大數據時代檔案管理模式變化研究

杜晶

【摘要】在大數據時代，檔案管理的模式已經發生了許多新的變化。本文主要就大數據時代檔案管理模式的特征、問題及解決這些問題的方法三個方面展開論述。

【關鍵詞】大數據時代；檔案管理模式；特征；問題；方法

大數據這個詞語近些年來廣泛地被提及。其通常被廣泛的用來指與信息技術的快速發展與創新有關的大量數據，說明了我們現在正處于一個知識爆炸和擁有海量信息存儲的時代。在這種情況下檔案的管理模式發生了非常重大的變化。其中一個重要的變化是運用大數據時代的網絡信息技術進行檔案的管理，使檔案的管理工作更加科學化、系統化、快捷化。但是我們想要應用好這種新型檔案的管理模式，就要對大數據時代檔案管理模式的特征、存在的問題、管理的方法進行認真的研究，并且在今后的工作中不斷地總結經驗，更好地為檔案管理工作服務。

一、大數據時代檔案管理模式的特征

（一）對資源種類多的檔案進行科學數據管理。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案數據資源的種類繁多、業務量巨大，但是必須要進行科學管理。其主要可以從兩個方面得以體現。第一，各個檔案管理部門需要把過去眾多的紙質檔案運用計算機全部的轉換為現在的大數據網絡檔案，其業務量非常的巨大。第二，隨著這種大數據的管理模式，檔案的數據資源量會呈現出幾何式的增長速度，需要對它們進行科學數據管理會花費掉大量的時間與精力的，體現了這種新形勢下檔案管理工作的復雜性和持久性。

（二）提高檔案資源利用效率。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數據時代運用網絡科技的技術特點下，通過歸納、分析、整理、總結等方式，檔案管理的利用效率會得到明顯的提高。從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個良好的基礎。

二、大數據時代檔案管理模式的問題

（一）存在技術瓶頸。大數據時代檔案管理模式的問題是這種新型檔案管理模式的建立存在著技術上的瓶頸。比如：第一，庫房資源就是一個嚴重的技術瓶頸。設計出怎樣的一種軟件及在這種軟件下具有多大的庫房資源可以滿足未來的檔案資源儲存需要，這些都是我們需要認真考慮的問題。第二，傳統的檔案信息資源與現代的大數據信息存儲、存儲的方式、內容、要點等進行怎樣的銜接，這種新型的檔案管理模式在當前的市場經濟中進行怎樣的應用，這些問題都需要我們在今后的實踐工作中運用科學有效的方法來加以解決。

（二）法律法規不完善。大數據時代檔案管理模式的問題是法律法規不完善。目前中國還沒有一部關于大數據時代下檔案管理模式的法律法規，這對新型檔案管理模式的未來發展與完善是非常不利的。比如：進入大數據時代檔案管理模式的穩定性問題、安全性問題、監督問題、網絡檔案管理信息的準入問題等等，都需要法律法規的保障。

（三）檔案管理部門的義務和職能有待加強。大數據時代檔案管理模式的問題是檔案管理部門的職能與義務需要加強。在大數據時代檔案的種類越來越多、分工越來越細、管理難度越來越大，因此需要檔案管理部門的工作人員加強自己的業務水平和職業道德，對檔案進行科學的管理。比如：有許多的人員從事的是關于國家重要工程的項目研究工作，對于他們的檔案進行管理時需要格外認真和小心，在日常的生活與工作中注意自己的言行不要對他們的個人檔案信息進行任何的泄露，否則很有可能會危害到國家安全和他們負責項目的進度。

三、大數據時代檔案管理模式的方法

從總體而言，在大數據時代進行檔案的管理工作需要我們運用發展的眼光來進行管理理念與工作流程的突破與創新，形成一種科學、高效、便捷、安全、充滿活力的新型檔案管理機制。想要實現這一目標，建立起具有開放性、服務性、標準性的新式檔案管理模式，需要采用一些具有針對性的方法來加以完成。

（一）完善檔案資源管理體系。在大數據時代檔案管理模式的方法是完善檔案管理的體系。原因是，具有完善管理體系的檔案管理部門可以使檔案的管理工作呈現出標準化和科學化，保障存儲檔案資源信息的完整與安全，使這些檔案的所有者可以放心地把檔案放在現有的儲存地點。想要完成這一目標，我們可以從以下幾個方面來進行工作。第一，在檔案管理部門內建立一個統一的檔案管理信息中心，對于所管理的檔案進行集中的信息登記。第二，按類別對所管的檔案進行不同類別與地點的保存。第三，運用遠程連接系統把檔案管理信息中心與各個類別的檔案室進行有效的信息鏈接。第四，加強對于檔案管理部門業務人員的技術培訓工作、使他們具有良好的素養進行大數據時代檔案管理的操作。第五，加強對于檔案管理人員的職業道德與精神品質的培訓工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業道德和行為準則。第六，建立起檔案管理工作的嚴格獎懲辦法，對于在管理工作中出現的嚴重瀆職和泄密行為進行嚴肅的查處，并且進行點名的通報。通過這種方式可以更好地對檔案管理人員進行教育，使其守法認真的進行工作。

（二）加強檔案資源防護力度。在大數據時代檔案管理模式的方法是加強檔案資源的防護力度。原因是，網絡科技的飛速發展為檔案管理工作既帶來非常大的便利、同時也帶來了非常大的挑戰。其主要的挑戰是網絡黑客的盛行導致資源信息的攻擊問題與竊取問題越來越嚴重，現在這已經成為一個世界性的難題。所以，在大數據時代檔案管理模式的建立需要運用專業的防護軟件對這些檔案資源進行保護。其具體由以下幾種措施。第一，對于負責具體檔案管理的計算機系統要多設立幾道防火墻有效地對于干擾行為進行攔截。第二，我們也可以通過設立出多個虛假檔案信息資源管理中心，并且對于真實的檔案信息資源中心采用網絡隱藏的方式躲避網絡攻擊和信息竊取行為。第三，對于保存的檔案信息進行數據資料的多種備份工作，保證存儲的檔案信息不會因為各種意外情況而導致數據信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全。

（三）進行檔案管理服務創新。在大數據時代，檔案管理模式的方法是進行檔案管理服務的創新。雖然，檔案管理具有明顯的社會性，尤其是一些政府部門的專業檔案管理機構在這一點上表現的最為明顯。但是，從市場經濟的角度來分析，檔案管理機構也是一個市場主體，想要進行更好的生存和發展需要有良好的服務作為保障。比如：開展微笑服務，避免出現過去那種事難辦、臉難看的行為發生。進行良好的本人信息查詢與檔案電子周轉工作，防止檔案遺失或者是部分內容在進行電子傳遞時因為各種情況導致部分檔案信息丟失情況的發生。

（四）進行檔案資源管理法律法規的建設。在大數據時代檔案管理模式的方法是進行檔案資源管理法律法規的建設工作，從法律法規上對檔案資源管理工作進行保障。比如：建立專業的檔案信息資源管理法來對檔案資源管理工作的方方面面進行詳細的法律條文列舉。同時各個地方還要出臺檔案管理的相關規定細則條例，嚴格約束工作人員的行為。除此之外，這些法律與具體檔案管理的條文需要在實踐運用中針對出現的新情況和產生的新問題不斷地進行修正與完善，全面地保障我國的檔案管理工作在大數據時代可以得到有序的發展。

四、結論

在大數據時代，對于檔案管理模式呈現出的新變化問題進行認真的研究工作，可以有效地保障檔案管理工作健康有序地運行。

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