當前人事代理人員人事檔案管理工作問題

宋榮軍

[摘 要]人事代理是指政府人事部門所屬人才交流服務機構根據國家有關人事政策、法規，接受單位、個人的委托，提供人才人事工作管理和服務。多年來，人才交流服務機構為企事業單位人事制度改革做出了不少貢獻。但在新形勢下，人事代理工作仍面臨許多新問題，并迫切需要加大力度予以妥善解決?；诖?，本文針對當前人事代理人員人事檔案管理工作中的問題展開了分析，并提出了一些建議。

[關鍵詞]人事代理；檔案管理；制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.113

[中圖分類號]G271；G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-0-01

實行人事代理制度，有利于打破人才“部門所有、單位所有”的格局，實現人才由“單位人”向“社會人”的轉變，促進人才資源的整體性開發和優化配置；有利于暢通人才能進能出渠道，消除人才流動中的體制性障礙，促進企事業單位人事制度改革；有利于形成優勝劣汰的競爭激勵機制，增強人才的責任感、危機感，激發人才的積極性、創造性?？傊?，人事代理已成為人才資源的“儲備庫”，大中專畢業生就業的“緩沖器”，人才流動的“高速路”。經過20年的發展，在國家調整流動人員人事檔案管理服務政策的新形勢下，人事代理工作仍面臨許多新問題，迫切需要加大力度進行解決。

1 人事代理工作現狀

20年來，人事代理工作由起初的陌生到后來的熟悉，發展到現在的普遍，人事代理工作在發展中不斷進行完善，但是目前又出現了認同難度大的問題。近年來，人事代理業務每年都以遞增數列的趨勢進行增長，且大學畢業生流動性逐步加大，不斷有代理人員考入公務員、事業編隊伍，或者調往地市甚至外省市，在他們的檔案轉遞過程中，對年度考核、轉正、定級、工齡的確定等材料的要求不一樣，蓋公章的要求也不一樣，有些集體代理單位人員職稱的考與評差別較大，對檔案材料要求不統一，造成單位間檔案材料互認困難等問題。自從中華人民共和國人力資源和社會保障部公布新的流動人員人事檔案管理政策以來，這個問題有所好轉，但并沒有得到根本解決。

2 人事代理工作中的問題

2.1 續代難落實

人事代理實行合同管理，凡人事代理單位或個人都要與人才交流服務機構簽訂《人事代理合同》，合同期限一般按年約定。雙方約定的合同期限屆滿后，需要繼續代理的單位或個人都應與人才交流服務機構續簽《人事代理合同》，辦理續代手續。但是，由于人事代理人員中大多工作不太穩定，流動性大，多數需要續代的人員都不能及時到原委托代理服務機構辦理續代手續，其中有的人甚至拖到兩三年后才想起去辦理續代手續。對于這種不能按時簽約續代的現象，從法律意義上說應該是一種違約行為，人才交流服務機構有權單方終止未能按時續代人員的各項人事服務，但這些人員的人事檔案轉不轉？轉向何處？以后單位或本人需要補辦續代手續怎么辦？目前還沒有通行的制約機制或規范措施來進行處理。

2.2 代后難轉移

按照人事代理相關政策及實施辦法的規定，大中專畢業生正式參加工作前可以申辦人事代理，并從代理之日起計算工齡。但是對計算工齡的檔案依據并未予以明確，同時也未對在異地就業的人事代理人員如何調轉本人人事檔案及人事關系，調入地如何續接本人的人事代理等問題作出具體規定。例如，有的地方以勞動就業手續、養老保險繳費單據、人事代理當年繳費收據等為依據，但在實際操作中經常會遇到代理人員丟失單據、部門信息銜接困難等難題。因此，在人事代理人員流動過程中，調出調入手續難以辦理，檔案材料的完整性難以確認，經常導致人事代理人員進退兩難，嚴重影響了人事代理的公信力。

2.3 管理較滯后

人事代理人員的個人信息資料，是人才交流服務機構充分履行人事代理職責、全面落實代后服務的先決條件。當前，人事代理的服務內容十分寬泛，對人事代理人員個人信息資料的收集也要求很詳盡，但各地各級人事代理機構，特別是縣級人事代理機構，普遍存在人員偏少、設備不足、手段落后的問題，傳統的信息管理手段已經遠遠不能適應這種大工作量的信息管理及更新工作，所以管理起來有很大難度。

3 針對人事代理工作問題的建議

3.1 努力構建續代督導機制

一是切實加大人才服務機構相關法律法規的普及宣傳、知識培訓以及執法檢查力度，加強用人單位用人行為的規范指導和監督檢查，發現違規用人現象，特別是私自保管人事檔案及緩辦或不辦職工社會保險等違法現象，要及時進行嚴肅查處和堅決令其糾正，努力提高和增強用人單位用人行為的合法性和規范性，以消除個人續代落實難的最大障礙；二是要推行人事代理服務專員負責制，切實提高人事代理服務質量和服務效率，盡可能地為人事代理人員辦理續代業務提供方便。

3.2 加緊完善配套政策和措施

一是將人事代理作為工齡計算的重要途徑之一，對人事代理手續特別是代后存檔備案手續進行統一規范，使用統一的《人事代理合同》《人事代理人員年度考核表》《人事代理人員變動工資審批表》等表格，促進異地人事代理的互通互認，打破人事代理異地轉移的屏障，為人事代理人員工齡的連續計算提供可靠保證；二是規范人事代理人員檔案工資調整和專業技術職稱考評工作，不斷提高人事代理人員檔案工資和專業技術職稱的合法性和權威性，從而為人事代理人員參與人才市場競爭創造有利條件。

3.3 穩步完善代理管理機制

一是加強硬件建設，提高服務效率。積極完善人事代理工作基礎設施建設，加快建立以計算機為基礎的網絡化信息管理體系，逐步實現人事代理業務與社會保險和人事系統內部各項業務工作之間的信息聯網，使人事代理服務工作更加透明、高效和便捷，逐步達到相互認可；二是建立一支專業化、服務功能不斷完善、從業人員相對穩定的人事管理隊伍；三是要適應社會化、科學化的管理要求，制訂員工發展規劃和培訓計劃，創造條件讓人事代理工作人員進行相關知識的學習，創新思維方式和經營理念，提高其工作效率和管理水平。