病案復印流程效率優化的探討

蔡顯地

摘 要：醫院到位的病案管理工作能夠體現出它高水平的整體管理。其中病案資料復印服務作為其中的一項內容，是重要的對外服務窗口，病案資料復印服務質量的高低能夠影響醫院在社會大眾中的形象。因此，對病案復印流程的效率進行優化是非常有必要的，一方面可以提高醫院的工作質量，另一方面可以提升醫院的服務水平，更好的為患者服務，增強患者的滿意度，最大限度的發揮病案的作用。

關鍵詞：病案復印流程；效率；優化

醫院要想在激烈的競爭中站穩腳跟，就要提高醫院的醫療和服務水平，而實施精細化管理是一個有效途徑，對于醫院的病案復印工作也應該注重細節管理，以此提高服務的質量。目前，病人對病案復印的需求隨著醫療保險制度的不斷完善迅速增長，導致工作人員的工作量呈上升趨勢，急劇增加，原有的復印流程和工作模式已經不能適應新的形勢，缺點越來越明顯，矛盾和問題越來越突出，所以，科學分析當前病案復印工作中存在的問題，優化病案復印流程，使病案復印流程更加合理有效，以便于為人民大眾提供高質量的服務，促進醫院和諧、持續、健康的發展。

1 優化病案復印流程的必要性

對病案復印的流程進行優化不僅能夠減輕工作人員的工作量，讓工作人員的積極性高漲，而且在醫患矛盾的解決和不良事件的杜絕中發揮著重要的作用，能夠減少一些不必要的糾紛，使患者的滿意度進一步提升，使醫院的影響力進一步擴大，達到患者和醫院雙方共贏的目的。

1、社會對病案再利用的需求增加

病案是檔案管理不可或缺的部分，它與人們的生活關系密切，已經成為一種重要的法律依據，在醫療糾紛和交通事故的處理以及工傷鑒定等方面的作用不可替代，現階段，隨著人民大眾對病案的認識日益深刻，因此也越來越重視病案的應用價值，病案的復印率再利用率越來越高，工作人員的工作量急劇增加，所以優化病案復印流程具有現實意義。

2、對病案原件損害較多

目前病歷復印的內容越來越廣泛，其中比較多的是檢查、醫囑的復印，復印人員的范圍也隨之擴大，有保險公司、司法機關等單位行為；有病人需要轉診求醫、農村合作醫療費用報銷等個人行為，從個人到單位對病案復印的次數日益增多，所以對病案資料造成了不可避免的損害，包括機器如復印機的高熱、強光，還包括人為的因素，如人工的反復查閱，甚至出現了將原始數據丟失的嚴重后果，其次，醫院病案存儲空間明顯不足，存儲設施落后導致很多歷史病案被隨意堆放，還有大量病案受到潮濕、蟲咬的侵害，原件受到不同程度的破壞，使病案失去了利用價值。因此優化病案復印流程，對病案進行切實有效的保護，充分發揮病案應有的價值。

2 病案復印流程中存在的問題

1、宣傳不到位

由于醫院的工作千頭萬緒，所以忽略了對病案復印流程的宣傳，導致一部分患者對復印病案的相關手續不了解，復印時沒有攜帶有效的證件，造成身份審核出現麻煩，在這種情況之下，有些患者堅持認為自己的理由很充分要求復印病案，對醫院以保護病人的隱私為目的不支持復印的做法不理解，極易產生摩擦沖突，復印人員只得對其再三解釋，對其他患者來說，等候時間較長，造成時間上的浪費，引起患者的強烈不滿。其次，患者對收費不滿意。患者認為復印不應該再收取費用，還有一些患者認為復印收取的費用太高，復印時這兩方面極易引起爭議，對患者的復印造影響。

2、病案科內部工作混亂

首先，復印病案時，病案的查找耽誤時間。因為每份病案要經過很多人、很多步驟才能完成從回收到上架一系列的環節，正因為如此會出現病案號與封套不一致、病案上錯架等等失誤，給病案查找造成很大的困難，使病案查找的時間較長。其次，當遇到復印高峰時，復印的工作人員、復印設施根本不能應付局面。比如 在醫保報銷時1本病案需要復印好幾套；復印人數增多時；復印的內容紛繁復雜時，復印工作就顯得特別緊張，患者急于復印，可現有的情況又不能很好的解決患者的需求，這樣造成了患者排隊等候的時間長，在復印窗口出現擁擠混亂的場面。另外，通過給復印的病案每一頁加蓋病案科的章以此來防止偽造病案，起到證明的作用，但是在復印的病案當中有一部分是患者自己留檔，沒有其他的用途，對這部分資料可以不用蓋章證明，如果逐頁蓋章，實際上是沒有價值的工作，反而延長了患者的等候時間。

3 病案復印流程效率優化措施

1、加強復印制度的宣傳

利用醫院網站和醒目的宣傳欄、病案室內宣傳將復印病案所需要的證件和流程、復印病案的收費標準等等進行公布，讓廣大患者一目了然，為患者減少等候時間、避免不必要的糾紛提供有利的支持，醫院還可以開通病案復印的服務電話，通過電話咨詢為患者提供方便，避免患者因為手續不全來回奔波。在身份審核這一環節審核條件要放寬，方法要靈活，可以利用醫保證、駕駛證等等帶有照片的證件來代替，也可以讓患者在當地派出所開具戶籍證明材料，這些措施都有效的解決復印中出現的問題。

2、優化病案科內部工作流程：

從病案回收到上架的每一個流程都要責任到人，首先是復印前期工作的安排，對患者有效證件的核查，在此基礎上協助病人填寫相關表格，及時與病案室聯系，確認病案是否歸檔，對于歸檔病案的復印申請予以接收，對于沒有歸檔的病案對病人進行解釋，約定下一次復印的時間。這是優化復印流程的前提。其次，在查找病案這個環節，也應該由固定的人員來操作。固定人員查找病案優點在于熟悉病案排架歸檔情況，可有效縮短查找病案的時間，使工作流程更為順暢、 快捷， 減少病人等候時間。然后，把查找好的病案交給專職的復印人員，縮短復印的時間，減少差錯的發生，提高復印工作的效率。另外，患者可以提前電話或網上預約，由病案科提前復印出來后，憑借身份證來取，減少患者的等候時間。

3、提高工作人員的業務素質

通過培訓和學習提高工作人員的業務水平。因為患者對病案資料的知識了解不全面、不透徹，需要工作人員給予解答，提供幫助。復印工作人員應該根據病人的需求給予合理的建議，讓患者避免出現反復復印的情況，提高解決實際問題的能力，為解決問題找到新方法、新途徑，積極主動做好服務工作，提高服務質量。

4、借助先進的技術優化病案復印的工作

使用計算機技術建立起數字化病案應用系統，就能夠有效優化復印流程，工作人員輕輕點擊鼠標，操作電腦就能快速進行病案復印工作， 減少病人等待時間，減輕工作人員的勞動強度，大大提高工作效率。同時，病案數字化大大減少病案占用空間，優化病案工作環境，更有利于病案妥善的保管。另外，醫院應在復印設備方面加大投資，比如采購高速復印機，它復印速度快，尤其適合一次復印多份病案，減少患者排隊等候的時間。

4 小結

優化病案復印流程，不僅能夠有效的縮短病案復印的時間，而且能夠提高病案復印服務質量，提高醫院的服務水平和工作效率，為病案信息實現社會和經濟效益的最大化提供了強有力的支持，更加體現了病案復印流程優化的重要意義。

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