辦公自動化在圖書館中的應用

摘 要：辦公自動化是現代社會發(fā)展的趨勢，對于圖書館而言，圖書館的核心工作就是服務，為廣大讀者提供信息服務，而在圖書館辦公中應用辦公自動化技術可以提高圖書館辦公效率，為讀者提供更好的信息服務，推動圖書館的更好發(fā)展。本文就辦公自動化在圖書館中的應用進行了相關的分析。

關鍵詞：辦公自動化；圖書館；應用

在現代社會里，效率化工作已成為各行各業(yè)發(fā)展的方向，對于圖書館而言，在網絡技術飛速發(fā)展的環(huán)境下，圖書館辦公也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，如果圖書館依然采取傳統(tǒng)的辦公方式，勢必就會阻礙圖書館自身的發(fā)展。而辦公自動化是信息技術發(fā)展的產物，它的出現促進了傳統(tǒng)辦公方式的革新，其應用也越來越廣泛，而圖書館要想真正地發(fā)揮其在現代社會里應有的作用，就必須認識到辦公自動化的優(yōu)越性，要加大辦公自動化技術的應用，實現圖書館辦公自動化發(fā)展。

1 圖書館辦公自動化的意義

所謂辦公自動化（Office Automation）就是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化是現代社會快速發(fā)展的產物，它以計算機技術為核心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使組織內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。辦公自動化的出現改變了過去傳統(tǒng)、低效率的辦公方式，有效地提高了辦公效率。對于圖書館而言，隨著現代社會快速發(fā)展，圖書館辦公自動化已成為必然。現代社會里，人們選擇信息的途徑越來越多，而與信息技術相比，傳統(tǒng)的圖書館辦公方式存在嚴重的落后性，不利于圖書館資源的利用。而實現圖書館辦公自動化可以提高圖書館辦公效率和圖書館管理水平，為讀者提供更好的信息服務，從而推動圖書館的更好發(fā)展[1-2]。

2 辦公自動化在圖書館中的應用

2.1 文件的管理

文件管理是圖書館一項重要的工作，在傳統(tǒng)辦公方式下，圖書館文件都是紙質的，以紙質為載體的文件很容易出現各種問題，如文件信息的丟失。同時，在傳統(tǒng)文件管理方式下，文件的調用往往需要花費較長的時間。而辦公自動化技術的出現取代了傳統(tǒng)的文件管理方式，在圖書館文件管理中，利用計算機技術來完成文件的制作，同時，在計算機網絡環(huán)境下，發(fā)送到各個部門。而各部門在計算機網絡中可以下載這些文件。另外，在辦公自動化環(huán)境下，文件可以按照類別、時間、性質等屬性進行分類處理，工作人員只需要在系統(tǒng)中輸入相關檢索信息就可以找到相應的文件，使得管理文件更加方便，提高了文件的使用率。

2.2 信息化的服務

圖書館工作的核心就是服務，為廣大讀者提供信息服務，然而在傳統(tǒng)方式，讀者需要花費較長的時間去尋找自己相關的圖書資料，尤其是在這個信息化的時代里，各種智能終端的出現也使得圖書館面臨著的重大的挑戰(zhàn)。如果圖書館在信息服務上依然采用傳統(tǒng)的方式，勢必就會影響到圖書館資源的開發(fā)利用。而辦公自動化結合計算機技術、現代通信技術等多種技術，在圖書館辦公中利用辦公自動化技術可以為讀者提供更好的信息服務。圖書館可以加大資金投入，配置先進的設備，實現信息化管理和服務。在信息化技術的依托下，將圖書館相關圖書資料信息納入到辦公自動化系統(tǒng)中去，而讀者只需要在網絡系統(tǒng)下輸入相應的檢索信息，就可以找到自己想要的信息資源，節(jié)省讀者的時間，提高圖書館資源利用率。同時，在辦公自動化環(huán)境下，圖書館工作人員可以向讀者提供在線信息服務，如建立微信平臺，適時推薦精彩的圖書資料，向讀者提供在線信息咨詢和服務。

