知度與重視度不足的重要表現。

2.缺乏專業性的檔案管理團隊

醫院基建工程項目開展的時間較為集中，若想在短時間內搜集到大量的資料難度大，這就會對檔案管理人員提出更高的要求與挑戰[4]。從目前檔案管理的現狀來看，檔案管理專業畢業的人員較少，專業人才相對缺失，且很多檔案管理人員都是從其他崗位派遣過來的，對檔案管理的實際流程、操作規范掌握不當，常常出現檔案收集與整理不及時、檔案管理不科學等多種問題。

3.檔案管理模式相對滯后

目前，縱觀醫院基建檔案管理實況，了解到醫院的檔案管理模式相對滯后，再加之很多檔案管理人員都屬于老員工，對計算機操作相對陌生，無法熟練的應用各類檔案管理的電子軟件，仍舊使用手工收集檔案數據的方式，耗時耗力，還容易產生錯誤與過失，導致檔案管理效率低下，使得整個檔案管理工作陷入困境。

4.缺乏完善的檔案管理制度

由于很多醫院的檔案管理制度存在缺失，規范性差，使得制度形同虛設，制度的應用價值受到影響，檔案管理不規范、不合理、違法的行為時有發生。

3 醫院基建檔案規范化管理措施

對于醫院而言，基建檔案資料很是關鍵，其是醫院發展與建設的重要基礎，見證著醫院的發展史，對醫院未來的發展與建設影響很大。然而，就目前醫院基建檔案資料管理的現狀來看，檔案管理水平不高，檔案管理工作缺乏實效性，成為當前亟待解決的關鍵問題。

1.加強領導對基建檔案管理的重視

為了實現醫院記建檔案管理的規范性，首先，醫院的相關領導應給予高度重視，了解到基建檔案對醫院未來發展的重要影響。對此，領導應具備前瞻意識，珍惜與醫院相關的一切檔案資料，其關乎著醫院的發展與建設工作，影響著整個醫院建筑工程的穩定性與安全性[5]。醫院基建類工程所涉及到的內容較多，富含的信息量較大，且整個建設過程相對復雜，技術含量也相對較高，所耗費的周期長等，是一個系統性的工程。醫院的基建檔案資料具有記錄性、信息性、歷史性與價值性等特點，其涉及到的范圍較廣，具有很高的保存價值與應用價值，醫院領導應充分認識到這一點。

2.打造專業、高素質的檔案管理團隊

醫院基建工程建設工作，會產生大量的檔案資料，且檔案的表現形式不一，如文本、實物、影像、照片等，必須強化對檔案管理團隊的專業性建設，對檔案資料進行專業性的管理與存檔，是提高基建檔案管理水平的重要基礎。基建檔案資料的管理，應及時收集和整理大量的檔案資料，做好資料整理與歸檔處理，根據檔案資料的屬性選擇合適的存檔方式。醫院應選擇專業的檔案管理人員，禁止為了節約人才成本而聘請非專業或兼職類的檔案管理人員，同時，還要加強對檔案管理人員的有效培訓與管理，要求檔案管理人員具備基本的檔案管理技能外，還要熟練掌握計算機操作技巧，是實現檔案管理規范性與科學性的重要條件。

3.建立完善的檔案管理制度系統

為了增強檔案管理的規范性，應建立完整的檔案管理制度，應根據以往檔案管理不良案例提出針對性的解決措施，通過規范相關人員的行為來提高檔案管理的科學性。例如，在以往的醫院基建檔案管理中，部分檔案管理人員利用職務之便泄露重要的檔案資料，旨在從中獲取暴利。面對此項問題，應在檔案管理制度中明確指出，對檔案管理人員予以辭退，并吊銷其相關的職業資格證書。情節更為嚴重的行為，應交由相關執法部門，旨在追究檔案管理人員的法律責任。

4.實現檔案管理模式的信息化建設

為了提高檔案管理水平，實現醫院基建檔案管理的現代化與科學性，必須對檔案管理模式予以創新，實現檔案管理工作的信息化，借助計算機這一重要的載體與手段來達到檔案管理的目的。檔案管理信息化平臺的建立，檔案管理人員必須具備高度的安全操作意識，及時對信息化平臺進行升級與更新，做好網站與信息化系統的有效維護，醫院內部高層瀏覽檔案信息可通過內部網站，不過需要輸入登錄名與密碼，且只有內部人員才知道，在網絡狀態下，維護人員應使用防火墻技術、身份驗證技術、病毒掃描技術等，是實現檔案信息安全保護的一項重要措施。

4 結束語

綜上所述，通過對目前醫院基建檔案資料的管理現狀來看，相關領導對檔案資料的重視度不夠，檔案管理團隊缺乏專業性，檔案管理手段不夠科學化與現代化，導致檔案管理工作的成果不佳，制約著醫院的發展與建設。對此，應加強醫院基建檔案管理工作的有效開展，重視檔案管理團隊建設，科學甄選人才，相關領導應重視基建檔案管理的重要性，還應將一系列信息化元素滲透其中，打造更為完善、高效的檔案信息化管理系統，是提高檔案管理水平的關鍵所在。

參考文獻

[1]裘惠娟. 基層醫院基建檔案規范化管理探討[J]. 今日科技，2015，11：57-58.

[2]黃新金. 醫院基建檔案的規范化管理分析[J]. 企業改革與管理，2016，09：208+206.

[3]王亞琦. 醫院基建檔案的科學發展之路[J]. 信息化建設，2015，06：62-63.

[4]徐海捷. 做好醫院基建檔案工作的意義及途徑[J]. 安徽衛生職業技術學院學報，2013，05：7-8.

[5]肖明. 基建檔案管理在醫院發展建設中的作用[J]. 辦公室業務，2016，17：101.