淺談血站設(shè)備檔案的管理

王彩云++徐雪梅

【摘要】采供血設(shè)備是血站從事采供血活動(dòng)和確保血液質(zhì)量的主要工具，儀器設(shè)備的正常運(yùn)行是采供血各項(xiàng)工作開展的前提，儀器設(shè)備從購(gòu)置、使用、維護(hù)、檢定和校準(zhǔn)、質(zhì)量監(jiān)控直至報(bào)廢的整個(gè)過(guò)程的完整資料，即儀器設(shè)備檔案是儀器設(shè)備的正常運(yùn)行的保障，也是促進(jìn)血站生產(chǎn)發(fā)展的重要監(jiān)督手段。

【關(guān)鍵詞】血站；設(shè)備； 檔案管理

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，采供血各個(gè)環(huán)節(jié)的儀器設(shè)備都在不斷更新。儀器設(shè)備的正常運(yùn)行是采供血各項(xiàng)工作開展的前提，也是血液質(zhì)量和安全的保證。確保儀器設(shè)備正常運(yùn)行，設(shè)備檔案的收集、保管和利用顯得尤為重要。根據(jù)《血站管理辦法》和《血站實(shí)驗(yàn)室管理辦法》的要求，我站建立了儀器設(shè)備管理組織和制度，規(guī)范了儀器設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)、檢定和校準(zhǔn)、質(zhì)量監(jiān)控直至報(bào)廢的整個(gè)過(guò)程，要求各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類資料歸檔建立相應(yīng)的設(shè)備檔案。現(xiàn)將我站在設(shè)備檔案管理中的幾點(diǎn)做法介紹如下：

一、設(shè)備分類及設(shè)備檔案歸檔范圍

我站儀器設(shè)備根據(jù)其在采供血過(guò)程中的功能、對(duì)血液質(zhì)量的影響程度分為三類。

（一）關(guān)鍵設(shè)備。為直接影響血液質(zhì)量和安全或在血液制備過(guò)程中發(fā)揮重要作用的設(shè)備。如：酶免檢測(cè)系統(tǒng)、全自動(dòng)生化分析儀、血細(xì)胞分離機(jī)、大容量低溫離心機(jī)、儲(chǔ)血冰箱等。這類設(shè)備原則上要具備操作規(guī)程、專人負(fù)責(zé)管理、日常運(yùn)行和維護(hù)后有“大型關(guān)鍵設(shè)備使用和維護(hù)記錄”、保養(yǎng)和維修后有相應(yīng)的記錄，必要時(shí)還要進(jìn)行定期的校準(zhǔn)。這類設(shè)備的價(jià)值一般為5萬(wàn)元以上的，檔案保管期限為定期，檔案統(tǒng)一由單位檔案室保管，在設(shè)備報(bào)廢5年后，設(shè)備檔案銷毀。

（二）一般設(shè)備。指不對(duì)血液質(zhì)量和安全產(chǎn)生直接影響的設(shè)備。如：血壓計(jì)、恒溫箱等。這類設(shè)備對(duì)操作規(guī)程、專人負(fù)責(zé)管理、日常操作記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄不作要求，這類設(shè)備的價(jià)值一般為5萬(wàn)元以下1萬(wàn)元以上的，檔案保管期限為定期，設(shè)備檔案由檔案室統(tǒng)一保管，在設(shè)備報(bào)廢2年后，設(shè)備檔案銷毀。

（三）輔助設(shè)備。指辦公用設(shè)備或計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備，包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、條碼閱讀器等。這類設(shè)備的價(jià)值一般為1萬(wàn)元以下的，檔案保管期限為定期，設(shè)備檔案由科室自行保管，在設(shè)備報(bào)廢后，設(shè)備檔案一同銷毀。

