臺灣技專校院圖書館崗位設置調查分析

[摘要]以考察圖書館網站和文獻調研相結合的方式對臺灣地區20所技專校院圖書館進行調研發現，臺灣地區技專校院圖書館從組織架構、崗位職責、人員及職稱、圖書館委員會、標準化作業流程等方面體現了崗位設置和組織人事的具體隋況。大陸地區高職院校圖書館可借鑒臺灣技專校院圖書館崗位設置和管理方面的做法，如組織架構健全靈活、崗位職責明確細化、人員任用及考核有法制保障、組織人事信息透明公開、業務工作標準化。

[關鍵詞]崗位設置 崗位職責 圖書館 臺灣 技專校院

科學合理的崗位設置和人力資源配置對圖書館的運行效率和服務質量有著直接的影響。自2006年國家人事部出臺《事業單位崗位設置管理試行辦法》以來，國內各高職院校圖書館積極推進崗位設置管理工作，通過定崗、定編、競聘上崗等舉措優化人力資源配置和崗位管理，并取得了一定成效。但也依然存在不少問題，如基層崗位職責不夠明晰、缺乏業務流程規范、監管和激勵不足等。為給大陸高職院校圖書館在組織結構調整和崗位設置改革方面尋求參考，筆者近期調研了臺灣技專校院圖書館崗位設置情況，以期有從中挖掘可資借鑒的亮點和特色。臺灣技專校院是包括科技大學、技術學院、專科學校3種學校類型的臺灣技職教育體系。筆者調研發展，臺灣技專校院圖書館在組織架構、崗位職責界定、人員任用與考核、人事信息公開等方面的頗多做法，值得大陸地區高職院校圖書館借鑒和參考。

1.調查方法及對象

據臺灣技職教育司統計，2015學年度全臺技專校院共90所，其中科技大學59所，技術學院16所，專科學校15所。筆者抽樣訪問了其中20所學校的圖書館網站（科技大學14所，技術學院3所，專科學校3所），詳細瀏覽各館網站上關于組織機構、人員職責、業務流程等與崗位設置相關的內容，并對收集的內容進行歸納、梳理和分析；同時進行文獻調研，對收集的臺灣《圖書館法》《圖書館設立及營運標準》《大學圖書館設立及營運基準》《專科學校圖書館設立及營運基準》《教育人員任用條例》等法規標準和相關研究論文進行查閱和綜合分析。2調查結果及分析

筆者調研的臺灣20所技專校院圖書館都在其網站主頁的“關于圖書館”“成員職掌”等相關欄目里設有“組織編制”“人員職掌”“標準作業流程”等與崗位設置和工作相關的內容，表1歸納列出了被調研的具有代表性的圖書館網站上有關崗位設置的信息內容。現將調研所獲取的所有資料進行歸納整理并分析如下。

2.1組織架構

工作人員較多的圖書館一般都根據本館的業務職能設置若干職能組，由館長統領，另設有圖書館咨詢委員會，協助或研議館務重要事項。各個職能組根據分管的具體業務又細分為若干職能，每個細分職能崗位配備一定數量的工作人員。綜合分析各個圖書館的部組設置，筆者繪制了臺灣技專校院圖書館的一般組織架構圖（見圖1），臺北科技大學圖書館、勤益科技大學圖書館、臺中科技大學圖書館等圖書館的成員組織圖就是這種典型的架構。臺灣技專校院圖書館職能組劃分和具體業務的歸組沒有統一的體例，都是根據本館的人員數量和具體業務而定。在職能組劃分上，有些圖書館采用大部制，如勤益科技大學圖書館只設置了讀者服務組和技術服務組；有些圖書館的職能組則劃分得較細；人員數量較少的圖書館并不劃分部組。在具體業務歸組上也有很大差異，如有些圖書館設有獨立的采編組，有些圖書館則將采訪、編目業務歸入技術服務組。與大陸地區高職院校圖書館組織設置相比，臺灣技專校院圖書館的顯著不同在于：一是沒有設立獨立的參考咨詢組，大部分館的參考咨詢業務歸入讀者服務組；二是臺灣技專校院圖書館的技術服務組業務主要是書刊采訪、編目、校史特藏、策劃活動等專業性較強的業務，而如大陸地區高職院校圖書館技術部門的軟硬件維護、網頁制作、系統建設等技術業務，在臺灣技專院校圖書館則大多歸口到系統資訊組。

