大數(shù)據(jù)時(shí)代的單位檔案信息化建設(shè)

李瑞鴻

[摘 要]隨著行業(yè)和單位的不斷發(fā)展，積累的檔案資料越來(lái)越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式和技術(shù)已經(jīng)不能完成海量數(shù)據(jù)的整理和分析，另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效處理大規(guī)模數(shù)據(jù)。現(xiàn)代社會(huì)信息化程度越來(lái)越高，推進(jìn)信息化在檔案管理中的應(yīng)用，具有重大而深遠(yuǎn)的意義。基于此，本文分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)、現(xiàn)在檔案管理存在的問(wèn)題，進(jìn)而研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化的建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；單位檔案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.112

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-0-02

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為提高工作效率、改善工作方式的重要手段。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理存在的突出問(wèn)題，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入研究，研究大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用，是本文的研究重點(diǎn)。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)概述

半個(gè)世紀(jì)以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)全面融入社會(huì)生活，信息數(shù)據(jù)已經(jīng)積累到了一個(gè)開(kāi)始引發(fā)變革的程度。大數(shù)據(jù)正在以一種前所未有的方式，通過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，獲得有巨大價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)或深刻的洞見(jiàn)。一方面大數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)化為具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的技術(shù)，另一方面，大數(shù)據(jù)已經(jīng)撼動(dòng)了世界的方方面面，從商業(yè)科技到醫(yī)療、政府、教育、經(jīng)濟(jì)、人文以及社會(huì)的其他方面。同樣大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，也將影響到檔案管理，如何在這種形勢(shì)下，更好的利用大數(shù)據(jù)并發(fā)揮其在檔案管理工作中的作用，也是相關(guān)人員現(xiàn)在面臨的挑戰(zhàn)。

大數(shù)據(jù)的核心是預(yù)測(cè)。大數(shù)據(jù)不是要機(jī)器人像人一樣的思考，相反，它是把數(shù)學(xué)算法運(yùn)用到海量的數(shù)據(jù)上來(lái)預(yù)測(cè)事情的可能性。2009年H1N1甲型流感爆發(fā)，而在爆發(fā)前幾周，谷歌公司便已經(jīng)預(yù)測(cè)到了流感的爆發(fā)，并且可以具體到特定的地區(qū)和州。這是因?yàn)楣雀韫颈４媪硕嗄暌詠?lái)所有的搜索記錄，他們?cè)O(shè)立了一個(gè)系統(tǒng)唯一關(guān)注的是特定搜索詞條的使用頻率與流感在時(shí)間和空間上的傳播關(guān)系。經(jīng)過(guò)一系列處理計(jì)算，他們預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度高達(dá)97%。由此可見(jiàn)，通過(guò)特定的系統(tǒng)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，是可以完成曾經(jīng)用傳統(tǒng)思維無(wú)法預(yù)料到的事情。大數(shù)據(jù)引發(fā)的革命并不在于分析數(shù)據(jù)的機(jī)器，而在于數(shù)據(jù)本身和人們?nèi)绾问褂脭?shù)據(jù)。

2 現(xiàn)階段單位檔案管理的問(wèn)題

2.1 檔案信息化管理人員的專(zhuān)業(yè)水平不高

從事檔案信息化建設(shè)和管理的工作人員不僅應(yīng)具備較高的檔案管理技能，同時(shí)，其對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高。現(xiàn)實(shí)中，從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)出身，雖然在長(zhǎng)期的檔案管理過(guò)程中積累了一定的檔案管理能力，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，缺乏專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支撐，由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的人事檔案過(guò)程中，不能快速、準(zhǔn)確的完成信息的檢索和錄入，致使人事檔案信息化水平不高。

2.2 檔案信息化管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

信息化建設(shè)過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)是難以規(guī)避的，這也是進(jìn)行檔案信息化管理所必須承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。在信息化檔案的建設(shè)中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴(yán)重的后果。現(xiàn)階段相關(guān)管理人員對(duì)人事檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，存在的安全隱患較多。

2.3 信息化建設(shè)缺乏相關(guān)的管理規(guī)范

在制度建設(shè)層面，雖然《檔案法》和《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》已經(jīng)頒布并實(shí)施了一段時(shí)間，但是落實(shí)的過(guò)程還存在不少問(wèn)題，也沒(méi)有相關(guān)的檔案管理細(xì)則以供參考。因此在各單位系統(tǒng)內(nèi)部，并沒(méi)有形成一套完整的、成體系的制度，在沒(méi)有具體實(shí)施細(xì)則指導(dǎo)的前提下，檔案信息化建設(shè)長(zhǎng)期停步不前，多數(shù)單位的檔案信息化建設(shè)只停留在口號(hào)中，并沒(méi)有落實(shí)到具體的實(shí)踐中。

2.4 新技術(shù)的重視程度不足

檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新技術(shù)和信息化建設(shè)，在思想上的重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不全面。檔案管理是一項(xiàng)非常基礎(chǔ)、默默無(wú)聞的工作，部分單位對(duì)檔案工作的重視程度不夠、投入不夠、人員配備不足，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的管理檔案，只要不發(fā)生檔案丟失就萬(wàn)事大吉了，致使檔案工作的管理水平和質(zhì)量不高。尤其是在新技術(shù)浪潮的背景下，如何使用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和信息技術(shù)提升檔案管理的水平和效率，還存在嚴(yán)重的認(rèn)識(shí)上的漏洞。

