智慧檔案館建設(shè)的分析及思考

楊靜

摘 要：為了推動檔案館朝著智能化方向建設(shè)，提升檔案的管理和利用效率，本文在分析智慧檔案館概念和特性的基礎(chǔ)上，對智慧檔案館和數(shù)字檔案館進行比較，然后分析智慧檔案館未來的發(fā)展，希望對智慧檔案館今后的建設(shè)有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館；數(shù)字檔案館；未來發(fā)展

智能化信息技術(shù)的發(fā)展，讓人們進入智慧時代，讓高科技無處不在。借助智慧科技，人們的生活變得更加快捷，工作效率有了明顯提升。目前，國內(nèi)外都開始嘗試智慧檔案館的建設(shè)，以實現(xiàn)對檔案信息精準(zhǔn)的利用與開發(fā)，智慧檔案館勢必是未來檔案館發(fā)展的方向。所以，做好智慧檔案館建設(shè)理論方面的研究，有著非常重要的意義。

1 智慧檔案館的概念與特性

智慧檔案館指的是智慧管理技術(shù)應(yīng)用的檔案館。從功能的角度來看，智慧檔案館屬于數(shù)字檔案館的提升與發(fā)展，是基于智慧技術(shù)的信息化檔案館形態(tài)，在已經(jīng)擁有數(shù)字檔案館的功能基礎(chǔ)上，應(yīng)用智慧管理技術(shù)，確保其功能能夠更加智能與智慧[1]。

智慧檔案館的智慧，并非是在管理當(dāng)中擁有人類的思考、理解或者是決策的意識，而是智慧檔案館的信息系統(tǒng)能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的流程和模型，從而進行自主的感知、分析信息、記憶、識別，從而做好控制運行、評估業(yè)務(wù)、預(yù)測趨勢等一系列具體人類思維特性的行為，從而完成相應(yīng)的檔案工作任務(wù)。因為智慧檔案館本身的智慧特性，同時只能夠采取數(shù)據(jù)分析的行為，所以，在能力方面還達不到替代檔案人員的程度，所以，只能夠滿足“智慧”，而不是兼顧“智慧”與“能力”的“智能”層級。

要實現(xiàn)智慧檔案館的基本功能，首先需要對“智慧”這一特點加以關(guān)注，在全過程的檔案管理中，始終需要將智慧化這一發(fā)展目標(biāo)完全體現(xiàn)出來，從而實現(xiàn)檔案的智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧服務(wù)等功能。通過這些功能，不但有利于檔案管理效率的加快，同時也可以實現(xiàn)檔案管理的智能化。在檔案管理的整個過程之中，想要將智慧檔案館的基本功能實現(xiàn)，必須要從檔案剛進館開始直到存儲利用，全過程地建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全方位的檔案管理，這樣才能夠加快檔案智慧化管理的進程。只要能夠有效的控制檔案的全過程管理，就能在現(xiàn)有資源合理利用的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

2 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的比較

（一）先進科技

智慧檔案館和數(shù)字檔案館都屬于信息技術(shù)下的產(chǎn)物，從根本上來看，數(shù)字檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)更多是為了滿足傳統(tǒng)檔案館信息化的要求。所以，數(shù)字技術(shù)才是數(shù)字檔案館的核心。運用數(shù)字技術(shù)管理的數(shù)字化檔案資源，缺少彼此之間的聯(lián)系，對于反饋檔案管理工作的作用不大。而智慧檔案館的核心是感知技術(shù)，主要是通過自動控制技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)以及云計算等實現(xiàn)智慧化的服務(wù)和管理。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的數(shù)字技術(shù)也不能拋棄，可以成為智慧檔案館建設(shè)的前提條件和技術(shù)支撐[2]。

（二）服務(wù)為先

數(shù)字檔案館的對外服務(wù)僅僅局限于在線檢索、在線咨詢以及在線查檔等業(yè)務(wù)。在應(yīng)用的設(shè)置上，更多是基于檔案館自身來進行的，很少能夠融入公眾的實際需求。所以，基于用戶為中心的知識服務(wù)才是檔案管理工作開展的基本，這也成為智慧檔案館建設(shè)的目標(biāo)之一。為了，就需要圍繞利用者，結(jié)合云計算，開發(fā)多渠道、多平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，同時在配合上數(shù)據(jù)挖掘的運用，預(yù)測需求導(dǎo)向，做好利用者實際情況的分析，從而實現(xiàn)用戶的個性化服務(wù)；最后，值得一提的是，雖然通過運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以分析并預(yù)測用戶瀏覽記錄和IP地址等，獲取擁有價值的隱藏信息，但是就檔案工作者而言，提升信息能力和信息素養(yǎng)，才是解決服務(wù)為先的突破口。

3 對智慧檔案館未來發(fā)展的思考

（一）整合資源、便捷服務(wù)

