事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

李衛(wèi)東

【摘要】隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型以及檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也根據(jù)實(shí)際的工作需要，在不斷調(diào)整適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)的需要，努力突破工作局限，從而為事業(yè)單位提供更好的服務(wù)。然而在實(shí)際人事檔案管理中還存在一些普遍的問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題提出了解決的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；管理工作；問(wèn)題與對(duì)策

人事檔案對(duì)于事業(yè)單位的人事管理工作尤為重要，人事檔案匯編事業(yè)單位所有工作人員的人事信息，只有做好各基層人事檔案信息管理工作，才能為我國(guó)人力資源的管理打下基礎(chǔ)。人事檔案管理工作的核心是保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式是不同的部門對(duì)各自的員工進(jìn)行信息管理，不同管理部門之間的信息無(wú)法共享，管理相對(duì)封閉，無(wú)法顯示整體員工的信息。傳統(tǒng)的信息管理方式與社會(huì)發(fā)展不相符，不利于事業(yè)單位展開(kāi)工作。

當(dāng)前不斷完善的檔案信息化建設(shè)，已突破傳統(tǒng)形成了開(kāi)放化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了人事信息點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的無(wú)線傳輸，保證人事檔案信息實(shí)時(shí)查閱、實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)傳輸。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）打破傳統(tǒng)思想，建立專業(yè)團(tuán)隊(duì)。傳統(tǒng)的人事檔案管理人員對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下信息化管理檔案的思想認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)人事信息化檔案管理工作認(rèn)可度較低。事業(yè)單位在招聘人事檔案管理人員時(shí)不僅要要求基本的能力，而且要培養(yǎng)能夠應(yīng)和時(shí)代發(fā)展需要，且具備較強(qiáng)思想素質(zhì)的人員，隨著信息化的發(fā)展檔案管理工作已經(jīng)從簡(jiǎn)單繁瑣的工作轉(zhuǎn)化為信息化和數(shù)字化，因此作為檔案管理人員要打破傳統(tǒng)思想，做好專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

（二）建立人事檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案內(nèi)容包括事業(yè)單位人員的成長(zhǎng)履歷、學(xué)歷水平、工資績(jī)效、平時(shí)表現(xiàn)等，同時(shí)，各種內(nèi)容相近的公文與材料也非常多，這就需要檔案管理人員的工作流程有秩序有條理，建立事業(yè)單位統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能將繁雜的工作做到最好不出紕漏，才能使這些數(shù)據(jù)能夠網(wǎng)絡(luò)共享。

（三）人事檔案管理工作受認(rèn)可和被利用率較低。人事檔案能夠比較詳細(xì)、完備地反映一個(gè)人一段時(shí)間以來(lái)成長(zhǎng)信息、學(xué)習(xí)狀況、道德思想等方面的情況，對(duì)了解一個(gè)人起到極大的作用。而現(xiàn)階段，我國(guó)人事檔案工作效率較低、檔案質(zhì)量不高，因此檔案的利用率也較低。

（四）人事檔案管理斷檔。由于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)影響，我國(guó)人事檔案管理沒(méi)有適應(yīng)發(fā)展，很多人事檔案并沒(méi)有跟隨他們從上一家單位遷出，檔案繼續(xù)留在原來(lái)的工作單位，這就造成人事檔案管理會(huì)造成流出后的檔案經(jīng)歷出現(xiàn)空白。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的對(duì)策和措施

（一）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然需要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行編輯和管理，并且進(jìn)行簡(jiǎn)單計(jì)算機(jī)操作。然而，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)水平不斷提高，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也需要不斷地提高，不僅能滿足傳統(tǒng)檔案管理方式的工作要求，同時(shí)需要具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作水平，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)單位員工的培訓(xùn)工作，提升管理人員的綜合素質(zhì)，更好地為檔案管理工作提供服務(wù)。

（二）促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化。當(dāng)前形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)化與傳統(tǒng)管理方式的逐漸融合，即在加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)更需要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的保存，例如建立保存紙質(zhì)檔案的庫(kù)房，庫(kù)房需要防火、防潮、防蟲(chóng)，購(gòu)買高質(zhì)量的檔案儲(chǔ)存柜，在倉(cāng)庫(kù)中安裝滅火裝置，及時(shí)通風(fēng)換氣等。檔案管理工作人員需要對(duì)庫(kù)房進(jìn)行日常巡視檢查以及特殊巡視檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)中的安全隱患，并且消除這些隱患。此外，加強(qiáng)檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施，例如打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的購(gòu)入。從而提高檔案管理工作效率，保證人事檔案管理工作更具有可靠性、準(zhǔn)確性、完整性，在一定程度上提高了人事檔案管理工作的工作質(zhì)量。

（三）事業(yè)單位應(yīng)建立人才與檔案相分離的檔案管理體制。將事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心，事業(yè)單位人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理，人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，逐步建立為社會(huì)公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)信息化水平的提高，事業(yè)單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平不斷提高。事業(yè)單位的人事檔案管理工作需要通過(guò)開(kāi)放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式適應(yīng)社會(huì)的需求，提高自身的綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，提高自身的工作效率和質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)，以此來(lái)提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和效率。作為基層檔案管理人員應(yīng)該抓住時(shí)代機(jī)遇，不斷創(chuàng)新不斷改革，將事業(yè)單位的人事檔案管理工作推向更遼闊的領(lǐng)域。

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