論人事檔案實施信息化管理的思考

摘 要：目前人事檔案仍停留在實體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時代的發展不相適應。為改變這一不利局面，必須對人事檔案實施信息化管理，在人事檔案信息資源整合利用中不斷完善體制、法規、人才、利用等方面的建設工作，從而積累經驗為全民信息大數據化數字化的推進工作而服務，人們持安全和便捷的“一卡通”得到廣泛應用，最終建立公正公開廉潔和高度誠信服務的社會秩序與體系。

關鍵詞：人事檔案；信息；管理；利用；數據化

什么是人事檔案？是指組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記錄反映人員經歷、德能勤績和工作表現，一個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄。【1】人事檔案，是職場人員的“第二張”身份證。在建設大數據時代的今天，隨著檔案信息化的工作不斷發展，人事檔案實施信息化管理成為可能。“凡事預則立，不預則廢”，計算機、網絡、存儲容量等技術的發展，用最小的載體承載最大的信息為人事檔案實施信息化提供了技術支撐，大數據的建設為人事檔案信息化管理的利用提供了最佳時機，在現階段實施人事檔案信息化管理與利用是非常有必要的，下面就人事檔案信息化建設提出思考建議：

1 規劃人事檔案信息化工作，布局和逐步推進人事檔案信息工作開展

目前，許多單位包括政府部門的人事檔案仍停留在實體的收集、整理、鑒定、保管與使用階段，與時代的發展不相適應。因此，人事檔案作為檔案信息化工作的一個部分，應統籌納入檔案信息化規劃建設范圍，在《檔案法》、《保密法》等法律法規基礎上，提出人事檔案實施信息化周期建設規劃，內容要從體制完善、法律建設、人才培養、管理利用等方面提出具體構思與設想，要有指導性的操作程序與建議，否則人事檔案信息化工作開展沒有法理依據和實施條件。

人事檔案信息化的規劃要圍繞人事檔案信息的采集、管理、利用三個功能展開，規劃須要有可操作性和前瞻性，要為今后的信息技術高速發展預留空間。

人事檔案電子信息劃分應以人事檔案分類的十類材料【2】分別建立履歷、自傳、學歷學位等獨立模塊，在獨立模塊下又分設單元模塊，單元模塊由細小科目組成，如履歷模塊中就需有家庭人員信息、個人信息兩塊單元模塊，單元模塊下設父母兄弟姐妹科目——姓名、性別、出生地點、出生日期、身份證號、國籍、職業等；個人信息下設出生醫院、指紋、血型、DNA、骨髓、脊髓、皮膚、病史、工作變遷等科目；簡而言之，科目設置應遵循：規范、細化、保密、利用的原則。

人事檔案信息化工作是一個系統的復雜工程，必須動員全社會的力量參與，需要的不僅僅是資金，還有法律制度、信息技術（軟件系統）方面等諸多部門配合與支持，因此必須從國家層面來考慮布局與選點試行。

在當前，可選擇東部沿海經濟發達的省份人口較少的縣市或行業規模較大的企業進行試點，當然國家要從政策方面予以支持。前期組織相關檔案管理信息人員進行理論政策法律法規的學習，對涉及人事檔案信息實施過程涉及法律法規不能解釋的問題予以探討，提出合法的建議。后期進行業務操作系統的培訓，進入試運行階段后要有跟蹤有記錄，對法律缺項遺漏條文要逐一登記說明情況。一個縣或一個行業人事檔案信息化管理實施成功了，就有了借鑒模式，人事檔案實施信息化就由點到面逐步逐級推進開展。

2 人事檔案信息化工作重點是在信息采集、核對、輸錄與存儲等工作

在法律允許范圍內確立信息采集途徑，一是個人自愿登記，二是在不涉及國家安全的前提下，相關單位之間實行信息共享制。在中國境內的企事業、機關人民團體居委會等都是人事檔案信息采集的責任主體，各級地方人力資資源保障部門或企業人資資源部門是管理機構，只有這樣才能做到“橫到邊，縱到底，不遺漏、全覆蓋”的信息采集。對于現階段無法采集到信息數據欄，實行封存制度避免造假。采集信息，如人工上門采集，必須注明用仿宋體規范書寫和被采集人確認信息方式進行，否則將為后面核對與輸錄工作帶來不必要的時間及人工成本，同時也為信息錯誤從源頭開始堵漏。

