網(wǎng)絡(luò)背景下的高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及策略分析

劉春意

（安陽師范學(xué)院 檔案館，河南 安陽 455000）

網(wǎng)絡(luò)背景下的高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及策略分析

劉春意

（安陽師范學(xué)院 檔案館，河南 安陽 455000）

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景下，已經(jīng)有越來越多的高等院校紛紛開展了信息化的檔案管理與建設(shè)，但在此過程中依舊存在較多問題。文章首先對這些現(xiàn)狀問題進(jìn)行詳細(xì)地分析，然后提出相應(yīng)的策略，以期為廣大高校檔案工作人員提供客觀參考。

網(wǎng)絡(luò)背景；高校；信息化；檔案建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)背景下高等學(xué)校開展信息化的檔案建設(shè)，是借助計(jì)算機(jī)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化技術(shù)建立起信息化的檔案管理，全面提升高校檔案管理水平。高校在實(shí)際開展信息化檔案管理的過程中，需要積極借助更多先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來收集、整理以及開發(fā)處理高等院校的檔案資源與相關(guān)信息，使其實(shí)現(xiàn)共享與有效應(yīng)用的目標(biāo)。開展信息化的高校檔案建設(shè)過程中不僅要積極推廣各類網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且還要充分開發(fā)應(yīng)用高校的檔案信息資源。

1 高等院校信息化的檔案建設(shè)現(xiàn)狀分析

（1）管理者綜合素質(zhì)低，難以滿足信息化的檔案建設(shè)要求。高等院校開展信息化的檔案資源管理，要求管理者務(wù)必熟練操作計(jì)算機(jī)，使用相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及各種檔案檔管的軟件，學(xué)會發(fā)掘更多檔案管信息的價(jià)值等。但從實(shí)際現(xiàn)狀來看，管理者的綜合素質(zhì)偏低，大多數(shù)高校檔案部門的管理者往往是一些退休教師，或者在職教師的家屬等，導(dǎo)致高等學(xué)院檔案部門的管理者缺乏專業(yè)的管理素質(zhì)，而部分管理者甚至文化水平偏低，根本無法應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)激素與信息軟件進(jìn)行辦公，僅僅只是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展工作，難以提高檔案管理的效果，更不用說展開信息化的建設(shè)。

（2）高等院校信息化的檔案資源不集中，資源分散問題嚴(yán)重。高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案信息建設(shè)的力度也越來越大，學(xué)校的各級部門紛紛采取信息化系統(tǒng)辦公，例如教務(wù)處學(xué)籍管理以及成績管理、財(cái)務(wù)管理等系統(tǒng)，均屬于可以直接生產(chǎn)數(shù)字化的檔案系統(tǒng)。但由于學(xué)校信息資源較為分散，并且各級部門之間沒有統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)時(shí)間等，使得高等院校的各部門軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等缺乏統(tǒng)一，導(dǎo)致信息資源不集中，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致各部門實(shí)際工作當(dāng)中數(shù)據(jù)成本大，服務(wù)難度增加。

（3）缺乏規(guī)范的信息化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。目前，許多高等學(xué)校在開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，其相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)比較復(fù)雜，缺乏明確且規(guī)范的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加之各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)依舊處于迅猛發(fā)展的狀態(tài)，使得信息化的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范十分落后。所以，在實(shí)際開展建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)積極做到規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，擴(kuò)大其兼容性，明確建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)高校信息化的檔案建設(shè)得以規(guī)范進(jìn)行。

2 高等院校開展信息化的檔案建設(shè)策略分析

2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)人才建設(shè)團(tuán)隊(duì)

（1）更新理念并積極應(yīng)用信息化人才。高校在開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，不但要做好檔案管理的建設(shè)，同時(shí)也要做好信息化的建設(shè)，這就要求高校應(yīng)當(dāng)應(yīng)用更多專業(yè)的檔案建設(shè)人才，選擇一些具備信息技術(shù)的人才作為檔案建設(shè)人員。高校可以提高檔案工作人員的招聘要求，規(guī)定必須選擇網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)畢業(yè)者，或者在初期開展信息化的檔案建設(shè)時(shí)可以積極選擇外包公司來解決技術(shù)問題，等到建設(shè)逐步完善之后則及時(shí)應(yīng)用專業(yè)人才，來對檔案的信息化管理系統(tǒng)以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)實(shí)施改進(jìn)與維護(hù)。

（2）強(qiáng)化檔案人員的綜合培訓(xùn)。高校應(yīng)當(dāng)對檔案部門的個(gè)人員加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，可以積極開展專題講座講壇、繼續(xù)教育以及業(yè)務(wù)研討等方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容可以從以下兩點(diǎn)著手進(jìn)行。第一，強(qiáng)化培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，由專業(yè)的培訓(xùn)人員對高校檔案部門的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了管理軟件的應(yīng)用、計(jì)算機(jī)的日常操作以及數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、圖像的處理等等，同時(shí)更新檔案人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)；第二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過對檔案部門人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)通過相關(guān)考核后發(fā)放管理證，要求在開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，所有工作人員務(wù)必持證工作，不斷學(xué)習(xí)一些關(guān)于檔案建設(shè)的理論知識，全面提高高校檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。最后，還需要制定科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制和業(yè)績考核制度，并嚴(yán)格實(shí)施，推動檔案建設(shè)質(zhì)量不斷提高，以此吸引更多的人才。

