物資集采系統在水運工程施工企業中的應用

尹潔

摘要：物資集中采購是建筑施工企業物資采購模式的重大變革，隨著信息技術的推廣，運用物資集采系統加強物資采購管理，已經成為企業提高采購效率，節約采購成本的一項重要措施。信息化平臺及時、高效的信息交換方式，使物資采購的集中統一管理成為可能。筆者在本文中對物資集采系統在水運施工企業中的應用進行了介紹。

關鍵詞：物資集采系統；施工企業；應用

中圖分類號：TU221 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）003-0-02

市場經濟條件下，采購管理一直是企業價值鏈管理的核心環節，控制采購成本已經成為企業盈利的重要手段之一。為實現高效率、高質量、低成本采購，國內外許多大型企業都采取了集中采購的管理模式，同時將信息技術運用到集中采購管理，建立企業集中采購管理系統，通過系統的有效運行對采購環節進行有效的控制和管理，促進企業管理水平提升，從而達到降低成本增加效益的目的，集中采購已成為現代企業采購管理的一個普遍模式。

一、集中采購與集中采購系統

采購是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。集中采購是指在同一企業或同一企業集團內部的采購管理集中化趨勢，即通過對同一類材料進行集中化采購來降低采購成本。

由于集中采購數量多、金額大，環節比較復雜，需要有規范嚴謹的工作流程和便捷高效的信息化平臺做支撐，這樣集中采購系統（亦稱電子化采購平臺）便應運而生，其科學的流程設計能有效提高采購過程的規范化，信息化平臺能夠為采購全流程提供必要的信息支持，使供應商的信息及與采購相關的歷史數據能夠及時方便的獲取。

二、物資集中采購的優勢

1.集中采購是控制成本增加效益的有力措施

企業的集中采購，一般是由企業負責物資管理的部門組織進行的，該部門將企業內所有子公司提報的采購計劃匯總后統一進行采購。通過這種方式可以匯總企業內子公司的物資需求，同品類物資的采購量增大，會使企業在與供應商的談判時，具有更強的議價能力，實現規模效益。同時，可以控制訂貨節奏，減少交易次數，節約交易費用，從而降低采購成本，增加企業效益。

2.集中采購是促進采購管理向供應鏈管理轉型的關鍵環節

供應鏈管理是一種新的管理理念，其優勢在于用集中化、系統化的思路統籌整個供應鏈上的各個功能，強調對供應鏈的物資流、信息流、資金流加以集成，實現供應鏈整體效益的最大化。從供應鏈的角度看，實施集中采購有利于加強對供應商管理。通過集中采購，企業能夠與實力強、信譽好的供應商保持長期、穩定合作關系，建立起優良而穩定的供應渠道，確保物資供應質優價廉。

3.集中采購有利于降低采購風險

通過集中采購，企業能夠動態的把握市場供需的態勢和價格走勢，從而實現正確決策和快速調整，有效的監控采購資金流動，進行動態分析，增強抗風險能力。

4.集中采購有利于杜絕采購過程中的腐敗現象

通過集中采購，實現統一監管，能夠克服分散采購中的不規范操作行為。在企業內部形成公平、公開、公正的采購環境，避免權力和個人意志的干擾，實現采購業務的決策民主、操作公開、過程設控、永久追溯，杜絕采購過程中腐敗現象的發生。

三、物資集采系統的應用

水運工程施工企業施工地域廣、工程項目多且較為分散，傳統的物資采購模式要實現整個企業內部物資管理的統一管控難度較大，這就需要利用信息化手段，建立符合生產經營實際的集中采購管理系統，運用該系統實現對物資采購的集中、統一、有效的管理。

物資集采系統主要分為物資采購管理、供應商管理、合同管理、專家管理四大模塊。

1.物資采購管理模塊

物資采購管理可分為采購計劃管理、方案管理和尋源管理三個子模塊。施工項目部物資管理人員負責采購計劃和采購方案的編制工作，依據系統流程逐級進行上報審批，已審批通過并生效的采購計劃與采購方案涉及同種物資，可自動生成計劃和方案之間的關聯，從而實現計劃與方案的一一對應。項目部物資管理人員通過物資采購計劃查詢功能可以查詢到計劃的執行情況。而通過集采系統，企業物資管理部門的人員可以對采購計劃進行匯總，實現集中管理；并通過采購計劃管理，全面掌握采購計劃的進展情況，實現對采購計劃執行進程的監管。

依據審批通過的采購計劃和采購方案進入下一步流程——采購尋源管理，對物資采購方式進行選擇。尋源管理分為：招標尋源、詢價尋源、競爭談判尋源和其他采購尋源幾種管理方式。一般采取招標尋源采購方式，包括：采購尋源、標書開啟、專家評標、監督檢查、定標審批、定標確認幾個步驟。由企業的物資管理部門發布采購招標公告，供應商依據招標公告內容進行招標響應。網上詢價和報價代替了傳統訂貨，采購人員與供應商在網上進行商務技術交流與洽談，實現了采購業務的異地和電子化處理。網上采購不僅實現了完全的密封報價，競爭更加公平，而且使物資采購由貨比三家變為貨比多家，以盡可能合理的價格在網上實施采購，采購成本控制能力顯著提高。

通過集采系統，物資管理部門和需用單位可實時在網上查詢采購進度情況，監察部門可以實時在網上跟蹤采購業務運行情況，實施網上采購監控。

2.供應商管理模塊

供應商管理包括供應商注冊、變更和推薦幾個環節。凡具有合作意向的供應商，均需要通過物資集采系統的供應商門戶進行網上注冊并通過審批，納入企業供應商統一管理。當供應商信息發生變更時，可通過變更審核環節進行修改。對提供的商品質優價廉，且服務優、信譽好，有長期合作意向的供應商，可以由項目部物資管理人員向上一級單位進行推薦審批，納入企業合格供應商名錄。經過注冊并且通過審核的供應商，可以參與采購尋源相關流程。而供應商也可以通過信息查詢功能，對自己的注冊狀態進行查詢。

3.采購合同管理模塊

依據審核通過的采購計劃、采購方案和采購尋源過程中確定的供應商，項目部物資管理部門與物資供應商依據供應商中標確定的報價及項目部需要的物資供應數量簽訂物資采購合同，按照物資集采系統設定的審批流程逐級進行審核。審核通過的采購合同，即可進入執行環節。企業各級分管領導和物資管理部門可通過合同查詢、執行情況查詢兩項功能監督采購合同的執行情況，經過層層把關，大大降低了合同執行過程中的風險。

4.專家管理模塊

專家管理是對評標專家進行新增和推薦的一項功能，涉及人員的專業領域較為廣泛，包括：工程技術、質量、安全、物資、監察、財務部門等與施工生產及管理密切相關的各類專業人員。由企業的物資管理部門負責專家推薦工作，經審核通過的專家進入到專家管理庫，依據各自擅長的專業領域，參與采購尋源管理不同環節的專家評標工作。

四、結語

物資集采系統的運行，要求所有采購業務必須嚴格按照管理制度和統一的流程進行規范操作，否則各管理節點均無法通過運行，避免了業務運作中的隨意性。將信息技術運用到物資采購過程中，每項業務的工程信息及采購情況系統會實時記錄在案，實現了采購信息的高度集成和廣泛共享，真正把“操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的管理要求落到實處，使物資采購管理工作更加規范化、科學化。

參考文獻：

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