優化檔案管理方法 提高檔案管理質量

劉禹鵬

摘 要：檔案管理是機關事業單位日常管理工作中的重要組成部分，對整個機關事業單位行政事務有序、高效運行起到舉足輕重的作用，更是單位創新發展、科學管理以及制定今后宏觀發展規劃方案的重要保障。因此，在當前形勢下，如何對檔案管理方法進行優化創新，怎樣提高機關檔案管理工作質量顯得尤為迫切，更是我們檔案工作者值得探討和深思的課題。依據多年從事檔案管理工作的切身體會，筆者班門弄斧，想借此談談個人的一些淺見，希望能起到拋磚引玉的作用。

關鍵詞：機關單位；檔案管理；優化；創新

檔案的顯著特點是真實性、權威性和依據性，做好檔案管理工作是確保每個單位各項事務性工作開展的基本前提。結合當前我國機關事業單位檔案管理現狀來看，其在檔案管理上都還存在管理觀念落后欠缺、管理制度不規范、監管工作不到位、相關人員素質及能力偏低以及信息化建設步伐緩慢等問題。對此，通過仔細分析，查閱大量資料，提出以下改進意見：

1 與時俱進，致力轉變傳統檔案管理模式

推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全。但管理的目的在于利用，其價值的體現也在于利用如何把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，最大限度地發揮其社會效益和經濟效益，是新時期檔案管理工作者的重要任務。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”、發現價值，把對單位有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現，為推動單位發展發揮積極作用。

比如，圍繞推動文化大發展大繁榮，檔案管理要發揮自身優勢，積極提供文化資源服務，主動參與有關文化課題研究、文化項目建設、文化展覽活動、文藝作品創作以及文化產品生產等.當好先進文化建設的生力軍。曾經風靡一時的系列圖書《老照片》、創下高收視率的電視劇《闖關東》等優秀文化產品，其創作過程中都參閱了大量館藏資料，檔案部門給予了有力支持，這些成功范例為檔案工作參與文化建設提供了有效借鑒。

2 拓展思路，創新單位檔案管理服務新格局

檔案管理在服務上應由封閉型向開放型轉變，尤其要清晰地意識到新時期檔案工作的覆蓋面會更寬、受眾更廣，體現出更強的社會性、全民性和公益性。一是檔案利用不再局限于工作查考和學術研究，越來越多的普通公民為掌握信息或維護自身合法權益走進檔案館、登錄互聯網。這就要求盡快建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，這也是當前檔案工作區別于以往的重要內容。二是檔案事業只有走出神秘象牙塔，聯系于社會、根植于大眾、服務于現實，才能有廣闊的發展空間，走向真正意義上的現代化。這就要求改變目前檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，積極履行政府信息公開職責，通過規范有序地公開檔案目錄、卷宗，舉辦陳列展覽等有效形式，使社會各界與人民群眾更多地了解、利用檔案資源。三是要優化檔案服務措施，方便人們查閱利用。這就要求做好與群眾關系密切的民生檔案以及社會文化檔案等工作，及時公開有關信息，使檔案工作更加貼近群眾、便民利民。四是要改進服務方式，探索發展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式。

3 多措并舉，提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理工作枯燥、繁瑣，因此在大多數人的認知中，檔案管理工作不僅負擔重，且沒有前途。特別是在一些公立機關單位中，檔案管理工作者晉升空間則不大，且晉升難度相對較高。因此很多機關單位檔案管理人員都多半為實習人員，或者臨時聘用人員，在編制內的正式職工則相對較少。正因如此，當前大多數機關單位檔案管理人員都存在學歷低、工作經驗少、專業技能欠缺等問題，所以機關單位檔案管理的優化還需進一步提高管理人員專業技能和綜合素質[3]。

基于此，一是機關單位要重視對現有檔案管理人員專業知識的培訓，鼓勵其加強繼續教育，定期對其展開培訓，并且注重培訓工作的針對性，結合管理人員自身實際情況制定專業性強、針對性強以及可行度高的培訓計劃。二是結合員工結構情況，為檔案管理人員創設繼續教育條件，不僅要重視提高其專業知識水平，更要重視檔案管理人員綜合素質的提升。三是引入具有信息化技術知識背景的檔案管理人員，提高機關事業單位檔案管理人員政策待遇、生活待遇，優化檔案工作環境，用相對優厚的條件吸引人才、留住人才，全面提高管理人員綜合素質。四是作為檔案管理工作者，其新形象就是知識領域工作者的高修養、高情操以及檔案服務部門應有的氣質與風范。理想當中的形象并非是一朝一夕的事情，作為檔案工作者就應該不斷的陶冶情操，通過博學和良好的職業道德素質來贏得社會公眾的敬重，這樣才能夠充分發揮好檔案的利用功能以及社會功能。五是為滿足檔案發展的需求，檔案管理工作者必須拓寬自身的知識面，以時不我待的精神學習新的技能，掌握相關領域知識，不斷創新管理理念，從具體的管理、服務和制度等多個方面去努力，以期適應檔案學科最新的發展動態。

4 崇尚科技，加強現代信息技術使用

以往機關事業單位檔案多為紙制檔案，在管理上也通常都是采用手動管理，不僅需要占據大量空間位置，檔案還極易受潮、損壞，不利于的保存和二次利用，使得機關事業單位檔案管理工作質量和效率始終難以提升，因此機關事業單位必須加強檔案管理的現代化建設。一是提高檔案管理的信息化程度，借助先進科技方法建立電子檔案，利用視頻、文字、條碼及射頻技術對機關單位檔案進行備份。二是創新機關事業單位檔案管理技術優點是方便、辯解，不僅能夠借助服務器直接進行檔案收集、歸類、儲存，且檔案不易受環境影響，更利于檔案的保存。三是借助信息技術進行檔案管理還有利于檔案的二次利用，為檔案利用者提供更優質服務。四是借助現代科技手段可以進行檔案建檔、識別、輸入、輸出、存儲及檔案總結分析等，讓檔案管理人員從傳統繁瑣檔案工作中解脫出來，大大提高檔案管理工作效率，從而騰出更多時間為單位、甚至為社會提供優質高效的服務，真正使檔案信息資源共享工作落在實處。

5 結語

簡言之，機關事業單位檔案管理是一項長期的、任重而道遠的工作，單位領導，尤其是單位具體分管領導必須高度重視，切實認識到檔案管理對單位發展的重要意義，積極引導檔案管理人員樹立工作信心，擺正位置，全身心做好崗位工作，同時要有的放矢組織協調相關部門、檔案工作者適時對檔案管理的方法進行優化更新，保證檔案管理工作的健康開展，促使檔案信息資源充分發揮出應有作用，進而促進單位各項工作的全面發展。

參考文獻

[1]李金苓.淺談如何做好機關文書檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2016，（02）：94.

[2]袁淑儀.對新形勢下機關檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016，（09）：70-71.

[3]潘影.機關檔案管理工作中存在的問題及對策探究[J].黑龍江檔案，2016，（03）：101.