二、 儀器設(shè)備檔案的管理

（一）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。集中統(tǒng)一管理是檔案管理的基本原則，我站設(shè)備檔案的管理也應(yīng)遵循這個(gè)原則。血站自檔案室成立后，確定了專門的檔案管理員，每個(gè)科室的負(fù)責(zé)人為兼職檔案員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）明確各部門職責(zé)。質(zhì)管科教科是儀器設(shè)備管理的歸口部門，負(fù)責(zé)采供血過(guò)程設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、檢定和校準(zhǔn)、維修等管理，負(fù)責(zé)對(duì)關(guān)鍵設(shè)備的常規(guī)質(zhì)量監(jiān)控及儀器報(bào)廢的評(píng)估和鑒定。辦公室負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)檔案；儀器的報(bào)廢審核、處理等以及儀器設(shè)備檔案收集整理、保存。使用部門負(fù)責(zé)儀器設(shè)備確認(rèn)計(jì)劃的制定、確認(rèn)過(guò)程數(shù)據(jù)的采集和確認(rèn)結(jié)果的認(rèn)定；負(fù)責(zé)儀器設(shè)備日常使用過(guò)程的狀態(tài)檢測(cè)、維護(hù)和保養(yǎng)。

（三）收集檔案。對(duì)于新進(jìn)的儀器設(shè)備，收貨后質(zhì)管科教科會(huì)同使用部門工作人員、供應(yīng)方工程師及檔案室管理人員共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收，按照合同說(shuō)明書驗(yàn)收設(shè)備是否完好無(wú)損及有無(wú)遺漏隨機(jī)零配件，對(duì)附在箱里的使用說(shuō)明書、產(chǎn)品合格證書、保修卡等資料進(jìn)行驗(yàn)收。經(jīng)安裝調(diào)試及試運(yùn)行正常后，便與供方辦理交付手續(xù)。驗(yàn)收合格后，填寫“過(guò)程設(shè)備驗(yàn)收記錄”。各科室負(fù)責(zé)對(duì)其部門內(nèi)設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)的管理，并填寫“儀器設(shè)備使用維護(hù)記錄”。若發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)立即停機(jī)檢查，使用部門若無(wú)法查找故障原因或不能自行處理的，應(yīng)及時(shí)填寫“設(shè)備修理記錄”，上述報(bào)廢條件的設(shè)備，使用部門向辦公室提出報(bào)廢申請(qǐng)，辦公室按照衢州市行政單位資產(chǎn)報(bào)廢的相關(guān)要求填寫“衢州市本級(jí)行政事業(yè)單位資產(chǎn)報(bào)廢（損）審批表”，經(jīng)質(zhì)管科教科評(píng)定，辦公室對(duì)設(shè)備的情況進(jìn)行核實(shí)后，報(bào)站長(zhǎng)審批并同意報(bào)廢后，由辦公室根據(jù)相關(guān)規(guī)程進(jìn)行報(bào)廢處理。

（四）及時(shí)歸檔。設(shè)備在正常使用后，各科室兼職檔案員根據(jù)各自職責(zé)所產(chǎn)生的資料，收集完整后及時(shí)移交檔案室，檔案室收到資料后，認(rèn)真查收，確認(rèn)無(wú)誤后，雙方在移交本上簽名，及時(shí)錄入電腦歸檔，做到一臺(tái)設(shè)備一盒檔案一個(gè)件號(hào)。

（五）有效利用。科室在需要查找檔案時(shí)，到檔案室只要提供設(shè)備名稱便可在電腦中查出件號(hào)，很快可以從調(diào)出資料。對(duì)那些利用率高的檔案，我們將資料復(fù)印件留給科室，這樣既為科室提供了方便又很好地保護(hù)了原件。

管好用好設(shè)備檔案，是血站檔案管理工作的一項(xiàng)極其重要的內(nèi)容，是現(xiàn)代檔案管理過(guò)程中不可缺少的一個(gè)組成部分。要使設(shè)備檔案的管理、利用與設(shè)備的管理、使用、維修等各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，應(yīng)做到：檔案管理部門及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用，有關(guān)業(yè)務(wù)科室積極配合檔案管理部門管好設(shè)備檔案，形成設(shè)備檔案管理與利用的良性循環(huán)，更好發(fā)揮各種設(shè)備的功能，產(chǎn)生更大的社會(huì)效益，為血站建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]余晉林，朱業(yè)華，田兆嵩.血站質(zhì)量管理培訓(xùn)教程[M].北京：科學(xué)出版社，2009：5-11.

[2]中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.血站質(zhì)量管理規(guī)范[S].2006.

[3]中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.血站實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理規(guī)范[S].2006.

[4]朱紅娟.血站儀器設(shè)備檔案管理淺論[J].中小企業(yè)管理與科技，2015（08）：51.

[5]李鵬舉.血站設(shè)備檔案評(píng)比與工作關(guān)聯(lián)性探討[J].科技致富向?qū)В?015（08）：197.