傳統(tǒng)模式下的檔案資源服務(wù)是基于用戶主動提出需求，然后由檔案館根據(jù)用戶的需求來提供檔案資源，其服務(wù)過程中是從檔案館到用戶的單一傳遞模式，更多關(guān)注的是館藏。隨著檔案館藏之中各類數(shù)字資源占據(jù)的比例逐漸升高，用戶個性化需求也在逐漸增多，智慧檔案館需要通過數(shù)據(jù)挖掘、信息集成以及數(shù)據(jù)分析等一系列的方式，整合豐富的數(shù)字檔案資源、元數(shù)據(jù)資源以及網(wǎng)絡(luò)資源，從而提供多樣化的用戶信息服務(wù)。這種功能就是通過智慧檔案館的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)得以實現(xiàn)的，該系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)?shù)字檔案資源進行充分合理的整合，同時，對檔案系統(tǒng)內(nèi)部的不同服務(wù)平臺也能夠?qū)崿F(xiàn)相互的融合，從而打造智能化檔案數(shù)字資源獲取同服務(wù)功能之間的相互融合，最后再通過一站式的服務(wù)平臺，就能夠讓用戶獲取全方位的數(shù)字檔案資源需求。

（二）移動互聯(lián)、泛在服務(wù)

隨著移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)范圍、服務(wù)技術(shù)和服務(wù)空間都得到根本上的變革。智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)、無線寬帶網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及移動通信設(shè)備，從而為用戶提供一個檔案信息的服務(wù)環(huán)境。目前，作為覆蓋人群，使用方便的移動終端，因為其不受時空限制，使用便捷的特點，逐漸成為人們信息獲取最重要的工具，無論是在任何地點、任何時間，用戶都可以采取多種方式來發(fā)現(xiàn)信息并獲取信息。智慧檔案館的服務(wù)屬于一種無縫的、動態(tài)的、交互式的信息傳遞以及知識傳播，將智能移動終端、數(shù)字電視以及計算機作為傳播媒介，最大限度的提供用戶快捷、方便、無障礙的檔案信息服務(wù)以及資源服務(wù)[3]。

（三）知識組織、智能服務(wù)

未來的檔案館服務(wù)所面臨的問題并非是用戶增長需求和檔案信息資源的匱乏之間的矛盾，而是檔案信息資源的無序、泛濫以及存在用戶之間的選擇與獲取矛盾等一系列的問題。作為檔案館，就應(yīng)該提供更方便、更準(zhǔn)確、更人性化的服務(wù)。作為智慧檔案館，需要做好現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)以及服務(wù)系統(tǒng)的升級與完善，這樣才能夠形成新一代的檔案館服務(wù)系統(tǒng)，這一系統(tǒng)最主要的功能表現(xiàn)在：第一，全媒體資源管理能力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理主要對象是紙質(zhì)館藏，但是新系統(tǒng)的出現(xiàn)，除開紙質(zhì)館藏繼續(xù)支持之外，還將數(shù)字館藏生命周期管理納入其中，形成了電子資源的管理系統(tǒng)，從而將其進化成為統(tǒng)一的資源發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)，這樣就能夠滿足智慧檔案館的發(fā)展要求，同時還能夠為檔案業(yè)務(wù)管理以及信息服務(wù)提供資源管理的平臺。第二，全網(wǎng)域的資源挖掘能力。傳統(tǒng)模式下的檔案管理系統(tǒng)，是將檔案館的業(yè)務(wù)管理作為其出大點，更加看重流程的規(guī)范化，檔案的檢索系統(tǒng)能夠提供讀者主要的工具，而新系統(tǒng)主要是基于用戶的需求來進行設(shè)計，強調(diào)的是檔案資源的統(tǒng)一揭示以及檔案資源的挖掘能力，當(dāng)然，不僅僅是館藏資源的發(fā)現(xiàn)，更多的是對用戶需求有著直接關(guān)聯(lián)的文獻資源以及網(wǎng)絡(luò)資源的發(fā)展。第三，智慧化的服務(wù)能力。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計都是為了滿足用戶實際的需求，但是新系統(tǒng)則是通過數(shù)據(jù)技術(shù)以及RFID技術(shù)，從而實現(xiàn)對用戶需求的智能服務(wù)、自動感知，這一個系統(tǒng)會實現(xiàn)用戶需求與資源組織之間的動態(tài)關(guān)聯(lián)，從而為用戶提供一個智能化、個性化以及自動化的服務(wù)模式。

4 結(jié)語

總而言之，隨著檔案的信息化發(fā)展，智慧檔案館已經(jīng)成為必然產(chǎn)物，屬于檔案館更為高級的形態(tài)。建設(shè)智慧檔案館是一個長期而又復(fù)雜的過程，面臨著很多技術(shù)與非技術(shù)問題。當(dāng)前的智慧檔案館建設(shè)仍然缺乏理論研究和法律規(guī)范，更急需加強頂層設(shè)計和政策支持。在今后的智慧檔案館建設(shè)中，還需要以研究來配合其發(fā)展，才能夠?qū)崿F(xiàn)智慧檔案館的真正進步和健康發(fā)展。

參考文獻

[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（02）：68-70.

[2]蔡碧瑩.智慧檔案館建設(shè)探析[J].城建檔案，2016（06）：17-20.

[3]楊來青.智慧檔案館建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究與應(yīng)用[J].中國檔案，2016（07）：66-67.