廣州市交通運輸職業(yè)學校存貨管理辦法的研究與實踐

陳芊+楊香梅+賴秀蓉

2013年12月27日，財政部正式頒布了新修訂的《中小學校會計制度》，并要求各相關學校自2014年1月1日起施行。在新修訂的《中小學校會計制度》中，對存貨科目核算與實物管理提出的要求是：學校必須對存貨物品增加、使用、維護和處置，存貨實物清查盤點，存貨賬務管理，存貨的報損、報廢的處理等環(huán)節(jié)，建立和健全必要的采購、保管、登記、使用等環(huán)節(jié)的管理制度，使存貨保持完好，不受損失，發(fā)揮存貨的作用，并建立健全的存貨管理制度，避免因存貨管理不當，給單位帶來損失。廣州市交通運輸職業(yè)學校（下稱：廣州交校）于2014年7月著手制定校本的《存貨管理辦法》，2016年2月26日正式公布實施，至今已經(jīng)試運行了近一年的時間。本文試圖通過對廣州交校《存貨管理辦法》的制定與實施過程進行回顧分析，為中職學校如何根據(jù)《中小學校會計制度》的新要求制定切合實際的存貨管理辦法進行探索。

一、中職學校存貨管理辦法的制定

學校的存貨是指在開展教育教學及其他活動中為耗用而儲存的資產(chǎn)，包括各類材料、燃料、消耗物資和低值易耗品等。存貨來源主要包括購入、接受捐贈、無償調入等。中小學校隨買隨用的零星辦公用品，可以在購進時直接列作支出，不通過本科目核算。對于正常運作的學校來說，持有一定數(shù)量的存貨對教學及后勤保障十分必要。存貨既是資產(chǎn)負債表中流動資產(chǎn)的一個重要項目，在流動資產(chǎn)總額中占有一定比例，需在科目中核算存貨的實際成本，按照存貨的種類進行明細核算。從經(jīng)費節(jié)約的高度來認識存貨管理的重要性，學校需強化存貨管理意識，有效進行存貨管理。

學校存貨管理主要包括存貨的信息管理和在此基礎上的決策分析，每一環(huán)節(jié)在存貨管理中都起著非常重要的作用，必須規(guī)劃管理好各個環(huán)節(jié)，才能進行有效控制，以達到提高使用率，節(jié)約成本的存貨管理最終目的。進行存貨管理的目的就是要在充分發(fā)揮存貨作用的前提下，降低存貨成本，保障學校教育教學工作的順利進行，構建節(jié)約型校園。

1. 制定中職學校存貨管理制度的必要性

中職學校存貨分類較簡單，價值占資產(chǎn)總價值相對較小的比例，再加上隨購隨用部分可以直接列為各類支出科目，因而管理上容易出現(xiàn)問題。第一，對存貨管理不夠重視。第二，存貨多頭管理。第三，存貨明細分類不規(guī)范，核算計量不夠準確。第四，存貨盤點制度執(zhí)行不嚴。第五，存貨信息缺乏共享。因此，存貨內(nèi)部控制制度的不完善，是各種積弊和管理漏洞形成的根本原因。由于缺乏完善的存貨采購、庫存與使用的內(nèi)部控制制度，學校在存貨的整體管理上基本是粗放運行的。首先是表現(xiàn)為存貨的庫存量和保質期把握不準。在以往的實際運行中，時常會出現(xiàn)存貨庫存量過少或過多的現(xiàn)象。其次是對存貨的采購過程缺乏控制。由于學校內(nèi)部控制制度不健全，日常的采購環(huán)節(jié)往往由一個人完成的。最后是存貨的驗收手續(xù)不夠規(guī)范。存貨的驗收是存貨入庫前的重要環(huán)節(jié)，如果經(jīng)辦人對存貨的驗收警惕性不高，對一些特殊存貨的質量問題疏忽，就必然會給學校造成損失。