2.3 實現資源信息的貢獻

圖書館內有多個部門，在傳統(tǒng)辦公方式下，圖書館各部門之間各自為政，信息交流不暢，信息的傳遞往往需要通過人工的方式來完成，大大地影響到了圖書館辦公效率，尤其是在這個信息化的時代里，這種傳統(tǒng)的辦公方式已經不適應圖書館發(fā)展的需要了。而辦公自動化的出現有效地解決了圖書館面臨的這一難題。圖書館利用計算機網絡技術，建立統(tǒng)一的信息化網絡，一方面可以將圖書館各部門統(tǒng)一在一個系統(tǒng)內，實現信息資源的共享，提高辦公效率；另一方面，在辦公自動化環(huán)境下，可以對內部工作進行更好的管理，提高管理水平[3]。

2.4 固定資產的管理

在圖書館發(fā)展過程中，固定資產管理是一項重要的工作，它關系到圖書館的穩(wěn)定發(fā)展。在傳統(tǒng)辦公方式下，固定資產管理采用的主要是卡片、收據等紙質工具，而這種紙質工具容易丟失、損壞、查找較困難。隨著信息化技術的普及，辦公自動化軟件也受到了高度重視，在圖書館管理固定資產工作中，可以采用辦公自動化軟件來進行管理。如Excel表格，可以利用該軟件來對數據進行統(tǒng)一管理，在Excel表格中，可以添加、修改、刪除數據，操作十分方便[4]。

3 辦公自動化在圖書館中應用需要注意的問題

3.1 網絡安全問題

辦公自動化的核心就是計算機網絡，而在網絡環(huán)境下，雖然網絡帶來了巨大的便利，同時也帶來了一定的威脅，其中最突出的就是網絡安全問題。在網絡普及的環(huán)境下，網絡安全問題也受到了高度重視。圖書館在開展辦公自動化的過程中，就必須重視網絡安全問題，要做好網絡安全管理工作。一方面要加強工作人員對網絡安全的認識，提高工作人員的網絡安全防范意識；另一方面，要加大網絡安全技術的應用，以技術為依托，提高圖書館信息化系統(tǒng)的安全性，從而避免圖書館系統(tǒng)遭受到惡意的攻擊，確保圖書館辦公安全[5]。

3.2 人才問題

辦公自動化的發(fā)展對工作人員也提出了更高的要求，要求工作人員具備熟練的辦公自動化能力。對于圖書館而言，現階段的工作人員難以滿足實際工作的需要，在辦公自動化發(fā)展過程中，專業(yè)性人才必將成為制約辦公自動化發(fā)展的核心因素，而圖書館要想實現辦公自動化，就必須重視專業(yè)人才的培養(yǎng)。首先，要對圖書館現階段的辦公人員進行專業(yè)的培訓，提高現階段辦公人員的能力和水平；其次，要對外引進專業(yè)的人才，為圖書館辦公自動化發(fā)展引進專業(yè)的人才，從而推動辦公自動化的更好發(fā)展[6]。

4 結語

綜上所述，辦公自動化已然成為現代社會發(fā)展的趨勢，是提高辦公效率和管理水平的有效途徑，對于圖書館而言，隨著人們對知識需求的增加，對圖書館也提出了更高的要求，而圖書館的宗旨就是服務，向讀者提供全面的信息服務，而要想滿足讀者的需要，圖書館應當認識到辦公自動化的重要性，要加大投入，全面實現辦公自動化，從而提高圖書館辦公效率，為讀者提供更好的信息服務，推動圖書館的更好發(fā)展。

參考文獻

[1]周愛民. 辦公自動化在高校圖書館中的應用探究[J]. 高科技與產業(yè)化，2008，05：92-94.

[2]劉梅. 辦公自動化系統(tǒng)在圖書館的應用——以貴州省圖書館為例[J]. 科技資訊，2008，19：246-247.

[3]寧勇. 辦公自動化技術在圖書館管理中的應用[J]. 黑龍江史志，2014，21：267.

[4]張華. 無線局域網在圖書館自動化中的應用和影響[J]. 現代圖書情報技術，2000，01：31-33.

[5]張光武. 辦公自動化在辦公室管理中的應用分析[J]. 電腦編程技巧與維護，2016，08：63+88.

[6]陶喜林，馮軍，葛自強. RFID技術在圖書館自動化系統(tǒng)中的應用[J]. 產業(yè)與科技論壇，2011，05：91-92.

作者簡介

商炳楠（1987—），女，吉林省長春市人，吉林財經大學，圖書館館員。