面對采集匯總龐大繁雜人事檔案信息，核對工作進入關鍵時期，要確保核對信息準確無誤，必須采取“一校”、“二核”、“三審”、“四確認”的工作流程與方法。“一校”分塊校正填寫文字、數字、圖片等信息；“二核”對分塊信息中異疑部分再次核對工作，如派出所核實姓名、性別、出生、籍貫、身份證號等，金融機構核實資產信用；“三審”對分塊信息分塊審查審核報批；“四確認”對分塊審查審核報批信息進行分塊確認，為輸錄信息工作做好數據庫源提供準確真實的原始數據。

信息輸錄工作，看似簡單其實不然，信息輸錄實行保密分人分塊進行，一人操作輸錄一人審核信息，兩人共同確認痕跡留存，最好五人制交叉循環輸錄。信息補錄修改添加工作，是信息輸錄工作的一個重要組成部分，隨著時間推移信息量增加，信息需要不斷補錄修改添加，針對不同信息單元模塊，在資料佐證的前提下，為確保信息準確安全，啟動三人補錄工作系統程序。

信息存儲管理，要達到“一利用”、“二留存”、“三備份”、“四更新”的管理存儲模式要求。在信息數據化建設的今天，人事檔案信息從采集、核對、輸錄與存儲等工作流程，處處留痕跡，環環監督，可以杜絕人為造假人事檔案信息現象的發生。

3 人事檔案信息的利用與保密，有利于全面推進全民信息管理數據化建設工作

隨著經濟的不斷發展，人們生活、學習及工作等領域使用個人的信息資料將越來越頻繁，信息需求會越來越詳細，人事檔案信息的利用就為需求建立資源共享的渠道，避免信息不對稱導致管理出現“死角”。

人事檔案信息化包括家庭信息、學習經歷、職場招聘、保險購買、信用貸款、病史記錄等，建立后為利用提供條件，一查一目了然，銀行有不良記錄不予貸款、有造假違法等記錄不予以晉升，做到快捷方便，做到節約時間和減少紙張的使用浪費，同時提醒人們時刻不忘約束自己的不良行為，不要為自己的信息留下污點案底記錄，人人為建立誠信服務而努力修養自身品行。

在網絡無處不在的時代，做好保密與利用工作確實有相當大的難度，因為個人信息涉及利益太多誘惑太多，可以說掌握一定量的信息就掌握一定量的客源就掌握了商機，同時也為一些不法之徒提供了可乘之機，要處理好保密利用二者之間的關系，需建立一個可控的利用環節機制和管理制度，否則就不利于推進全民信息管理數據化建設工作。

在《檔案法》、《保密法》等法律法規的前提下，建議人事檔案信息利用設置1-5級查閱利用管理制度，任何單位（或個人）都可以查閱1-2級信息， 3級以上啟動定點實名制與確認申請程序，批準后執行授權加密查閱利用流程。授權加密細分五人授權和七人授權加密方式，五人授權加密驗證啟動獨立分塊一人查閱監控流程，如公安司法系統查閱家庭信息，金融系統查閱資產信用，同時自動留存查閱人痕跡模式；如需全面查閱個人信息資源，實行七人授權加密驗證啟動一人查閱系統。信息查閱與利用各個環節的操作鏈接，同時實現閉環和交集的管理需求。只有這樣做，才能最小限度規避信息泄露風險，同時人事檔案信息查閱利用實行有價收費服務，為人事檔案信息后續維護提供部分資金保障。

人事檔案信息的實施利用中，保密的作用不可低估，因此人員的選拔與任用尤為重要，用制度來選拔政治立場、工作能力、保密意識及堅持原則的優秀人員來從事人事檔案信息的管理與利用工作，是一條必須堅持的原則，是人事檔案信息不被隨意泄露的最后屏障。

加快人事檔案信息化的橫縱向建設，讓不誠信者付出“一次不誠信，處處受限”的代價。人事檔案實施信息化管理與利用過程中，總結規律與經驗，才能為推進全民信息化建設提供借鑒依據，大數據數字化信息建設工作才能穩步推進和最終的成功，人們手持安全和便捷的“一卡通”與大數據、云計算、物聯網等新技術相結合而廣泛應用，將真正建立起公正公開廉潔和高度誠信服務的社會秩序與體系。

參考文獻

[1]陳智為、鄧紹興、劉越男編著《檔案管理學》.-3版

[2]干部人事檔案工作指導手冊

作者簡介

龔維洪（1971-），男，漢族，貴州省務川縣人，息烽開磷山林服務有限責任公司，助理觀員。