如何做好新時期的檔案管理工作

楊冬美

【摘要】隨著我國社會主義市場經濟的持續發展，社會發展呈現多樣化，各行各業以及各種各樣的建設過程中，會形成大量的文檔材料，這些文檔材料全面反映了社會發展過程中各個行業的詳細情況，具有重要的價值。因此，如何做好新時期的檔案管理工作是值得我們認真思考的議題。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；安全

檔案管理工作由來已久，從最初的紙質記錄到現在的網絡平臺，人們已經充分認識到了檔案的重要性。在新形勢下，做好檔案管理工作應該先滿足以下幾點要求：

一、人員規范化

檔案管理的優劣，在很大程度上取決于檔案工作人員。在現階段的檔案管理工作中，檔案工作人員方面有諸多的不足之處：

第一，沒有專業的檔案管理人員。長期以來，很大的一部分人員包括一些領導干部都對檔案工作有一些誤解，他們認為檔案工作只是負責一些材料的保管，至多是分分類，整理一下就行，也不是單位的主要工作，只要在相關檢查部門調研或查檔時能找到，保證不丟失就行了。當然，這樣的工作不需要什么專業人員，普通的人員都可以勝任。這種對檔案工作缺乏了解，輕視檔案工作的思想，導致了很多部門都沒有專業的檔案管理人員。普通的員工又大多在沒有經過專業的檔案知識培訓前提下從事檔案工作，他們對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且好多部門的檔案人員只是兼職管理檔案，對檔案工作精力投入不足，往往只是將材料簡單放置，不能做到及時整理歸檔，影響了檔案管理的時效性。

第二，檔案管理人員素質偏低。由于一些人對檔案管理的認識不足，重視程度不夠，很多單位在人員規模日益擴大、檔案數量逐漸增多、檔案管理難度增大的情況下，對管理人員的素質培養上缺乏相應的措施。提高檔案管理人員的自身素質和業務素質已經是現今各部門應該重視起來的關鍵點，提高檔案管理人員的業務素質和知識水平，讓檔案管理跟得上社會經濟發展進步，要努力培養業務精練、水平過關、負責任的檔案工作人員。

第三，缺乏專業的檔案管理人員。社會競爭壓力加劇導致很多考生和家長在高考填報志愿時，不約而同地選擇那些社會熱門、工資待遇優厚的相關專業。檔案管理工作在很多年輕人眼中是枯燥乏味的，是沒有前途的一項工作，所以這項工作在源頭上很難得到大批優秀的青年人青睞，這些都是我們缺乏專業的檔案管理人員的主要原因。

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，它需要一群志同道合者密切合作，需要耐心、素質、經驗、責任這些條件并重，要想切實做好檔案管理工作，首先要做的就是重視人員的選拔，加大對檔案管理工作專業人員的重視，補充大量專業的檔案管理人員，轉變人們對檔案管理工作的傳統狹隘認識，充分認識檔案管理工作的重要性。所以，新形勢下，做好檔案管理工作首要的就是保證檔案管理人員的規范化。

二、管理信息化

加強信息化建設，實現檔案管理的現代化進程。檔案管理要跟上時代的步伐，上個世紀末期互聯網家喻戶曉，給檔案管理工作也帶來了新生。

首先，衍生了大量的實用管理軟件。為了提高檔案管理效果和工作效率，很多方便快捷的檔案信息化管理軟件應運而生，為推進檔案管理信息化建設創造了先決條件。我們可以用這些應用軟件對紙質表格檔案實行管理，逐漸形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，利用一些應用軟件的強大功能建立科學的檢索方式，從而大幅度地提高了工作效率。

其次，建立專門的實用性檔案管理系統。為了提高檔案管理水平，科學、準確、有效地掌握各種信息，檔案管理與需要建立了專門的信息系統。并定期對整改后的檔案進行更新，確保為下一步工作提供最有效的第一手信息材料，從而真正地提高工作效率，做到資源利用的最大化。

三、檔案安全化

作為各種資料的備份和記錄，檔案中的許多內容涉及個人隱私。現代化的網絡環境在改變檔案信息收集、整理、貯存、傳遞、利用的傳統模式的同時，也使隱私權保護呈現出新的特點，檔案工作和隱私權保護有著必然的聯系。如何克服信息化管理中檔案安全性問題是一個亟待解決的難點。

第一，檔案管理部門要加強管理。《檔案法》等有關法律法規，對檔案開放時限、內容控制范圍、服務對象、內外有別等都作了詳細規定。在實際工作中，尤其在檔案信息服務過程中絕不能忽視或輕視隱私權的保護，要加大宣傳貫徹檔案的法制原則，由于檔案信息具有一定的機密性，所以在檔案信息資源開發利用中必須設定嚴格的限制，保證檔案的安全性。不斷加強檔案信息隱私權保護方面的教育，只有管理機制的進一步科學化和規范化，檔案的安全性、完整性和保密性才能得到最有效的保證。

第二，要加強對檔案工作人員職業道德的規范和約束，強調對服務對象隱私的保護。當然，作為檔案工作者首先要做到自律，檔案工作者更容易了解到檔案中所涉及的他人隱私。不能因任何原因把檔案中涉及個人隱私的內容泄露于眾，這樣做既是不道德的，也是法律所不允許的。檔案工作者要時刻遵循法制原則，在開發利用檔案的工作中要時刻以法律為基準，既要保證檔案信息的充分合理利用，又要嚴格堅持保密原則。

四、結語

檔案管理工作對現代社會經濟的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須在人員、信息、安全等多方面著手整合和改進，使檔案信息能夠健康、安全地服務于社會，服務于我們的生活。

【參考文獻】

[1]李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D]，安徽大學，2005.

[2]張虹，姬瑞環.檔案管理基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005.