探索信息時代高職院校檔案管理新途徑

馬淑杰

【摘要】信息技術對人們的影響巨大，在現代社會，可以說任何行業離開信息技術都無法生存下去。對于高職院校的檔案管理工作而言更是如此，學校的檔案不僅關系到學生的發展，同時還關系到整個學校的發展，在信息時代，檔案管理工作發生了巨大的變化，無論是管理模式還是服務觀念等，都有著巨大的改變，我們必須在新時代的背景下，不斷進行改革創新，探索檔案管理工作的新途徑，更好的適應新時代的要求，促進高職院校檔案管理工作進步發展。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；發展新途徑；高職院校

【中圖分類號】G717.24

隨著我國教育體制改革的不斷進行，高職院校的檔案管理工作面臨著巨大的挑戰，工作任務和難度也在不斷加大，高職院校要想適應時代的發展，對檔案管理工作就必須給予足夠的重視，通過探索創新尋求檔案管理新途徑。在信息時代的大背景下，檔案管理和信息技術相結合已經成為了必然趨勢，檔案管理的電子化、智能化、規范化程度也在不斷提升，更加晚上的檔案管理新途徑是我們探索的目標。

1目前高職院校檔案管理中的問題

1.1檔案管理設備不完善

信息化的檔案管理工作對于設備的要求很高，我們知道電腦辦公已經逐漸普及，對于高職院校的檔案管理部門，學校也給他們配備了計算機設備，但是這些設備的性能大多較低，僅僅能滿足一般的辦公需求，在辦公時工作人員只是實現了檔案的錄入，這種初級的功能，一方面是由于設備的限制，另一方面也是由于對于新時代檔案管理工作的不重視不了解，認識不到檔案管理的重要性。一些高職院校對于當啊管理工作仍以人工操作為主，使得工作量大，且準確率難以得到保證，設備沒有得到充分利用。

1.2檔案管理制度存在問題

就目前的檔案管理制度而言，存在著很多漏洞，使得檔案管理工作效率低，工作人員的態度不端正，使得工作效率難以保證。在制度上，對于檔案的類型管理、檔案的借閱管理等沒有明確的規定，工作人員只能按照自己的想法實施，導致工作混亂，一個完善的管理制度是工作穩定運行的基礎。

1.3管理人員水平達不到要求

現代化的檔案管理工作和以往的不同，對于管理人員要求較高，不僅要懂得檔案管理的相關知識，同時還要掌握信息技術，能夠熟練使用計算機和相應軟件。目前的高職院校檔案管理工作人員仍以老員工為主，他們的思想觀念比較落后，已經適應了舊的檔案管理方式方法，在現代背景下，工作能力有所欠缺。甚至有的院校在人員選拔時不注重其個人能力，認識不到檔案管理工作的重要性和難度。

2檔案管理信息化的重要性

我們要明確檔案管理工作對于高職院校的重要性，它是學校歷史的見證，記錄著學校在科研和教學上的一些成果，是學校的重要原始資料的存放處。檔案管理也和教學息息相關，學校的教學任務、教學計劃以及學生的個人信息檔案都在檔案管理工作的范疇當中。在信息化背景下檔案管理工作也必須和信息技術相結合，逐漸實現信息化，這是檔案管理工作的需求同時也是高效發展的必然要求。

高職院校的各種檔案都有著特殊的價值，傳統模式下的紙質檔案既不易于保存、又不利于借閱，存在著很大的弊端，通過信息技術的引入，將實現了檔案的電子化，提高了工作效率，同時對于以前的紙質檔案也能進行錄入保存，有效降低了檔案損壞丟失的概率，同時檔案的電子化管理實現了共享性，在借閱上也有很大的優勢，只需要在計算機上進行操作，由軟件系統進行記錄，更加規范化。另一方面檔案的電子化也滿足了檔案開發的需求，將傳統的檔案管理工作模式由收集和保存轉變成了檔案的開發利用，這是對檔案的近一步利用，充分發揮出了檔案的價值，多元化的信息技術使得檔案管理體系更加多樣化，信息庫的建立使檔案查詢、借閱以及共享變得更加方便，同時也極大程度降低了工作量。使高職院校的檔案管理工作檔案管理工作和社會接軌，更好的適應了社會的發展。

3檔案管理工作的新途徑

信息化的檔案管理體系要符合現代化服務管理的觀念，我們可以從服務的內容、模式、手段以及管理模式等方面進行創新，以適應社會的發展。

服務內容角度。檔案管理屬于服務性質的工作，和傳統相比，現代化的檔案管理工作應將重點放在質量上，工作人員在服務內容上展開創新，例如開展檔案公開展覽等活動，讓學生和教師對于學校的歷史以及學校的一些突出成果進行了解，加深學生對于學校的了解，激發學生為校爭光的責任心。

服務模式角度。隨著高校檔案管理工作的不斷發展和進步，傳統的檔案管理方式被逐漸取代，全新的檔案信息服務和管理得到了建立和發展，我們在服務模式的創新中，要明確檔案利用‘這一重心，檔案管理服務中要通過各種手段將檔案利用起來，注重檔案的資源性可寶貴性，同時還可以將服務對象面向社會，將學校的眾多科研成果展示出來，為社會做出更大的貢獻。

服務手段方面。現代化的檔案管理模式是很重要的，這是信息時代下檔案管理的新要求，服務理念在不斷發生著變化，人們的需求方式也在逐漸轉變，檔案管理工作也要注重創新，創新出多樣化的服務手段和措施，建立各種數字化的檔案，在校園檔案互聯網方面要著手打造一個全新的服務平臺，實現檔案服務的網絡化模式，這既方便檔案的共享，同時在檔案的收集和整理上也有重大突破，實現網絡化模式。

管理模式方面。一個完善的管理制度是檔案管理工作正常進行的基礎，所以高校在管理模式和制度上要進行創新和完善，借鑒社會或者其它高校先進的管理模式，進行創新的發展，注重學校的實際情況，創建檔案管理部門和學校的其它部分有機結合的模式，使得檔案管理更加規范化、現代化，效率更高，服務更全面。

4總結

檔案管理是高職院校的基礎性工作之一，我們應該給予足夠的重視，要明確在目前信息時代的背景下檔案管理工作中存在的問題，深入理解信息時代的意義，把握信息化的特征，認識到檔案管理信息化的重要性，實現全方位多角度的檔案管理工作新途徑探索，實現檔案管理信息化，充分發揮檔案管理的對高職院校的重要作用。

參考文獻

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