新時期學校檔案管理的創新研究

張欽巖

【摘要】新時期學校的檔案管理工作面臨新的挑戰和機遇，創新檔案管理模式成為必然選擇。本文分析了現階段學校檔案管理工作存在的問題，并詳細探討了如何創新學校檔案管理工作，最大化地發揮學校檔案管理工作的作用。

【關鍵詞】學校檔案；管理；問題；創新

學校檔案記敘了學校樹立價值觀和自我形象的過程，是樹立學校文化的載體之一，為新時期學校的發展提供了根據。檔案管理工作對學校管理工作的開展、學校價值觀和形象的建立有很大影響，如何通過創新學校檔案管理，有力地發揮其對學校發展的促進作用，成為新時期學校檔案管理工作面臨的機遇和挑戰。

一、新時期學校檔案管理工作創新的必要性

創新檔案管理工作是新時期學校檔案管理工作改革的必然趨勢，有助于提高檔案管理工作的質量，實現其為學校發展提供優質服務的目標。

（一）符合學校改革和發展的需要。創新學校檔案管理工作是新時期學校檔案管理工作的改革方向，滿足學校進行改革、謀求發展的必然要求。傳統的被動等待式的學校檔案管理模式相對落后，不能為廣大師生提供優質的借閱服務，已不能滿足新時期學校發展的需要。為解決這些問題，改革和發展學校檔案管理工作，優化檔案服務工作，最大化地發揮檔案管理工作對學校建設的促進作用，創新學校檔案管理成為必然選擇。

（二）滿足檔案事業發展的需要。隨著信息技術的高速發展，社會發生了很大變革，學校檔案管理工作也不例外。要想實現檔案事業的長足發展，運用現代信息技術及設備，創新學校檔案管理工作成為一種必然趨勢。創新檔案管理工作，實現數字化檔案管理，運用網絡信息技術提高學校檔案管理工作的工作效率和服務質量，符合新時期多元化的檔案事業發展的需要。

二、目前學校檔案管理存在的問題

學校檔案記錄和敘述了學校樹立價值觀和自我形象的過程，是對學校活動的直接記敘和反映，學校檔案對各類學校文件材料進行保存備錄，服務于學校的管理工作和學校的發展。學校檔案管理部門為廣大師生提供快捷優質的檔案信息服務，影響著學校的管理和決策。但是傳統的學校檔案管理工作相對落后，管理方式存在諸多問題。

（一）接觸的人員較多，保密性較差。現階段，學校檔案管理主要是由人工進行的，檔案管理較為松懈，有些教師未經管理人員的允許就隨便進出檔案室，私拿他人檔案，甚至發生檔案材料遺失現象。在這種管理方式下，接觸檔案材料的人員過多，導致其保密性較差。

（二）容易出差錯，效率較低。檔案管理工作管理著學校的各類文件材料，信息量大。傳統的人工管理方式管理難度大，由于文件較多，工作人員對文件內容的了解較為模糊，查找文件、檢索信息慢，工作效率低下，容易出錯。

（三）檔案的查找、更新和維護困難。傳統的檔案管理模式主要是對各類學校文件材料進行歸檔收錄備份，等到后續需要用到文件和信息時再進行查找。但是，學校每天都有大量的信息和文件需要進行收錄，經過長時間的積累，導致檔案室堆積大量的文件和數據，給后期的檔案查找、更新和維護工作帶來不便。

三、新時期學校檔案管理工作的創新措施

學校檔案管理工作助推學校的價值觀和自我形象建設，在教育教學、基礎建設、人事管理等各方面發揮著重要作用，學校必須加以重視。在新時期，學校可以通過創新檔案管理，對檔案管理工作進行規劃，提升檔案管理工作的高度，將檔案管理工作納入學校文化建設當中，給予其人力和財力支持，切實發揮其促進作用。

（一）強化學校檔案管理的法規建設。建立健全學校檔案管理制度，依法律法規保障檔案管理的開展，使檔案管理工作有據可依。檔案管理部門與學校管理密切相關，負責檔案的管理和再利用，必須運用法律法規對學校檔案管理工作加以規范，保障檔案工作的發展。學校要建立相關法規制度，下發一系列法規文件，以此指導學校檔案管理人員進行檔案管理，使其了解和熟悉學校檔案管理工作的流程，增強其檔案管理法制觀念，確保相關制度的落實。

（二）加強學校檔案的組織管理。通過成立檔案管理領導小組，制定檔案工作制度，規范各類材料的管理，加強學校檔案的組織管理，實現檔案的及時歸檔和合理使用。此外，學校檔案管理部門需要配備工作能力強、責任感強的檔案管理人員從事檔案管理工作，以此來確保檔案管理工作的作用的有效發揮。

（三）完善學校檔案管理的服務。檔案管理工作的主要作用是為領導決策、教學科研和各類咨詢查證服務。學校可以通過創新檔案管理工作，運用現在信息技術實現信息的高效準確查詢，拓展完善其服務功能，最大限度地發揮學校檔案的作用。

（四）加強學校檔案信息的開發利用。將現代信息技術應用于學校檔案管理工作，利用多媒體和電子信息技術，建立數字化的檔案管理網絡，可以實現學校檔案信息的快速整合與檢索。學校可以借助信息技術手段，加強檔案信息編研工作，建設檔案信息資源數據庫和網絡，實現檔案管理工作與網絡技術的連接，以此來促進檔案信息的資源共享，促進檔案信息資源的深層次開發。

四、結語

現在信息技術的高速發展為學校檔案管理工作的創新提供了條件，學校面臨新的挑戰和機遇。學校應把握機遇，積極面對挑戰，通過創新學校檔案管理，提高自身的檔案服務水平，為學校的發展和學校的價值觀建設作貢獻。

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