2.2崗位職責

筆者調研發現，臺灣技專校院圖書館十分注重對人員崗位職責的界定和公開。被調研的20所圖書館都在其網站上設有介紹“人員職掌”的相關頁面，其中19所圖書館介紹了每位工作人員的姓名、職稱、聯系方式，并對每個崗位、每位人員負責的具體業務和職責做出描述，就連空缺崗位待聘人員的職稱、業務職責都寫得非常清楚。圖書館對員工崗位職責的界定并不是籠統概述，而是將工作內容逐條羅列，職責描述非常清晰和細化，有些甚至多達10余條。例如，臺北科技大學圖書館對讀者服務組其中一位組員的崗位職責描述為：（1）館際合作及文獻傳遞：①合作館借書證，②NDDS文獻傳遞服務；（2）館藏利用教育：①大學生新生入門課程，②工程學院及設計學院圖書館利用教育；（3）圖書館活動策展及執行：①圖書館周活動，②二手教科書活動，③電影欣賞活動，④北聯大活動執行；（4）紅樓日常管理作業及導覽。可見，該崗位職責的描述明確、內容細化。

筆者通過綜合分析發現，臺灣技專校院圖書館的業務工作內容主要涉及流通、典閱、參考咨詢、活動策劃推廣、館際合作、采編、系統開發、軟硬件維護、館舍維護等方面。由于各個圖書館配備的工作人員數量不同，其具體分組和工作內容設置也各不相同，人員較少的圖書館只能開展基本的服務，崗位工作內容比較傳統單一，人員較多的圖書館業務工作則更為多樣、深入和細化。以臺北科技大學圖書館為例，該館采取的組織架構設置和人員配備（19人）均比較合理，筆者對該館各個崗位職責涉及的工作內容進行了歸納（見表2），從中我們可以窺見崗位設置比較健全的技專校院圖書館所涉及的主要工作內容。

此外，筆者通過分析各個圖書館的具體崗位職責還發現，部分技專校院圖書館將一些愈加重要卻普遍被圖書館忽視的工作內容，如績效管理、利用統計、空間管理、讀者安全等（見表3），明確列入到具體人員的崗位職責當中，使這些工作得到重視，落實到人。

2.3人員及職稱構成

臺灣技專校院圖書館的人員任用和職稱構成與大陸地區高職院校圖書館相比有很大不同。從各館網站所標示的人員職稱可以發現，圖書館工作人員的構成包括編制館員、約聘館員（如契雇組員、約用組員、約用技佐等）和臨時人員（如按日計酬人員、工讀生、實習生等）。臺灣《教育人員任用條例》規定：“學校職員之任用，依其職務類別，分別適用公務人員任用法或技術人員任用條例之規定。”嘲技專校院圖書館工作人員屬于學校職員，依此法規定，臺灣技專校院圖書館任用的正式編制館員主要為公務人員和技術人員。臺灣公務人員的任用必須經過公務人員考試取得任職資格，因此，考試任用制是臺灣技專校院圖書館正式編制館員甄選任用的主要渠道。

在人員專業性構成方面，臺灣《大學圖書館設立及營運基準》規定：“大學圖書館應有三分之二專業人員。”此法還規定，專業人員須在公務員考試中獲得圖書資訊管理類科及格或此類科特考及格，或者具有圖書資訊學學歷或相關工作業績。由此可知，臺灣技專校院圖書館的工作人員以圖書資訊管理類專業人員為主，具有較強的專業性。