2.5 檔案管理信息化進(jìn)程緩慢

絕大多數(shù)單位將資源投入到可以為本單位帶來(lái)直接效益的部門(mén)工作中，對(duì)于起到輔助作用的人事檔案管理工作，長(zhǎng)期不被重視。同時(shí)在檔案建設(shè)與管理過(guò)程中存在重收集、輕利用的弊端。很多單位比較重視信息統(tǒng)計(jì)的過(guò)程，一旦信息歸檔就認(rèn)為萬(wàn)事大吉，由此導(dǎo)致檔案管理長(zhǎng)期停滯不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)不到位，沒(méi)有引入檔案管理軟件或者信息化管理系統(tǒng)長(zhǎng)期不更新。

3 應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展單位檔案信息化建設(shè)

本文從提升檔案存儲(chǔ)、利用便捷性、數(shù)據(jù)分析提高利用程度等方面進(jìn)行了研究。

3.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的不僅僅是一小部分?jǐn)?shù)據(jù)，而是對(duì)數(shù)據(jù)整體的分析，具體到特定單位中，在長(zhǎng)期工作中整理總結(jié)的各方面檔案都是其數(shù)據(jù)處理和分析的一分子。傳統(tǒng)的方案管理重在收集和保存，在使用和分析方面重視程度不足的問(wèn)題。但是在信息時(shí)代，需要檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和工作人員轉(zhuǎn)變工作觀念，從保存轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)利用，借助于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案、設(shè)備檔案、單位工作檔案、每年業(yè)績(jī)檔案等各種信息的分析。提高認(rèn)識(shí)的另一方面就是要對(duì)檔案管理和利用所能帶來(lái)的巨大經(jīng)濟(jì)效益有足夠的認(rèn)識(shí)，檔案管理已經(jīng)不再是單純的單位附屬部門(mén)，而是能夠創(chuàng)造直接經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)，在單位重大決策中應(yīng)提出基于數(shù)據(jù)分析的建議。

3.1.2 開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著單位事業(yè)的不斷推薦，舊的檔案還沒(méi)有完全利用，新的數(shù)據(jù)和信息就已經(jīng)源源不斷的產(chǎn)生，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查閱和分析的需要，因此本文建議廣泛研究并開(kāi)發(fā)大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理新模式。筆者在分析國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理模式和檔案管理新技術(shù)的基礎(chǔ)上，建議從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：首先，應(yīng)盡快完成檔案的數(shù)字化工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)處理的要求，在原有檔案的錄入過(guò)程中，應(yīng)按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理進(jìn)行分類(lèi)，便于后期使用；其次，應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，借助先進(jìn)的科技力量，完成之前數(shù)據(jù)分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用的過(guò)程中應(yīng)同時(shí)結(jié)合橫縱分析和動(dòng)態(tài)管理的手段，來(lái)保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。橫縱分析指的是在數(shù)據(jù)管理中不僅僅需要比對(duì)單位隨著時(shí)間推進(jìn)所發(fā)生的變化，更應(yīng)該比對(duì)所在行業(yè)的其他單位的發(fā)展、各部門(mén)之間的效益對(duì)比，動(dòng)態(tài)管理指的是檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)整理、無(wú)用數(shù)據(jù)的剔除。

3.2 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理應(yīng)注意的問(wèn)題

3.2.1 增強(qiáng)安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的信息化檔案管理，其網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)的安全問(wèn)題更為突出。信息化檔案的安全管理可以從以下幾個(gè)方面入手：首先，應(yīng)嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限；其次，無(wú)關(guān)移動(dòng)存儲(chǔ)器不能與信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)鏈接；再次，安裝殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)；最后，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)特別是存儲(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離。

3.2.2 重視系統(tǒng)的定期維護(hù)

檔案的信息化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在此過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，信息錄入應(yīng)完整詳細(xì)，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎(chǔ)；其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識(shí)，委派專(zhuān)職人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)，才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。與此同時(shí)，在信息刪除和更新的過(guò)程中，建議使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，快速、準(zhǔn)確地完成新舊數(shù)據(jù)的對(duì)比和分析，確保錄入系統(tǒng)的信息是準(zhǔn)確并有效的。

3.2.3 深度開(kāi)發(fā)、充分利用

之所以要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案的信息化管理，就是要提高檔案的利用效率，發(fā)揮檔案資源的作用，因此必須充分認(rèn)識(shí)并大力提高信息化檔案的利用率。檔案信息化建設(shè)主要包括以下幾個(gè)部分：信息收集和統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計(jì)分析。在統(tǒng)計(jì)學(xué)有關(guān)原理的指導(dǎo)下開(kāi)展工作，在信息收集和統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，便于在后期進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析，為單位決策提供依據(jù)。

4 結(jié) 語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)工作和生活節(jié)奏明顯加快，同時(shí)信息大爆發(fā)也對(duì)傳統(tǒng)技術(shù)和管理模式形成了巨大的沖擊。檔案管理面對(duì)的數(shù)據(jù)量激增，對(duì)單位的檔案管理也提出了新的要求，因此，本文分析的大數(shù)據(jù)技術(shù)在單位檔案管理信息化中的應(yīng)用，具有一定的指導(dǎo)意義。

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