辦公室文員如何做好文書檔案管理的幾點建議

胡曉麗

摘要：文書檔案是可以反映黨務、行政管理的檔案。文書檔案對于每位員工、領(lǐng)導都是非常重要的，對其工作有很大的幫助作用，是一種重要的辦公工具。本文對如何管理好文書檔案進行了討論，以期辦公室文員在今后工作中能更合理有效率的管理文書檔案。

關(guān)鍵字：文書檔案；管理建議

文書檔案是由辦公室保管的文件及資料，是可以反映黨務、行政管理的檔案。一般來說文書檔案是具有價值的文件資料，對于每位員工、領(lǐng)導的工作都是有重要作用的，可以作為一種辦公工具使用。文書檔案記錄的內(nèi)容包括公司、組織參加過的培訓活動、會議情況、發(fā)展規(guī)劃等，形式有發(fā)文原件、會議記錄、存檔件等。

1.辦公室文書檔案管理特點

文書檔案管理具有涉及范圍廣的特點，包括合同、協(xié)議、信件、會議記錄等，所包含的內(nèi)容多種多樣，都是對單位日常運轉(zhuǎn)有著重要作用的檔案；文件檔案管理工作具有一體化特點，文書檔案是由公司專門部門、專門管理人員負責的，文書檔案管理是以文件搜集、整理、催辦等基礎上建立的，這是文書工作的最后一步；文書檔案是非常重要的，有的關(guān)乎整個公司的命脈，在日常工作中，起到輔助作用。文書檔案具有保密性的特點，文書檔案管理者最重要的任務就是讓檔案處在一個安全狀態(tài)，不會被隨意的盜取；文書檔案是經(jīng)過篩選、整理、歸檔等部分形成的，這是一個復雜的過程，在對文書檔案整合的過程中，一些檔案資料可能會正在使用，所以也伴隨著不斷的重復查找；近年來，文書檔案的存檔形式越來越復雜，電子資料和紙質(zhì)資料并存，復印件、掃描儀、錄音筆等電子設備的出現(xiàn)，也提高了把文書檔案歸檔的效率，對于紙質(zhì)資料需要盡可能的延長保存時間，電子檔案更多的需要考慮保密性。

2.辦公室文書檔案管理難點

文書檔案管理制度實際上并不完善，一般都是由綜合辦公室管理，部門工作人員負責，每個人負責的工作都有很多，在對待文書檔案的整理工作，并沒有那么及時的把檔案進行歸檔，原因有很多，可能是因為個人工作多、存放檔案的空間不夠、部門管理松散等，這就造成了文書檔案沒有發(fā)揮其作用，利用率低，在需要用到文書檔案時并不能及時查找，出現(xiàn)問題也不能清楚明了的找到負責人，同時領(lǐng)導對于文書檔案的管理工作并不是非常重視，導致部門管理意識薄弱，管理結(jié)果和理想中的結(jié)果有很大的區(qū)別。

文書檔案工作在很多公司、單位都是分開管理的，文書與檔案是兩個不同的工作。這種工作方式會導致檔案人員對檔案管理的意識不清晰，不愿意花時間去思考，同時兩個人負責工作，很大程度上會存在不和諧性，不能做到真正的步調(diào)一致，讓文書檔案的工作有滯后。

3.辦公室文書檔案管理的思路及建議

文書檔案工作需要及時進行整理，不能因為其他工作忙、或者存放檔案的空間問題而進行推遲，部門設置要合理，檔案管理工作多是由綜合行政辦公部門負責，部門要加強管理，對整理歸檔任務的完成結(jié)果不定期抽查，起到督促警戒作用。明確文書檔案管理工作的職責，由專人負責，一旦出現(xiàn)問題，責任落實到具體的人，不能發(fā)生互相推諉的事情；同時部門要重視文書檔案的管理工作，領(lǐng)導時時詢問，讓工作人員感受到自己負責的是一個重要崗位，對工作可能會有更多的思考。

對文書檔案要保管齊全，工作人員要把已經(jīng)整合好的文書檔案進行單獨整理存放，在整合過程中的文書檔案放于另一個位置，不能混放，以免混淆；在整理資料的最初要認真檢查，有需要搜集的資料要及時聯(lián)系，有借出去的資料要及時收回，沒有按時收回的資料要進行追蹤。進行資料檢查時要認真仔細，辨別文書檔案的重要性，把具有重要價值的資料單獨保存，沒有特別價值的資料可以定期銷毀，騰出空間。

加強對文書檔案管理人員的培訓，提高工作人員的工作能力，并且培訓要長期舉行，明確培訓結(jié)果，讓其具備豐富的檔案管理工作的能力，對于管理方法要不斷的更新，積極完成各項文書檔案管理工作。文案管理工作要傾向于計算機管理，讓文書檔案證書更加準確的查詢，在平時的工作中要努力提高計算機學習。

辦公室文員要想做好文書檔案管理工作，首先領(lǐng)導要重視這項工作；建立關(guān)于文書檔案的規(guī)章制度，一切管理都依據(jù)規(guī)章制度來處理；因文書檔案可能比較繁瑣，需要處理注意很多細節(jié)問題，所以辦公室文員要有極好的耐性和責任心來管理；在管理工作中，要注意學習新知識，可以運用一些新技術(shù)去管理文書檔案。不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，做好文書檔案和其他工作交接，跟隨社會發(fā)展，不斷學習文書管理檔案工作，保證文書檔案管理的順利的進行。

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