如前所述，臺灣技專校院圖書館正式編制館員多為公務人員身份，其職稱并不似大陸地區的圖書資料系列職稱，而是對應的公務人員職等。臺灣公務人員的職等分為第1至第14職等，以第14職等為最高職等，其設置的職系包括行政職系和技術職系。臺灣各級政府及其機關的職務皆由各種組織法明確規定，具體職務名目繁多，最低級職務是書記，往上大致還包括辦事員、助理員、技佐、技士、組員、秘書、干事、專員、技正、組長、主任等，1個職務可跨列2到3個職等。由表1的職稱類別可知，臺灣技專校院館的人員既有行政職系人員，又有技術職系人員（如技正、技士、技佐等）；既有專業人員，又有非專業人員；還有少量的教師資格人員（助教），總體而言職稱結構比較多元。

2.4圖書館委員會

臺灣的《大學圖書館設立及營運基準》《專科學校圖書館設立及營運基準》都明確規定“設圖書館委員會，協助策劃全校圖書資訊服務發展方針與重大興革事宜”。筆者調研的20所臺灣圖書館也確實都設有圖書館委員會，可見，在臺灣技專校院，圖書館委員會是一個必設組織。并且，很多圖書館還制定了詳細的圖書館委員會設置要點或辦法，將其作為一項重要規章制度予以運作。這些“要點”或“辦法”對圖書館委員會成員的組成、任期、召集人、任務（職責）、會議召開頻率等事項都做出了明確的規定。圖書館委員會一般每學期開會1次，由館長召集；成員一般由館長、各系所領導或教師代表組成，有些委員會還有學生代表、校友代表，委員任期一般為1年；任務主要包括研議圖書館業務政策和發展計劃、審議重要規章和制度變革、審議經費分配與使用、商議和選介重大采購等。

2.5標準化作業流程

從表1可知，有部分圖書館為各類不同的業務工作制定了配套的標準化作業流程，其中高雄海洋科技大學圖書館的標準作業流程多達54條，涉及流通、閱覽典藏、參考、期刊、采訪編目、視聽服務、系統資訊、機電設備、行政9類業務，具體包括借書作業流程、期刊催缺作業流程、流通統計作業流程、讀者教育作業流程等54項，每項作業以流程圖的形式進行描述和說明。以借書作業流程為例，第一步是“館藏查詢”，接著又分“不可外借”“遺失或圖書掛失”“可外借”“外借中”4種不同狀態，分別進行操作處理說明，并對接下來每個環節中可能出現的狀況都一一進行描述，作業流程圖簡單易懂、周全細化。又如，臺中科技大學圖書館制定了采編組、閱覽典藏組、讀者服務組，3個部組涉及各項業務的作業流程，具體包括期刊及電子資源采購、過期期刊處理、圖書上架及整架、圖書借閱程序、新生圖書館利用教育等40項具體工作，每項工作以作業程序說明表進行描述。以“新生圖書館利用教育”為例，說明表描述的內容包括項目名稱、承辦單位、作業程序說明、控制重點、法令依據、使用表單等。筆者經對比分析發現，不同圖書館的作業流程的表述形式和詳略程度均有所不同，采用的表述形式主要有簡潔細化的流程圖、程序說明表、文字描述、流程圖加文字說明等形式。這些作業流程其實相當于各項業務工作的操作手冊，它們對每項工作的操作流程、操作方法、注意事項等進行說明和描述，為各項工作的規范開展提供了標準化指南。

3.借鑒與思考

3.1組織架構健全靈活

圖書館委員會作為臺灣技專校院圖書館的一個必設組織，使得圖書館組織架構更為健全，也保證了圖書館決策與發展的民主化和科學性，同時也有助于提升圖書館在校內的地位。大陸地區高職院校大多也設有圖書館工作委員會，但由于《普通高等學校圖書館規程》對設立圖書工作委員會的規定是“可根據需要設立”，而不是硬性要求，導致有些學校對圖書館委員會這一組織并沒有給以足夠的重視，在部分高職院校并未設有圖書館委員會，也就不利于圖書館的工作和發展得到各個部門的參與和支持。對于尚未設立圖書館委員會的高職院校圖書館，館長應多方聯動，積極籌措成立這一組織，以完善圖書館的組織架構和決策管理。對于已設有圖書館委員會的高職院校圖書館，應制定相關章程，規范委員會運行，并設專人負責委員會的具體事務，使委員會真正發揮作用。從長遠發展來說，《普通高等學校圖書館規程》、高職院校圖書館相關評估標準等法規章程在今后的修訂中應明確規定“設立圖書館工作委員會”，使該組織的設立和運行有據可依，有章可循。

