Excel在檔案管理中的應用探索

摘 要：在各個單位里，經常要對員工的檔案進行管理。傳統的檔案管理方式工作效率低，查找麻煩。Excel是一款功能強大、上手容易的數據處理工具，本文將Excel用于檔案管理，探索全新的檔案管理模式，從而提高檔案管理的效率。

關鍵詞：檔案管理； Excel

1 檔案管理分析

檔案是指人們在各項社會活動中形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄[1]。傳統的檔案管理方式能在一定程度上滿足檔案管理的需要，然而，這種管理方式效率極其低下，需要耗費大量的人力，使用實體檔案記錄簿不僅存在安全隱患，也浪費了大量紙張，這有悖于建設環境保護型和資源節約型社會。因此，使用高效快捷的檔案管理方式，是人們一直追求的目標。

2 Excel介紹

（一）Excel的數據存儲功能

例如，在財務管理中，我們可以使用Excel存儲單位員工2016年8月工資數據，假設我們定義Excel表格一行表示一個員工2016年8月所發工資詳細情況，每一列表示單位員工2016年8月工資的一個屬性，則該單位員工2016年8月工資表可以如下圖2-1存儲：

（二）Excel的快速查找功能

使用Excel快速查找時，打開對應的Excel后，按下快捷鍵“Ctrl+F”打開Excel查找和替換對話框，在“查找內容欄”后面輸入框里輸入要查找的數據項，然后單擊“查找下一個”或者“查找全部”即可完成查找。例如，在上述圖2-1所示的員工2016年8月工資表中，查找“張三”，查詢結果如圖2-2所示，在員工信息表中查找“趙六”，查詢結果如圖2-3所示。

（三）Excel的輸入判斷功能

Excel的輸入判斷功能主要體現在以下幾個方面：

（1）Excel允許為特定單元格預設定格式，當向對應單元格輸入數據時，Excel會自動檢測輸入數據格式是否合法，對于不合法的輸入，Excel不接受。

（2）Excel允許設置對特定單元格的輸入進行判斷，當輸入值在不同范圍內時，該單元格顯示對應的不同文本。

（3）Excel對于特定單元格，可以自定義輸入數據的下拉列表，當某個屬性的值為確定的范圍時，Excel可以預設值所有記錄在該屬性對應單元格里的屬性值的取值范圍，以下拉框的形式體現。

（四）Excel的上傳下載功能

數據庫是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的工具。目前主流的數據庫是關系數據庫，如微軟公司的Microsoft SQL Server、甲骨文的Oracle等。Excel可以與這些數據庫交互，實現數據庫表批量導出到Excel文檔，Excel文檔批量上傳到數據庫[2]。

（五）Excel的密碼保護功能

打開Excel，單擊“文件”，在中間出現“權限”的地方，單擊左側的“保護工作簿”，然后在下拉框中單擊“用密碼進行加密”，如圖2-4所示。（注意本文使用的是Excel2010，其它版本Excel設置密碼操作類似。）

3 Excel在檔案管理中的應用

（一）Excel在檔案存檔中的應用

檔案一般都是機密文件，除了使用其它加密方式外，Excel自帶的密碼保護功能也能提高檔案文件的保密性[3]。例如，圖3-1、圖3-2分別是使用Excel建立的檔案歸檔表、檔案歸檔案卷目錄表，然后使用Excel自帶的密碼保護功能對其進行加密，下次打開這兩個文檔時，需要身份驗證，如圖3-3所示。

（二）Excel在檔案檢索中的應用

將檔案管理中的各種信息保存到對應的Excel表格后，可以借助Excel的快速查找功能，非常輕松地找到想要檢索的檔案信息。尤其是檔案信息表數據量非常龐大時，快速查找功能省去大量的查找時間，這是傳統的檔案管理方式無法實現的 [4]。

（三）Excel在檔案借閱中的應用

檔案借閱時，涉及的信息量非常龐大。同一借閱者在不同時間段借閱的檔案如何統一記錄，借閱者的借閱歷史記錄如何快速查找等，都是檔案管理需要考慮的問題。使用Excel記錄檔案借閱情況，可以簡化該過程。如圖3-4所示。

（四）Excel在檔案管理系統中的應用

將要上傳的數據先錄入到Excel，再批量導入上傳，就會在一定程度上提高檔案管理系統的工作效率。同樣，批量導出到Excel表并下載，也使得檔案管理系統更人性化 [5]。隨著檔案管理系統的普及，Excel將逐漸成為服務于檔案管理系統，負責數據的批量上傳和批量導出的最有用工具。

4 結束語

本文首先分析了傳統檔案管理方式的不足，然后介紹了Excel的功能，最后將Excel應用于檔案管理，提出了幾個方面的應用。通過分析發現，Excel在檔案管理過程中，扮演了非常重要的角色。

參考文獻

[1] 陳兆祦， 和寶榮. 檔案管理學基礎 [M]. 中國人民大學出版社， 2005.

[2] 鄧永海， 鄧梅， 李朝榮. ASP.NET中將EXCEL導入數據庫的通用模塊設計與實現 [J]. 微計算機信息， 2011， 27（2）： 240- 242.

[3] 白進霞. 運用Excel表格管理護理人員基礎檔案初探 [J]. 中外健康文摘， 2011， 08（10）.

[4] 席小艷， 孫阿萍. Excel在檔案管理工作中的應用 [J]. 陜西檔案， 2005（4）： 23- 24.

[5] 李懷義， 張紅友， 胡靜波. 基于學員信息管理系統的ASP導出EXCEL報表算法實現與分析[J]. 計算機與數字工程， 2013， 41（10）： 1691- 1694.

作者簡介

蔣一寧（1980-），重慶忠縣人，本科，研究方向：檔案信息化管理。