圖書館日常管理中辦公室重要作用研究

鐘振超

【摘要】隨著我國高校發(fā)展水平的不斷提升，各大高校越來越重視圖書館的管理工作質(zhì)量，而圖書館辦公室作為重要的管理部門，其不僅是圖書館和讀者之間的溝通橋梁，同時在圖書館的發(fā)展建設(shè)過程中也有著重要的作用。在當(dāng)前時代背景下，科學(xué)信息技術(shù)得到了快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我們應(yīng)該正確認(rèn)識到圖書館辦公室的重要作用，從而采取相應(yīng)的措施，提升辦公室各項(xiàng)工作的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，推動高校圖書館的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校圖書館；日常管理；辦公室；重要作用

在高校圖書館的發(fā)展過程中，辦公室作為圖書館的重要組織機(jī)構(gòu)，一直是圖書館管理工作的樞紐，它在實(shí)際的管理工作中有著協(xié)調(diào)溝通、承上啟下的作用，是當(dāng)前圖書館發(fā)展中不可或缺的重要部分。近年來，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，各種信息技術(shù)廣泛地出現(xiàn)和普及，使得大學(xué)生對圖書信息來源和形式的需求也發(fā)生了重大改變，這就需要辦公室在充分發(fā)揮自身作用的同時，及時調(diào)整和優(yōu)化圖書館的服務(wù)模式和管理方法，豐富圖書信息內(nèi)容，不斷提升自身的管理水平，從而滿足廣大學(xué)生的需求。

一、圖書館辦公室的重要作用

（一）綜合管理。相對于高校其他管理部門來說，雖然圖書館辦公室存在專業(yè)性特點(diǎn)，但是通常不會直接負(fù)責(zé)相關(guān)的業(yè)務(wù)工作，其主要就是起到一個輔助的作用，幫助圖書館領(lǐng)導(dǎo)開展全面的圖書館管理工作，具有非常廣泛的工作范圍，而且在實(shí)際管理工作中能夠發(fā)揮聯(lián)系各方、承上啟下以及內(nèi)外溝通的重要作用。同時，從職能的角度分析，辦公室與其他部門也存在著很大的差異，其不僅包括圖書館的行政管理工作和日常業(yè)務(wù)，同時還要協(xié)調(diào)好和組織好館內(nèi)各部門之間的關(guān)系，在對上級任務(wù)進(jìn)行認(rèn)真執(zhí)行的同時，還要對進(jìn)入館內(nèi)的每一位學(xué)生負(fù)責(zé)。由此可見，辦公室具有著較強(qiáng)的綜合性。

（二）規(guī)章制度的建立。規(guī)章制度作為圖書館管理的重要依據(jù)，其在日常管理工作中具有著重要的規(guī)范作用。所以，辦公室應(yīng)該重視管理制度的重要性，不斷完善和優(yōu)化館內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)章制度。而且在具體的制定過程中，應(yīng)該廣泛吸納更多人的意見，結(jié)合事先提出的制度構(gòu)想和圖書館管理工作中存在的問題，有針對性地出臺各項(xiàng)規(guī)章制度。此外，辦公室還要負(fù)責(zé)圖書館制度的宣傳、執(zhí)行、監(jiān)督和修訂工作，推動圖書館服務(wù)和管理工作的正常有序進(jìn)行。

（三）搜集信息。要想做出一個正確的決策，需要搜集大量準(zhǔn)確、真實(shí)的信息資料作參考。在圖書館發(fā)展中，辦公室不僅能夠傳達(dá)館務(wù)會和館長的思想，同時還能夠?qū)⒏鞑块T的建議傳達(dá)給館長，是決策信息反饋和收集的重要核心。在圖書館的各項(xiàng)活動中，辦公室能夠獲取到各種信息，所以信息管理也是辦公室的重要職責(zé)，辦公室將獲取到的重要信息進(jìn)行整理和調(diào)整，為館長決策工作提供更加有力的信息支持。

（四）協(xié)調(diào)和服務(wù)。在圖書館的實(shí)際發(fā)展中，內(nèi)部各個部門之間難免會存在著一些矛盾，為了防止這些矛盾進(jìn)一步激化，需要辦公室在中間進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，有效解決這些矛盾，促進(jìn)各個部門的友好相處。而作為辦公室內(nèi)部的工作人員，要對圖書館的日常事務(wù)提供相應(yīng)的服務(wù)，充分掌握各部門的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，根據(jù)圖書館的發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，有效協(xié)調(diào)圖書館的各種矛盾，從而探索一條最優(yōu)化的解決方案。此外，隨著高校圖書館的不斷發(fā)展和進(jìn)步，其服務(wù)越來越朝著社會化的方向發(fā)展，在很大程度上增強(qiáng)了圖書館與社會大眾、校外圖書館之間的聯(lián)系，要求辦公室人員應(yīng)該充分掌握公共關(guān)系方面的知識，靈活運(yùn)用公關(guān)技巧處理各種事務(wù)。

