探究事業單位檔案管理信息化建設的問題與策略

張代勇

摘要：檔案管理工作是各個大型單位機構都要涉及到的工作內容，檔案是記錄各種重要信息的文件，尤其對于事業單位，做好檔案管理工作具有非常重要的作用。我國現在很多的事業單位在檔案管理方面還存在很多問題，這是由于檔案管理人員還不具備足夠的檔案管理認識。本篇論文針對我國現在事業單位檔案管理存在的問題進行闡述，進一步提出幾點提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略，提供一些參考建議。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設 方法策略

現在的辦公文件、歷史文獻等重要資料都是通過文件檔案進行記錄與整理的，便于查閱與管理。隨著信息時代的到來，重要資料的記錄與整理已經發生了很大的變化，通過互聯網進行收集與整理信息和資料，并且形式與方法呈現多元化。但是，對資料文件進行整理工作仍然是檔案管理的重要工作內容，需要科學、合理地進行檔案工作管理，降低管理成本與原料，這樣才能有效的提高檔案管理工作效率。

一、我國現在事業單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業檔案管理人才

做好檔案管理工作離不開專業的檔案管理人員，檔案管理人員的專業素養直接影響著檔案管理水平。我國現在一些事業單位缺乏專業檔案管理人才，現在從事檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，并且缺少正規、專業的檔案管理經驗，在信息時代背景下，其管理水平很難滿足檔案管理工作需求。在工作態度上很多管理人員不能認真管理，沒有較強的責任心與工作熱情，使檔案信息得不到及時的完善與更新，檔案管理工作不規范，難以發揮檔案應有的參考價值。

（二）檔案管理信息化建設資金不足

事業單位一般都不是以盈利為主的機構，不能靈活配置檔案管理信息化建設的經費。很多事業單位經常出現建設資金不到位的情況，減緩了檔案管理信息化建設的進度，信息化管理方面的硬件與軟件比較落后，使檔案管理信息化建設沒有得到有效的落實。檔案管理信息化建設資金不足，降低了檔案管理能力，面臨現在大信息量的檔案管理工作，顯得力不從心。缺乏網絡信息技術的支持，使檔案管理工作不能與時俱進地發展，制約了檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理信息化程度不夠

隨著檔案管理信息化建設的推廣，一些事業單位雖然建立了檔案信息管理系統，但系統還存在很多的不足之處。比如，一些關于人事檔案管理系統只有簡單的目錄以及員工的基本資料，詳細的資料信息還是使用紙質檔案保存，一旦紙質檔案丟失或損毀，在系統中的電子檔案也就無法查找具體信息了。還有一些單位的檔案信息管理系統相對比較完善，但是使用效率不高，在單位進行聘用、調任、離職等方面的信息沒有及時錄入與更新，使事業單位的人資管理工作受到了一定的影響。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）加強檔案管理人員培訓

為了有效的提升事業單位檔案管理信息化建設，必須要加強檔案管理人員培訓，這樣才能整體提高管理人員水平。現在一些事業單位的檔案管理得不到及時更新，仍舊采用傳統的管理辦法進行檔案管理，在電腦知識應用方面只能進行簡單的操作，不能滿足現代檔案管理需求。因此，事業單位要定期組織檔案管理人員進行專業知識與信息化檔案管理的培訓，使在職人員能夠迅速掌握信息化檔案管理知識，科學、合理地運用先進的信息管理技術，提高檔案管理人員綜合素質與管理能力。

（二）加大投入檔案管理信息化建設資金

事業單位檔案管理信息化建設的程度，可以從檔案管理的有效性體現出來，因此，事業單位有必要加大投入檔案管理信息化建設資金，有穩定的建設資金支持可以有序地購置信息化設備，強化培訓管理人員操作。在信息化時代，事業單位要把握好檔案管理的發展方向，更新管理理念，學習優秀事業單位的管理經驗與操作經驗，有效提升檔案管理能力，適應社會發展需求。為了進一步優化信息建設模式，需要購置先進的管理設備和軟件，提高管理人員主體意識，充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，提供充足的經費進行檔案管理。

（三）強化檔案管理信息化平臺建設

強化檔案管理信息化平臺建設要加強計算機、數據庫、網絡設備等硬件設施的完善，這樣才能有效的完善與優化信息化硬件系統，為檔案管理信息化建設提供有力的基礎保障。另外，還要加強維護檔案管理信息化平臺的安全。實施信息化檔案管理能夠有效的提高工作效率，但同時也存在著很大的安全問題，如果沒有較強的安全意識，容易出現操作不當，而造成信息數據丟失或者泄漏，因此，需要做好電子檔案的管理與控制。為了有效的預防病毒與黑客，要使用殺毒軟件和防火墻增強電子檔案的安全性能，規范管理人員的操作行為，避免產生安全漏洞，提高檔案管理的安全性。

三、結語

綜上所述，信息化技術應用于檔案管理，可以有效的提高事業單位檔案管理的工作效率與質量，因此，事業單位要重視檔案管理信息化建設，根據自身的具體情況制定相應的管理措施，使檔案管理工作更加規范化、科學化。

參考文獻：

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[2]羅麗英.聘用制下事業單位人事檔案管理模式創新研究[J].邢臺職業技術學院學報，2012，（06）.

（作者單位：重慶市豐都縣旅游產業開發服務中心）