“大數據”背景下高校檔案工作的轉變

趙曉莉

[摘要]大數據具有信息量豐富、資源類別多樣、資源整合大、處理速度快等特點。本文基于大數據背景下高校檔案工作存在的問題，提出相關的思考，轉變檔案工作理念，提升信息服務意識；加強檔案信息整合，提升信息收集能力；借助現代技術支撐，強化信息服務能力；優化檔案安全措施，加強信息安全管理等，以實現高校檔案工作的新轉變。

[關鍵詞]大數據 高校 檔案 轉變

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）22-0100-02

“大數據”是現代科學技術發展的產物，被快速地應用于諸多行業，并且得到人們的普遍認同，它推動了大數據時代的快速到來。高校檔案管理工作必須適應大數據時代的要求，根據大數據時代高校檔案工作的新特點，采取有效措施，實現高校檔案工作的新轉變，以更好地發揮高校檔案信息資源價值。

一、大數據及其特點概述

（一）大數據提出及發展

2011年麥肯錫首次提出大數據的概念，在《大數據：創新、競爭和生產力下的一個前沿領域》一文中并提出了自己對大數據的認識，他認為大數據已經實現了多個領域的滲透，并對各個領域產生了深刻的影響。此后，在美國政府的推動下，《大數據研究和發展倡議》一文出現在公眾面前，掀起大數據熱潮，人們對大數據的認識逐步深入化、普及化。

（二）大數據特點

隨著大數據概念的提出，人們對大數據的特點進行了廣泛的研究，綜合人們既有的研究成果，大數據主要表現為以下幾個特點：信息量極其豐富，從大數據時代的信息單位可以看出，從TB到P再到ZB級，這種增長趨勢并沒有出現停滯的跡象；信息資源類別多樣化，大數據時代，信息資源類別從傳統的相對單一的圖文類型向多樣化轉變，涵蓋音視頻、網頁資源信息、位置信息等，幾乎涵蓋了所有的類型；信息資源整合大，隨著信息資源的日益豐富，人們獲取信息的難度增大，但通過整合獲取的信息價值得到大幅度提升；處理速度得到快速提升，處理速度得到了秒級時效。

二、高校檔案信息服務提升必要性

（一）高校檔案信息服務提升是順應大數據時代必然需求

大數據時代，數據信息量龐大，數據信息類型豐富，數據信息的密度卻相對偏低，信息處理速度快。大數據時代的這些特點，迫切需要高校檔案信息服務做出相應的調整，采取有效的措施實現自身的新發展與提升，否則就難以順應大數據時代的發展要求，難以發揮高校檔案信息資源的價值。

（二）高校檔案信息服務提升是數據信息服務的時代需求

大數據時代，人們的信息獲取觀念產生了重大轉變，社會需要信息供體轉變信息供給方式，樹立“數據為主”的信息服務觀念。高校傳統的檔案信息服務顯然已經難以適應社會以“數據為主”信息服務理念，必須基于社會檔案信息服務需要，建立新型的檔案信息服務模式，順應信息時代的需求。

（三）高校檔案信息服務提升是促進自我發展的內在要求

大數據時代，信息量巨大，資源類型豐富，高校檔案信息服務面臨著新的發展形勢。高校檔案信息傳統服務已經表現出一定的滯后性，服務面不廣，服務缺乏靈活性、便捷性，大大制約了大數據時代高校檔案事業的進一步發展。高校檔案管理工作只有進一步提升檔案信息服務水平，才能實現由內而外的發展，提升檔案管理工作影響力。

三、大數據背景下高校檔案工作存在的問題

（一）檔案工作理念滯后

大數據是一個全新的概念，大數據時代背景下，高校檔案管理工作首先面臨著一個思想理念滯后的問題。高校檔案管理工作的傳統思想理念已經難以適應時代發展需要，必須從傳統思想中轉變出來，基于大數據時代高校檔案管理工作的新特點，擺脫慣性思維的影響與束縛，實現高校檔案管理工作理念的新發展與新突破，以適應大數據時代高校檔案管理工作需要。

（二）檔案信息供給力弱

大數據時代一個顯著的特點是信息數據資源豐富，這就要求高校檔案管理工作能夠具有較強的信息供給能力。目前高校檔案信息管理系統存儲與分析能力明顯不足，突出地表現在檢索效率低，高校檔案信息不僅查全率效率不高，查準率也明顯不高；信息分析能力也是一個突出問題，檔案利用形式傳統，基于信息分析與加工的新型信息供給能力有待提升。高校檔案工作迫切需要進一步提升供給與服務能力，才能滿足大數據時代的要求。

