企業電算化下的內部控制實施

劉芳

摘要：在傳統會計到會計電算化的轉變過程中，會計工作也發生了巨大的改變，這些轉變也使企業內部控制出現諸多問題。改善這些問題并確保內部控制有效實施的對策是做好軟件開發；提高安全意識，做好安全防護；完善內部控制制度；做好會計檔案管理；提高會計人員素質。

關鍵詞：企業；電算化；內部控制；會計優化財務軟件

隨著信息技術的快速發展，我國大多數企業都加快了會計電算化的改革。在傳統會計環境和電算化環境的轉變中，存在諸多問題，這些問題都導致內部控制不能有效實施，并發揮不了實際作用。基于以上背景，分析企業電算化下的內部控制實施具有十分重要的意義。

一、企業會計電算化和傳統會計存在的內部控制差異

（一）內部控制實施存在差異

傳統會計模式下，內部控制的實施需要完成大量的工作，如核對總賬、核對明細賬以及分析各類數據的平衡，但在會計電算化模式下，這些工作都可以在電腦中完成，即只需要付出很少的人力勞動，就可以完成大量核算工作。

（二）內部控制重點存在差異

在傳統會計模式下，內部控制主要是對會計核算工作進行監督控制，如核對會計賬薄中記錄的數據是否和會計憑證中的數據一致，核對會計賬薄中的數據是否和實際資產一致等。而這些核對工作，都需要會計人員手工進行，在實際操作中，由于會計人員的專業素質和各類因素，會導致核對錯誤的現象發生。在會計電算化下，會計人員只需要把會計數據輸入到計算機中，并由財務軟件進行處理，并完成會計賬薄、會計憑證的核對工作。

（三）結對賬方式不同

會計電算化下，只需要會計人員輸入數據，會計賬薄就會由計算機自動生成。這種模式下，避免了過去階段總賬與明細賬不一致的現象，避免會計信息失真問題。同時，利用財務軟件進行會計工作，會計賬薄和會計憑證上記錄的數據也會相同，為會計對賬工作帶來了很大的便捷。

二、現階段企業電算化下的內部控制實施存在的問題

（一）電算化軟件落后

現階段，我國很多企業購買、開發的財務軟件相對較為落后，或者是并不能滿足企業電算化需求。具體體現在：第一，財務軟件功能難以滿足企業發展需要。很對企業財務軟件只能對歷史會計信息進行處理并核算，并輸出會計賬薄以及財務報表，企業通過分析財務報表來制定出更加合理的決策。目標很多企業開發的財務軟件還未能實現對財務會計報表的分析，不能通過計算機計算來找出財務報表中潛在具有價值的信息。第二，很多企業財務軟件都是單機性的，單機性的軟件難以滿足會計工作中信息傳遞、交流的需要。同時，單機性軟件也無法滿足企業其他需求，如網上采購物資等。

（二）企業安全意識淡薄

在企業電算化環境下，存在很多安全風險，企業安全意識淡薄，必然會加大安全風險發生的幾率，從而對企業帶來嚴重的損失。電算化環境下的安全風險具體如下：一是客觀因素造成的風險。在信息時代下，網絡上充斥中很多惡意病毒，由于黑客的攻擊行為，再加上企業沒有實施有效的保護措施，導致企業重要信息數據丟失、失竊，從而為企業帶來不必要的損失。二是主觀因素造成的風險。主觀因素來源于員工行為，在企業電算化改革后，沒有對員工進行系統的培訓工作，導致操作行為上有很多問題。由于員工的操作不當，導致企業重要數據時常暴露在風險之中。

（三）內部控制制度不完善

現階段，企業內部控制制度還存在很多不足，具體體現在以下幾點：第一，會計檔案管理制度還一直沿用過去傳統會計模式下的檔案管理制度，但電算化環境會計檔案已變成電子檔案，傳統管理辦法根本無法完成電子檔案的管理工作。第二，企業還使用傳統會計環境下的財務制度，而很多基礎管理制度和電算化的會計工作不能有效銜接，如會計核算、賬務核對等。

（四）檔案管理存在問題

現階段企業電算化下檔案管理存在以下幾點問題：第一，還一直沿用傳統檔案管理模式，沒有對會計信息、文件、檔案進行歸檔、整理。第二，很多企業對檔案管理的重要性認識不足，還沒有建立專門負責電算化檔案管理的部門或崗位。第三，檔案管理制度不完善，沒有規范管理人員的行為，時常出現管理人員工作不當導致的檔案損壞。