（五）創(chuàng)新作用。在當(dāng)前新時期發(fā)展背景下，高校圖書館面臨著重大的發(fā)展和改革任務(wù)，作為辦公室人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，克服程序化和簡單化的工作模式，充分發(fā)揮自身的創(chuàng)新意識，實(shí)現(xiàn)圖書館的改革和創(chuàng)新發(fā)展。而且在不斷的積極探索中，為圖書館領(lǐng)導(dǎo)提供更加優(yōu)質(zhì)的決策服務(wù)和支持，努力做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作，保證圖書館的正常有序運(yùn)行，從而為廣大讀者提供更加有序、優(yōu)質(zhì)的圖書館環(huán)境。

二、提升辦公室各項(xiàng)工作服務(wù)質(zhì)量和管理水平的策略

（一）樹立良好形象，提升服務(wù)意識。 圖書館作為高校發(fā)展中的重要組成部分，辦公室在圖書館管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。其主要就是為圖書館領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校、學(xué)生讀者、外來人員以及館內(nèi)各部門等提供各項(xiàng)服務(wù)，所以，服務(wù)工作是辦公室的一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容。辦公室人員應(yīng)該樹立“服務(wù)至上”的思想觀念，將其充分融入到各項(xiàng)工作中去，在找準(zhǔn)服務(wù)工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)的同時，還要充分做到腿勤、眼快、手活等，營造一個良好的圖書館發(fā)展氛圍，將辦公室形象充分地展現(xiàn)出來，從而獲得領(lǐng)導(dǎo)和讀者的信賴。

注重教育培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)素養(yǎng)。在圖書館管理工作中，辦公室需要與館內(nèi)各個部門進(jìn)行經(jīng)常的溝通和交流，所以，辦公室人員不僅要了解本部門的主要職能、工作特點(diǎn)、重要作用等，同時還要對館內(nèi)各部門所進(jìn)行的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行熟練的掌握，這樣就可以更加方便、有序地開展各項(xiàng)辦公室活動。而且在與其他部門進(jìn)行溝通時也會變得更加順暢，強(qiáng)化辦公室的服務(wù)水平，從而推動圖書館管理工作質(zhì)量和效率的提升。此外，隨著時代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各種信息技術(shù)應(yīng)用越來越普及，辦公室人員應(yīng)該按照時代發(fā)展的趨勢和學(xué)生讀者的變化規(guī)律，不斷與時俱進(jìn)地學(xué)習(xí)更多的知識內(nèi)容，有效提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，促進(jìn)辦公室人員的全面發(fā)展。

提升工作熱情，做好館內(nèi)工作。辦公室作為圖書館管理工作的重要部門，其工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心，認(rèn)真執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)，及時有效地將下級人員的意見和館內(nèi)問題反饋給圖書館領(lǐng)導(dǎo)，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出更加科學(xué)合理的決策。同時，辦公室人員還要腳踏實(shí)地地做好每一項(xiàng)工作，用誠懇的態(tài)度和飽滿的熱情對待讀者和同事，與他們建立良好的工作關(guān)系，營造友好、協(xié)調(diào)的圖書館環(huán)境，為圖書館更好、更快發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

（二）加強(qiáng)信息化管理，提升辦公室工作效率。辦公室負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容相對較為瑣碎，而且每天都要處理各種大量的任務(wù)和信息，而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室工作越來越朝著信息化方向發(fā)展，各種技術(shù)手段的應(yīng)用為工作人員提供了極大的便利。例如，通過郵件、微信群、QQ群等信息交互平臺進(jìn)行通知的收發(fā)；運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的管理；通過電子文檔來存儲文件等，節(jié)省了大部分的工作時間，在提升辦公室整體工作效率的同時，還能夠使得各項(xiàng)瑣碎工作有條理地進(jìn)行。

三、結(jié)語

總而言之，辦公室作為圖書館管理工作中的重要部門，其具有綜合管理、建立規(guī)章制度、搜集信息、協(xié)調(diào)和服務(wù)、創(chuàng)新等多種作用，在高校圖書館發(fā)展中扮演著重要的角色。在當(dāng)前新時期發(fā)展背景下，我們應(yīng)該在正確認(rèn)識辦公室重要作用的基礎(chǔ)上，采取一系列有效措施，不斷提升辦公室的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，推動圖書館工作的正常有序發(fā)展，為廣大學(xué)生讀者提供更加和諧、友好的館內(nèi)環(huán)境。

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