2. 制定存貨管理制度需注意的問題

中職學校存貨管理具有一定的特殊性。一是中職學校存貨具有種類繁多、分散、流轉快的顯著特點。以廣州市交校為例，學校所需的存貨是非常大量的，尤其是專業(yè)的實驗實習工具耗材，屬低值易耗品，占存貨比例的85%。二是隨著中職學校辦學規(guī)模的擴大和教育教學改革的深入，學校每年的存貨采購與耗費總量也在同步增長。三是管理人員編制配備少，存貨場地設施緊缺矛盾非常突出。因而建立適合職業(yè)學校的存貨管理制度就顯得尤為重要。

而制定中職學校存貨管理制度的關鍵點在于：第一，要體現(xiàn)中職學校的組織機構、辦學規(guī)模、專業(yè)與課程建設發(fā)展的實際需求；第二，要在人員配備與存貨場地設施相對緊缺的情況下，確保《中小學校會計制度》中對存貨管理的要求始終如一得以貫徹落實；第三，要有效地防止和消除以往在存貨管理上的積弊；第四，要有效地提高存貨管理的效率和降低運行的成本。

二、中職學校存貨管理辦法的有效實施

存貨管理存在多部門關聯(lián)的問題，應從存貨管理部門、財務部門、歸口部門的職能、資產(chǎn)及相關人員培訓、存貨內(nèi)部的控制實施、存貨管理制度的落實、存貨管理軟件配套等方面采取措施。加強存貨管理應抓住以下的關鍵要點。

1. 相關職能部門在存貨管理中要切實發(fā)揮好自身的職能作用

廣州交校的存貨管理辦法的制定，所貫徹的基本原則是“統(tǒng)一領導，分級管理，專人負責，合理調配，厲行節(jié)約”。其目的是促使全校各部門在存貨管理中切實發(fā)揮好自身的職能作用。在實際運行中，廣州交校的做法主要如下：第一，對存貨管理實行學校、科室（教學部）兩級分類歸口管理。根據(jù)中職學校特點，在當前機構設置不健全、人員缺少的現(xiàn)狀下，可由學校總務（資產(chǎn)管理）部門負責統(tǒng)籌學校存貨管理，對各部門存貨物品的采購與使用進行宏觀管理，并對其日常管理進行指導和監(jiān)督。第二，學校存貨物品按使用部門進行分類，實行集中歸口管理。學校在總務（資產(chǎn)管理）部門設立存貨總庫存賬，從整體上反映和監(jiān)控全校存貨物品的分布和動態(tài)，而各部門日常所需的各類存貨物品，歸口由各部門負責管理，實物由歸口部門建立二級倉庫儲存。

2. 發(fā)揮好學校部門資產(chǎn)管理員的作用

首先，要加強存貨管理人員的培訓。存貨管理是由存貨管理員執(zhí)行的，其管理效果主要取決于管理人員的素質。所以，加強存貨管理必須從加強存貨管理人員的培訓入手。具體包括對采購人員、保管人員、核算人員、資產(chǎn)管理人員及部門負責人的培訓。通過培訓，使存貨管理人員樹立起存貨“實物與價值管理并重”的觀念。

其次，要提高存貨管理人員的專業(yè)素質。存貨管理工作涉及存貨采購、庫存管理、賬簿管理等環(huán)節(jié)，存貨管理人員應該掌握一定的會計技術、統(tǒng)計技術、倉庫管理技術，具備熟練使用計算機的能力，在存貨管理工作中熟練運用統(tǒng)計知識和計算機技術，以匯總存貨相關數(shù)據(jù)，保證存貨管理工作準確高效有序，從而保證學校整體教學工作的順利進行。

最后，要建立和健全學校各部門資產(chǎn)管理員的工作考核制度。廣州交校的存貨管理員一般由各部門的資產(chǎn)管理員兼任，建立必要的工作考核制度，并與具體人員的崗位職責考核相掛鉤，不僅能夠充分體現(xiàn)和肯定他們在這項工作中的勞動付出，還能夠有效地增強他們的責任心，以及促進資產(chǎn)管理人員隊伍整體能力素質的持續(xù)提升。

責任編輯 黃日暖

實習編輯 黃博彥