（三）檔案服務方式單一

高校傳統檔案服務方式比較單一，主要以封閉式服務為主，服務消極現象嚴重，缺乏主動性。服務方式的單一化使高校檔案工作陷入了“重視信息保管、淡化信息利用”的模式，高校檔案管理內容單一，主要以文書的形式存在，造成館藏資源的單調化，服務對象狹隘，主要服務于高校黨政行政機關；檔案資源的獲取，需要實地借閱，而且審批程序復雜。高校檔案服務方式的單一化，大大制約了檔案工作效能提升，成為大數據時代制約高校檔案工作的重要因素之一。

（四）檔案信息安全隱患

大數據對高校檔案提出了新的要求，要求構建開放性的資源服務模式，推動檔案資源的共享。在檔案信息資源開放與共享的同時，帶來一個突出的問題，那就是檔案信息資源的安全性問題。目前基于檔案信息安全措施難以提供有效保障，盡管高校相繼開展檔案信息化建設，但是缺乏宏觀設計，導致建設標準不統一，信息化程度不高，相應的法律法規也相對滯后，明顯滯后于大數據時代高校檔案工作安全需求。

四、“大數據”背景下高校檔案工作的轉變

（一）轉變檔案工作理念，提升信息服務意識

大數據背景下，高校檔案管理工作要進一步解放思想，樹立服務理念，以更好地發揮高校檔案管理資源價值。

1.樹立開放型服務理念

大數據時代要求實現信息資源的共享，這就需要高校檔案管理工作，根據高校檔案工作定位，做好檔案信息資源的歸類與整理，樹立開放性服務理念，走出傳統的思想束縛，使檔案工作更好地服務于師生，推動高校之間檔案資源的共享與互動，實現高校檔案信息資源最大化效能。

2.樹立個性化服務思想

大數據時代背景下，信息資源以爆炸的方式噴涌，這就需要高校檔案工作樹立個性化服務思想，進一步提升服務意識。大數據時代，信息數量巨大，提升了用戶信息獲取的難度，高校要通過個細化服務，進一步提升高校檔案資源供給的針對性，滿足用戶個性化信息需求。

（二）加強檔案信息整合，提升信息收集能力

高校檔案工作的一個重點是提升信息收集能力，這是發揮檔案信息資源價值的前提與基礎。大數據背景下，高校必須將信息整合作為一項重要工作，不能優化與提升檔案信息收集能力。

1.既有信息資源建設

高校檔案工作要進一步強化既有檔案信息資源的歸檔，根據大數據時代要求，推動檔案資源建設的信息化水平，完成傳統紙質檔案資源的電子化歸檔。電子歸檔過程中必須強化標準意識，質量意識，從而能夠有效實現檔案資源的共享，同時要確保檔案數據信息的信度，確保電子檔案的真實性。

2.新型信息資源整合

高校的快速發展，也產生了大量的新型檔案信息資源。高校要加強新型信息資源收集，提升信息資源采集的廣度與深度，尤其是要突破檔案資源以“行政檔案資源”為主的檔案資源采集思路，融入人物、文化、科研、歷史等豐富的檔案信息資源，還要關注媒體檔案信息資源建設，以更好地提升檔案信息收集能力。

（三）借助現代技術支撐，強化信息服務能力

大數據時代是技術滋生下的產物，因此高校檔案工作要強化信息服務能力，必須借助現代技術手段為支撐，實現檔案信息資源的增值與服務能力升級。

1.規范的數字化處理

大數據背景下，高校檔案工作必須借助現代科學技術手段，實現規范的檔案資源數字化處理。新時期，高校檔案工作必須將檔案信息資源的數字化處理作為首要任務，對所有檔案完成數字化加工，提升檔案資源數字化加工的技術含量，為檔案信息資源共享奠定堅實基礎。

2.升級信息管理系統

高校檔案信息資源的價值提升需要一套與之相適應的信息管理系統，高校必須基于大數據時代的要求，對既有的信息管理系統進行優化升級，構建基于大數據時代的檔案管理系統，確保信息系統的存儲、分析能力，并且是信息管理系統具有相對的可擴展性，以確保高校檔案工作的可持續發展。

（四）優化安全措施，加強信息安全管理

安全是高校檔案工作要解決的一個重要問題，高校必須優化安全措施，加強檔案信息安全管理。

1.提升安全技術

高校要發揮技術優勢，用先進的技術構筑起第一道安全防線。高校要充分利用先進的信息安全技術，以安全及時為支撐，提升信息系統的安全防控能力，通過先進的監控技術、密碼技術、信息過濾技術等，從技術層面嚴防安全漏洞。

2.強化制度建設

高校檔案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大數據時代安全問題，加快安全制度建設，力求全方位地規范人們的行為，將因人為因素造成的安全危害降低到最低程度，確保高校檔案工作能夠做到有章可循，有制度可依。

總之，高校檔案工作轉變不僅是大數據時代的要求，也是自身發展的必然要求。高校檔案工作必須基于大數據時代特點與要求，進一步提升工作主動性，使檔案工作更好地發揮自身價值，促進高校更好、更好發展。

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責任編輯：張麗