事業(yè)單位檔案管理的改革路徑探究

朱莉

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作與事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有非常直接的關(guān)聯(lián)性，因此在當(dāng)下社會經(jīng)濟不斷發(fā)展、普通民眾的生活方式、服務(wù)要求不斷發(fā)生變革的情況下，事業(yè)單位更應(yīng)該做好檔案的創(chuàng)新與改革工作，使其成為實現(xiàn)發(fā)展的助推力量。本文以“事業(yè)單位檔案管理的改革”為主要研究對象，首先闡釋了事業(yè)單位檔案管理改革的意義所在，然后說明了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理所呈現(xiàn)出的現(xiàn)狀，最后從人才建設(shè)、信息化平臺、服務(wù)能力以及管理模式四個方面提出了具體的改革建議與措施。望本文的論述，能為當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作提出真正意義上便于其工作開展的方法與措施，進而推動其進一步發(fā)展和進步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；改革創(chuàng)新

事業(yè)單位雖不屬于政府機構(gòu)，但是作為我國所獨有的單位其檔案管理有著一套鮮明的特點和管理模式。隨著當(dāng)前信息時代、科技時代以及人文時代的到來，事業(yè)單位需要基于自身的發(fā)展和工作展開情況，有效地對檔案管理工作進行改革，以此來突破傳統(tǒng)管理方法對于單位發(fā)展所產(chǎn)生的瓶頸與制約。

1 事業(yè)單位檔案管理改革的意義

事業(yè)單位的檔案管理工作是其日常工作內(nèi)容中的重要組成部分，鑒于當(dāng)前社會信息化和科技化的浪潮，席卷了各個產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域，不僅改變了社會民眾傳統(tǒng)的思維方式、工作習(xí)慣，也迫使越來越多的產(chǎn)業(yè)以及事業(yè)領(lǐng)域開始思考自身能夠展開變革、邁向現(xiàn)代化的可能性，可以說，對其進行改革正是順應(yīng)時代發(fā)展、與時俱進的必然選擇。

首先，加強對事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，必然要隨之加強廣大工作人員的業(yè)務(wù)能力、工作技能以及面向信息化、科技化以及數(shù)據(jù)化的電子信息培養(yǎng)。這些內(nèi)容不僅是檔案管理改革的必經(jīng)之路，同時經(jīng)過特訓(xùn)的工作人員也將成為事業(yè)單位發(fā)展所必須的人才，在日后的工作當(dāng)中充分發(fā)揮和實現(xiàn)個人價值。

其次，事業(yè)單位的檔案管理改革必然意味著引入現(xiàn)代化的管理方法與設(shè)備渠道，必然會基于當(dāng)今社會經(jīng)濟與科技快速發(fā)展所引發(fā)的人們思維和生活習(xí)慣的變化，而引入網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)化平臺。這意味著檔案管理可以走向數(shù)據(jù)化的發(fā)展方向，這不僅能夠提升管理工作的精準(zhǔn)度，提升工作效率和工作質(zhì)量，也能間接提升整體工作的科學(xué)化水平。

再次，檔案管理改革一旦開始，就意味著從事改革的工作人員和要求啟動改革的管理層，必然已經(jīng)對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中的現(xiàn)狀與問題有了清晰的認(rèn)知。而其后所進行的改革、策略的變更、操作方法的創(chuàng)新，以及對于設(shè)備的補給、工作人員的匹配必然都是在基于現(xiàn)狀和問題的基礎(chǔ)上所進行的有針對性的改革，這樣更會促使其一切工作的開展和對方向的把握，更加具有理論性和目的性，不會因為其它因素所干擾。

2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題

簡單來說，所謂的檔案管理就是對實體檔案或信息檔案進行管理，并提供與之相關(guān)的各類型服務(wù)的工作總稱。從其工作流程來說主要包括收集、整理、價值堅定、保管、編目和歸檔、檢索與研究。對于廣大管理者而言，其每天所從事的正是將混亂無序的檔案資料、將分散質(zhì)雜的內(nèi)容進行統(tǒng)一的整合，是其按照統(tǒng)一的管理要求進行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。

首先，事業(yè)單位投入檔案管理工作的各項資源有著根本性的欠缺。這里所謂的資源不單指為實現(xiàn)信息技術(shù)以及現(xiàn)代化科技的各種計算機、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施，也包括與檔案管理工作息息相關(guān)的工作人員。這兩方面資源的匱乏導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作在質(zhì)量、效率以及專業(yè)性方面都呈現(xiàn)出明顯的缺陷，甚至在工作當(dāng)中出現(xiàn)和偏差，最終不僅將影響到檔案的使用，還會為整個單位的發(fā)展帶來不利的影響。

其次，事業(yè)單位的檔案利用率低。據(jù)有關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國大部分事業(yè)單位對于檔案管理過程中的調(diào)查、收集、歸檔工作尤其重視，但是對于檔案資源的開發(fā)與使用則不以為然。對此，筆者認(rèn)為檔案只有被利用才能真正凸顯出其價值所在，否則那將變成毫無用處的展品，難以實現(xiàn)真正意義上的價值。