臺灣技專校院圖書館組織架構的另—特色是設置了職務代理人，也即每個崗位（包括館長在內）除了設置崗位正式任職人外，還明確規定了該崗位的代理人是誰。代理人制度使組織的工作運行具備了靈活應變能力，當崗位正式任職人出差、休假、請假，或是離職造成崗位暫時空缺時，就可以由職務代理人代為處理其負責的業務，這就避免了日常工作陷入無人處理的癱瘓狀態，保證組織工作持續正常運行。大陸地區各個高職院校圖書館都經常會遇到館員請假、休假、調崗、離職、出差等情況，尤其是二胎政策放開后休產假人員激增，圖書館若要有條不紊地處理好這些崗位異動現象，參照臺灣技專校院圖書館的做法設立職務代理人制度是一種可行有效的方式。

3.2崗位職責明確細化

臺灣技專校院圖書館普遍實行定崗定責的崗位設置和管理方式，圖書館對每個崗位的具體工作職責都有明確細化的界定。例如，勤益科技大學圖書館崗位職責描述中連“LED字幕機管理、廁所文學內容定期更新、公布欄管理、圖書館鑰匙箱管理”等細小的事務都有明確的人員來負責。明確細化的崗位職責和分工使得人人有事做，人人有擔當，事事有人管，事事有人干，避免了“上班不工作”和“工作相互推諉”的現象，也便于依照細化的崗位職責進行業績考核。大陸地區目前很多高職院校圖書館雖然也實行了定編定崗，但由于大部分的院校在初次崗位設置時匆忙“入軌”，沒有進行嚴格的崗位分析，所謂的定崗大多只是籠統地定為“采編崗”“流通崗”“參考崗”之類的，并沒有很好地定責，崗位職責不夠具體，也沒有很好地體現出館員具體的工作內容，具體業務大多由部門領導來分配，這就出現了積極負責的人“忙死”“老油條”不進取的人“很閑”的現象，也進一步影響了館員績效考核的有效實施。大陸地區高職院校圖書館要實現館員在其崗謀其事，提升工作運行效率，就有必要效仿臺灣技專校院圖書館做好崗位職責的分析與界定，劃分崗位級次和職稱要求，擬定每一個崗位的細化職責表，在此基礎上實行競聘上崗，并配以相應的績效考核制度，真正激活圖書館組織機構的活力。

3.3人員任用及考核有法制保障

臺灣圖書館的管理與發展有較為健全完善的法制環境，臺灣《圖書館法》《圖書館設立及營運標準》《大學圖書館設立及營運基準》《專科學校圖書館設立及營運基準》《教育人員任用條例》《公務人員任用法》《公務人員升遷法》等多部法律法規，對高校圖書館工作人員的任用、專業人員構成、選聘與晉升等做出了明確的規定，使得人員任用有章可循、有法可依，避免了“因人設崗”現象，保證了人員任用的規范性。在工作考核方面，公立高校的館員作為公務員是按照《公務人員考績法》《公務員懲戒法》等相關法規進行考核的。考核的方式包括平時考核、項目考績和年終考績，每一方面均有定性定量的標準，并把考核和考績的結果與獎懲直接聯系，規定在同官等內之職等（臺灣公務員每個官等分為多個不同的職等）晉升或免職。大陸地區高職院校圖書館里目前存在的家屬安置、用人指標不足、專業人員欠缺、館員不作為、“職稱到手，業務到頭”等現象，究其原因，在于缺乏相關的圖書館法規和考核制度的保障。因此，大陸地區高職院校圖書館要促進人員任用和考核的科學合理性，最終還應從健全并嚴格執行相關法規制度著手。一是相關部門應大力推進《圖書館法》的制定，健全圖書館法規體系，為圖書館的人員任用、管理與發展提供法制保障。二是各高職院校人事部門和圖書館應嚴格按照《事業單位人事管理條例（國務院令第652號）》《關于高等學校崗位設置管理的指導意見（國人部發（2007]59號）》等國家政策文件和學校相關人事任用與管理辦法，進行合理的崗位設置和合法的人員任用。三是績效考核方面，學校和圖書館應合力健全與“能上能下、能進能出、能高能低”的崗位聘任和薪酬掛鉤的考核制度，規范考核程序，盡量量化崗位考核指標，做好工作量統計、績效評估等日常的績效考核基礎工作，根據崗位職責執行情況實事求是地進行考核，根據考核結果依法依規進行獎優罰劣。