2.2 將信息資源作為高等院校檔案建設(shè)的重點(diǎn)

（1）對現(xiàn)有的檔案實(shí)施數(shù)字化建設(shè)。在高校開展信息化的檔案建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)積極將各類傳統(tǒng)載體的檔案資源，如館藏檔案資源等，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對存儲資源，同網(wǎng)絡(luò)的互相連接并借助計(jì)算機(jī)管理，創(chuàng)建一個(gè)信息庫以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共同應(yīng)用。這種數(shù)字化的檔案建設(shè)包括了內(nèi)容與目錄，其中內(nèi)容的數(shù)字化就是把大量館藏檔案實(shí)施數(shù)字化的處理后，將檔案的圖紙、文件以及照片等實(shí)施掃描后形成視屏資料等，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)換。對磁帶等聲音、影像資料進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換，對實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)碼拍攝等屬于對檔案內(nèi)容的數(shù)字化。而目錄的數(shù)字化就是對檔案目錄建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，并在其中例如檔案的類別、主題以及形成等信息，最后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔保存與管理。

（2）對高校檔案的信息資源實(shí)施整合。在建立數(shù)字化的檔案資源管理體系下，高校的安全管理部門有必要將學(xué)校各級部門之間的資源進(jìn)行有機(jī)整合，在保持其相對獨(dú)立性的條件下，實(shí)現(xiàn)各部門之間資源共通。并且實(shí)施一套統(tǒng)一的信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以保障各級部門之間能夠和檔案管理部門實(shí)現(xiàn)信息化對接達(dá)到信息同步歸檔的效果。

2.3 規(guī)范高等院校信息化的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

首先，高校的檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)具備標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可以針對信息化軟硬件的設(shè)施以及數(shù)據(jù)采集加、建設(shè)數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)備份，制定一套規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以其知道信息化建設(shè)的實(shí)施過程且保障信息資源的共享。其次，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要統(tǒng)一，以其作為促進(jìn)高校現(xiàn)代化檔案建設(shè)工作的指導(dǎo)，并且將責(zé)任落到實(shí)處，規(guī)定工作人員的職責(zé)范圍。最后，信息化的檔案成果運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)主要用于解決建設(shè)過程當(dāng)中所遇見的問題，其規(guī)范涉及了信息資源的公開檢索、數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊取?/p>

2.4 建立并健全信息化檔案建設(shè)的安全體系

建立嚴(yán)格的信息保密制度：檔案管理者應(yīng)當(dāng)按照檔案的密級制度來建立一套嚴(yán)格的信息保密制度。建立信息數(shù)據(jù)的安全制度：積極對高校的每份檔案都建立起安全制度，通過積極應(yīng)用數(shù)字化與傳統(tǒng)載體共同存在的方式，來對檔案信息進(jìn)行異地備份以及數(shù)字化多重備份等，通過嚴(yán)格運(yùn)用密鑰以提高權(quán)限管理效果，保障信息的安全。對高校信息化檔案建立一個(gè)應(yīng)急預(yù)案機(jī)制：制定該機(jī)制有助于高校檔案管理者在識別相關(guān)安全問題之后，及時(shí)啟動預(yù)案機(jī)制并采取有效應(yīng)急措施來解決安全問題，使檔案信息管理系統(tǒng)能夠在極短的時(shí)間內(nèi)得到回復(fù)，保障信息新安全。

3 結(jié)語

綜上，高校開展信息化的檔案建設(shè)并非一朝一夕就能完成，需要長時(shí)間的堅(jiān)持并且不斷完善相關(guān)系統(tǒng)工作，針對目前信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題，及時(shí)找到對應(yīng)策略，及時(shí)解決問題，充分提升檔案建設(shè)效率。

［1］沈?yàn)t.淺析高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及應(yīng)用策略［J］.教育教學(xué)論壇，2013，（47）：140-141.

［2］譚春霞.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究［J］.科技資訊，2015，（11）：144.

［3］羅珊.高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及策略研究［J］.蘭臺世界，2016，（21）：45-47.

Analysis on the Present Situation and Strategy of College Archives Informatization Construction under the Background of Network

LIU Chun-yi

（Archives of Anyang Normal University，Anyang，Henan 455000，China）

In the context of the network information era，more and more colleges and universities have carried out the management and construction of information files，but there are still many problems in the process.Firstly，this paper makes a detailed analysis of these problems，and then puts forward the corresponding strategies，in order to provide an objective reference for the college archives staff.

network background；colleges and universities；informatization；archives construction

G647.24

A

2095-980X（2017）01-0200-02

2016-12-11

河南省檔案局科技項(xiàng)目（2016-R-26）。

劉春意（1981-），女，湖南隆回人，助理館員，主要從事檔案管理工作與研究工作。