加強檔案信息化建設 提升檔案管理水平

徐文娟

【摘要】加強檔案信息化建設，需要增設相關單位的硬件設備，更需要相關的檔案管理人員積極主動學習新的方式方法，提升信息技術在檔案管理中的有效應用，提高工作效率，促進檔案管理的秩序化和規范化，以形成新的檔案工作理念和思想，為企事業單位的持續發展提供準確、全面的信息資源。

【關鍵詞】 檔案信息化；管理水平

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對這種挑戰，相關檔案工作者要不斷學習科學知識，加強檔案的信息化建設，全面掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，已經成為擺在眾多檔案工作者面前的一個重要課題。

信息化建設，就是在檔案管理部門的組織下，對企業形成的各門類的紙質檔案進行數字化加工，同時對檔案信息資源進行管理。檔案管理的信息化主要包括建設標準化、存儲數字化和利用網絡化。檔案資源只有通過信息化，才能真正發揮檔案信息資源的利用價值，是保證檔案資源數據真實可靠、提高服務企業和社會的必然要求，同時對推動我國經濟社會的快速發展也具有十分重要的作用。

一、明確檔案信息化建設的三個原則

（一）規范性原則。檔案工作現代化的需要，是提高檔案工作質量和效率的需要。實現室藏紙質檔案信息化，需要通過現代信息掃描、影像等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化檔案，是通過室藏數字化檔案還是電子文件檔案，都應該堅持規范性原則，制定相應的規定。

（二）安全性原則。目前數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，必須加強網絡安全技術防范和研究，采取切實可行的安全措施，確保檔案信息數據的安全。

（三）效益性原則。檔案信息化建設涉及到多學科知識，多專業配合，需要投入相當的人力、物力、財力，對室藏檔案的利用和用戶需求進行分析，把重要的和利用率較高的紙質檔案進行數字化，為企業的生產經營提供服務。

二、檔案管理信息化的作用和意義

（一）檔案管理信息化是實現資源共享的重要途徑。在經濟社會全球一體化發展形勢下，檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進信息資源的開發、利用、保存和傳遞，實現資源的有效共享。

（二）檔案管理信息化是檔案事業發展的新起點。傳統的檔案管理方式已無法適應當今飛速發展的形勢，檔案管理人員必須打破舊有的管理思維，積極消除影響檔案管理信息化發展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結構，使檔案管理工作與社會整體發展相互協調一致。

（三）檔案管理的信息化是改革進步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對檔案進行收集、整理、保存等，人力資源投入大但效率低，檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲數量，還極大地解放了人力，提高了效率，適應現代社會快速發展的要求。

三、加強檔案信息網絡化的管理

隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境：一是檔案管理部門都配備有現代設備，確保服務工作的有效性，提高檔案服務的質量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設進行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統的手工操作走向現代化管理積累了經驗，給予檔案管理工作強有力的支持。三是數字化帶動了傳統載體檔案的數字化，加快了數字化檔案的建設步伐，完善了電子文件的規范管理，使檔案部門成為向社會提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規陸續頒布，使檔案工作人員對做好新形勢下的檔案工作意識不斷增強，對所管理檔案進行系統地整理，為檔案的現代化管理奠定了基礎。

四、做好檔案信息化建設的保密工作

檔案信息多含有涉密信息，作為一些核心秘密，涉及經濟社會發展的安全。保障檔案數字化安全是檔案工作者的重要責任，明確小組成員的職責和任務，從源頭上對檔案信息化工作進行規范。檔案人員必須保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡職盡責保證檔案資料的安全，為檔案管理工作規范化打下良好的基礎，真正為社會經濟建設服務。

五、構建與現代化相適應的信息化檔案管理體系

檔案管理是以現代化作為發展方向的，而現代化則又是以標準化為前提。以計算機技術應用為中心的現代檔案信息管理方式必須建立在各項業務工作標準化的基礎之上，因此，實現檔案管理工作的標準化，是實現檔案管理信息化、科學化的必要條件。

根據標準化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達到國家標準，有條件的還應該建立庫房自動控制系統。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質量。三是抓好計算機應用工作，注重檔案數據庫基礎建設，建設數字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現代化技術人才的引進和培養，使之成為能擔當起新世紀檔案管理邁向信息化建設的中堅力量。真正建立起現代化的檔案信息管理體系。

檔案歷史記錄，它對于人們目前或未來的工作有借鑒參考的作用，我們要重視檔案管理信息化建設，充分利用檔案資源的優勢，從而實現檔案利用價值。因此，在新的歷史發展時期，檔案工作人員必須要緊跟時代發展步伐，關注科技創新，積極完成檔案管理信息化技術的創新，從而帶動檔案管理水平的提升，實現檔案管理的新突破，為檔案管理事業貢獻力量。

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