（五）會計人員專業素質不高

會計人員專業素質不高也是企業電算化下內部控制實施存在的一點問題。電算化環境下，企業.要求會計人員掌握基礎的計算機和財務軟件操作知識和技能，而目標很多會計人員不具備這一素質。具體體現在以下幾點方面：一是很多企業會計人員并不能很好的適應傳統會計模式到電算化的轉變，沒有系統的學習電算化知識和技能，對電算化工作模式還存在一定的抵觸心理。二是很多會計人員都不會會計信息的日常維護等工作，還需要企業聘請其他人來完成這一工作。不僅加大了企業管理成本，還降低了會計工作的效率。

三、改善企業電算化下的內部控制實施問題的對策

（一）優化財務軟件，做好軟件開發

優化財務軟件，從而提高企業電算化會計工作的質量和效率。首先，企業應該加大軟件的開發力度，加大在該方面的資金、精力投入。.在軟件開發過程中，要分析企業實際會計工作需要以及內部結構。其次，增加財務軟件功能，如對會計信息數據進行有效的分析，甚至還可以推理未來變化等，從而為企業決策提供依據。最后，財務軟件應該在做好核算功能的基礎上，不斷向管理功能上轉變。如建立網上物資采購模塊、建立網上會計服務模塊等。

（二）提高安全意識，做好安全防護

首先，企業應該加強對信息系統的保護，建立較為完善的保護措施。如設置網絡防火墻等。其次，財務軟件管理元應該針對不同財務崗位的權責設定好相應的權限。同時，還應該建立身份識別系統，避免無關人士訪問財務系統。最后，規范財務人員行為，制定好相應的規章制度。要求財務人員定期更好登陸口令，定期查殺毒等。

（三）完善內部控制制度

第一，明確各崗位權責，建立崗位責任制度，如會計工作，需要對不同內容的工作環境建立相對獨立的崗位，如數據記錄、數據核算等。每一個崗位員工對需要擔負起該崗位的責任，從而在發生問題時，快速找到相關負責人員。同時，對于企業經營過程中可能出現的經濟風險，可把它的責任由多個崗位或部門來共同承擔，這就會使這些崗位和部門相互監督其他崗位及部門的工作。第二，在企業電算化下，應該避免過去階段中某一項業務或經濟活動由一個部門或崗位就可以完成的現狀，應該改為由不同部門來完成，同時強調在工作過程中相互制約的關系，從而便于企業監管。第三，建立完善的信息設備管理制度。一方面，是對于信息設備的維護，定期開展設備維護和檢查，保證企業電算化下各項工作順利開展。其次，加強對信息設備的保護。如機房等重要場所，要嚴令禁止閑雜人等人內。第四，不斷規范會計基礎工作等相關制度，要參考國家頒布的相關法律法規，如《會計法》等。從而保證會計基礎工作準確無誤，并為內部控制的開展提供良好的保障。

（四）做好會計檔案管理

第一，做好歷史會計檔案的備份工作。在會計電算化背景下，很多企業由于沒有做好檔案的備份，在發生系統崩潰或故障時，這些文件、檔案都受到了損壞且無法恢復。想要改善這一問題，企業就必須定期對歷史會計檔案文件進行備份，并建立數據庫用于歸類儲存備份文件。第二，企業電算化環境下，會計工作為了跟上時代發展的腳步，就必須不斷進行系統升級和維護，而升級維護時需要用到各類系統說明書，所以，企業應該做好對該方面的保持，以便信息系統順利升級、維護。第三，企業發開的財務軟件或信息系統，必須具備操作痕跡的保存功能，這樣有利于在發生問題時，找出導致問題的原因，在一些惡劣人為事件中，也能快速找出違法人員。總之，做好檔案管理是企業會計電算化的重要工作。企業需要不斷完善檔案管理制度，并不斷調節制度，使之滿足企業的管理需要。

（五）提高會計人員素質

一是積極開展培訓工作，建立長期的、系統的培訓機制。如在財務軟件購買之后，可培訓會計人員掌握該軟件的操作技巧等，從而提高會計工作的效率和質量。二是提高會計人員的行為規范，尤其是對財務軟件和信息系統的正確使用；避免操作不當引起的風險發生。三是加強會計人員的職業道德，及時開展思想教育，避免在電算化環境下，會計人員利用自身工作便利而從事違法違規問題。

現階段，企業電算化下內部控制依舊存在很多問題，這些問題導致內部控制難以有效實施，并阻礙企業發展。只有不斷優化財務軟件，做好安全防護，并不斷完善內部控制制度，做好會計檔案管理，提高會計人員素質，從而加強電算化環境下會計工作的質量，保證內部控制有效的實施，并促進企業健康發展。

[責任編輯：龐林]