再次，檔案管理工作未形成明確的管理制度，或者在實際操作中執(zhí)行率低。這就導(dǎo)致事業(yè)單位在真正展開檔案管理工作的過程當(dāng)中，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露，不僅嚴(yán)重影響到管理工作本身的質(zhì)量，甚至?xí)樯婕暗綑n案的個人、項目甚至是單位帶來嚴(yán)重的損失。

3 事業(yè)單位檔案管理改革的路徑

（一）加強人才建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理歸根到底也要依托各類工作行為來完成，因此在數(shù)字化、信息化時代接踵而至的今天，從事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合事業(yè)單位檔案管理工作以及其它各項事宜發(fā)展所需。

首先，事業(yè)單位需要建立全面而細(xì)致的人才培訓(xùn)制度，要根據(jù)其具體落實情況，做出一定的調(diào)整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進制度，將檔案管理專業(yè)、或擁有高級檔案管理職稱的人才納入單位，儲備人才資源。

（二）構(gòu)建信息化平臺

事業(yè)單位自身的建設(shè)與發(fā)展離不開社會經(jīng)濟與局勢的大環(huán)境，因此當(dāng)外在環(huán)境所構(gòu)建的信息技術(shù)發(fā)展愈發(fā)迅速，各類先進的管理手段與技術(shù)不斷作用于日常生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的工作時，越來越多的事業(yè)單位也開始想要將信息技術(shù)手段作用于檔案管理過程當(dāng)中以實現(xiàn)管理的快捷和高效，而這也就是構(gòu)建信息化平臺的重要途徑與最終發(fā)展目標(biāo)。

首先，事業(yè)單位需要基于自身的發(fā)展實際，引入與其發(fā)展?fàn)顟B(tài)相適宜的檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備；其次，依托網(wǎng)絡(luò)平臺，在保障單位信息安全的情況下，向網(wǎng)絡(luò)汲取或提供有效的信息資源，實現(xiàn)優(yōu)勢共享。

（三）拓展檔案服務(wù)能力

據(jù)有關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，目前我國企業(yè)事業(yè)單位，或其它專項進行檔案查詢和服務(wù)的機構(gòu)，對檔案的使用方式大多以收集和存儲為主，真正意義上實現(xiàn)對其內(nèi)在加之開發(fā)和使用的卻不多，檔案利用率低已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象。越來越多的信息內(nèi)容從歸檔的那一刻起，便成為“死檔”，陷入永無止境的“休眠”進程中，而這恰恰是一種極不利于檔案管理工作長期發(fā)展以及價值生成的行為。

要改變這一現(xiàn)狀，首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層要從根源上重視檔案管理工作重的各個環(huán)節(jié)；其次，要在其固有展開檔案服務(wù)功能和業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)之上，拓展其服務(wù)職能，比如利用單位內(nèi)部的局域網(wǎng)，實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的檢索和利用功能；再比如依托單位的對外網(wǎng)站或其它網(wǎng)絡(luò)終端、自媒體平臺燈，實現(xiàn)對外可借閱檔案的線上查詢和在線服務(wù)功能，在實現(xiàn)檔案管理和利用信息化的同時，提升其使用效率和效果。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式

要想實現(xiàn)事業(yè)單位對檔案管理的徹底變革，更需要在基于保障日常工作質(zhì)量與效率的前提條件下，實現(xiàn)對檔案管理模式的創(chuàng)新。

首先，結(jié)合事業(yè)單位自身的工作特點及業(yè)務(wù)經(jīng)營屬性，構(gòu)建與之發(fā)展相適宜的管理體系，既要明確其管理過程中各個環(huán)節(jié)所要承擔(dān)的工作職責(zé)與內(nèi)容，還要對所有參與檔案管理工作的人員進行權(quán)責(zé)上的規(guī)范與劃分。其次，在秉承“約束的地位平等”這一原則下，對檔案管理制度進行創(chuàng)新。換言之，在事業(yè)單位檔案管理進程當(dāng)中，不僅要約束和規(guī)范檔案管理工作人員的行為，也要對領(lǐng)導(dǎo)權(quán)責(zé)進行明確規(guī)范和要求，以此來實現(xiàn)檔案管理工作整體的獨立性。再次，要明確賞罰制度，將檔案管理工作成果以績效形式納入到管理人員的考核績效之中，以此產(chǎn)生激勵與督促作用。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前社會事業(yè)單位要想實現(xiàn)真正意義上的檔案改革，就必須正視其在以往發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出來的缺點和弊端，通過加強人才建設(shè)、構(gòu)建信息化平臺、拓展檔案服務(wù)能力和創(chuàng)新檔案管理模式來實現(xiàn)對于其發(fā)展模式和管理方法的創(chuàng)新。只有這樣才能讓事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生輔助事業(yè)單位日常工作與經(jīng)營的推動性作用，更好地服務(wù)社會與大眾。

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