3.4組織人事信息透明公開

調查表明，臺灣技專校院圖書館的組織人事信息是透明公開的，圖書館的組織編制、每個人員的姓名、職稱、具體職責、聯系電話甚至是個人照片都發布在了圖書館網站上，人人都可以獲知。組織人事信息的掛網公開，一方面有利于用戶了解圖書館的人事概況和人員職責，便于讀者更好地與圖書館進行溝通和互動；另一方面，在一定程度上起到公眾監督的作用，利于館員自我約束和自覺履責。縱觀大陸地區高職院校，圖書館網站通常只提供部門職責和部門聯系人電話，略詳細的有學科館員的聯系方式，而其他部門工作人員的相關信息則比較少。“圖書館員都有誰？他們具體是做什么的？某個具體的服務或問題處理我應該找誰解決？”等問題，讀者往往并不能快速、有效地知曉。讀者對圖書館的認識應該包括對館員的認知，館員的工作應該大方地置于公眾的監督之下。為此，大陸地區高職院校圖書館在館務、人事信息公開方面還有待進一步改善，具體而言可從以下方面改進：（1）讓讀者了解圖書館員。網上公開崗位工作人員的職責和信息，人員不太多的圖書館可效仿臺灣技專校院圖書館將各部門、各個工作人員的崗位職責及個人信息發布于圖書館網站，人員較多的大館也至少應發布關于部門職責、成員組成和部門聯系人的介紹。（2）讓讀者可以快速找到具體服務對口的工作人員。將圖書館各項服務聯系人的姓名、電話、郵箱、照片等一覽表信息發布到圖書館網站，張貼于館內宣傳欄。（3）實行立牌或掛牌上崗，尤其是直接服務讀者的一線部門，在工作卡上注明部門、姓名、職務、相片等信息，強化責任意識，方便讀者聯系和監督。

3.5業務工作標準化

臺灣技專校院圖書館制定標準化作業流程的做法也很值得大陸地區高職院校圖書館借鑒。每個圖書館的各項具體業務都有自己的一套操作方法，但鮮有圖書館會將這些業務操作方法文本化。將各項工作的具體操作方法和操作流程以文本的形式進行規定和說明，有利于工作的標準化、規范化和高效化運作，它既是館員實施工作的操作指南，也是一份新手上崗的培訓手冊。當出現工作代理、崗位輪換、新員工上崗等情況時，這些作業流程就可以幫助新手快速地掌握開展和處理相關工作的方法和技巧。標準化作業流程可按以下方式進行制定：先由館辦公室擬定作業流程的構成要素、行文框架、表述形式等體例要求，并制作一個作業流程模板；接著由各部門主任將本部門涉及的各項業務進行歸類梳理、分條羅列，并將這些業務分配給平時負責或熟悉該項工作的館員按照模板起草每個作業流程的具體內容；然后部門主任審核、修訂本部門各項業務的作業流程，匯總發給館辦公室；最后由館辦公室將各部門的作業流程進行修訂、匯總、定稿，制作成冊或上傳網站。各項作業流程制定出來后，應根據今后工作的新變化及時進行修改和調整。