淺述對現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的思考

□李姝苗

(青島市革命烈士紀(jì)念館 山東 青島 266071)

淺述對現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的思考

□李姝苗

(青島市革命烈士紀(jì)念館 山東 青島 266071)

本文首先分析了現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容，接著闡述了現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題，最后針對這些問題。對檔案管理應(yīng)該采取的措施做了總結(jié)，旨在為現(xiàn)代化檔案管理工作提供全新的思考。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

1 現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的主要內(nèi)容

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位工作的參考依據(jù)，同時(shí)也是對單位以及員工正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)。主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案的編輯和研究8個(gè)方面。檔案管理工作的質(zhì)量可以保障現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在內(nèi)容上，主要是體現(xiàn)在事業(yè)單位工作中的各種文件以檔案的形式保存。

2 現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 對檔案管理工作重要性缺乏認(rèn)識

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作時(shí)，高層管理人員對檔案管理工作的重要性的認(rèn)識比較匱乏，沒有意識到應(yīng)該采取一定形式來加強(qiáng)檔案管理工作，使檔案管理工作的質(zhì)量下降。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的理論依據(jù)，做好檔案管理的工作，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的前景發(fā)展，促進(jìn)在單位開展各種工作時(shí)獲得資料信息的效率，這也同時(shí)提高了事業(yè)單位整體的工作效率。很多事業(yè)單位都沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)，使得檔案的價(jià)值得不到體現(xiàn)。

2.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)利用效率低

在原始的紙質(zhì)檔案管理中會存在檔案查找不便、檔案的保存的完整度會受影響、工作的效率低等問題，所以在現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理中自動化檔案管理就會發(fā)揮巨大的效用，也就是利用計(jì)算機(jī)功能來進(jìn)行檔案的管理，但是在很多事業(yè)單位當(dāng)中，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用率較低。這也是因?yàn)榇蠖鄶?shù)的檔案管理人員都是原來的檔案管理人員，在計(jì)算機(jī)設(shè)備的專業(yè)技能上還有待提升，這就使得計(jì)算機(jī)的效用不能得到充分利用，降低了事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)不高

檔案管理人員的素質(zhì)不高一方面是指技能素質(zhì)的有待提高，在目前的事業(yè)單位中的檔案管理人員大多都只熟知檔案管理的流程，而對現(xiàn)代化檔案管理中計(jì)算機(jī)技能的運(yùn)用比較欠缺。另一方面就是檔案管理人員對這份工作的重要性的認(rèn)識缺乏，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，缺乏一定的責(zé)任意識，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率較低，影響檔案對事業(yè)單位所能發(fā)揮的作用。

3 現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識

首先在事業(yè)單位中許多高層以及檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識不足，使得檔案管理的結(jié)果達(dá)不到理想狀態(tài)，所以在事業(yè)單位中，要從領(lǐng)導(dǎo)開始，強(qiáng)化檔案管理的重要性，檔案管理工作必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這也是檔案管理工作效率提升的保障。領(lǐng)導(dǎo)的工作重心放在哪里，對事業(yè)單位發(fā)展非常重要。

3.2 提高現(xiàn)代化手段的利用率

當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入到與計(jì)算機(jī)結(jié)合的時(shí)代，只是發(fā)展的不夠成熟，對計(jì)算機(jī)的利用率較低，檔案管理的現(xiàn)代化水平較低。所以，必須加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備的利用率，將檔案電子化，首先要做到電子檔案的整理，在整理之后，要保證這些電子檔案能夠快速被檢索。

3.3 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

加大對現(xiàn)代化檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。開展針對現(xiàn)代化檔案管理人員的培訓(xùn)課程，加強(qiáng)對檔案人員的計(jì)算機(jī)的技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對計(jì)算機(jī)的利用率，強(qiáng)化現(xiàn)代化檔案管理中計(jì)算機(jī)的作用。使現(xiàn)代化的檔案管理人員能夠熟練操作和掌握計(jì)算機(jī)技能。

3.4 強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識

因?yàn)槟壳昂芏嗍聵I(yè)單位對檔案管理工作的責(zé)任意識不夠，對檔案管理工作重要性的認(rèn)識不足，所以必須強(qiáng)化責(zé)任意識，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的觀念，努力形成職責(zé)明確的檔案管理人員考核機(jī)制，引起檔案管理人員的高度重視，同時(shí)作為現(xiàn)代化事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理，豐富檔案管理內(nèi)容。

結(jié)束語

現(xiàn)代化事業(yè)單位的檔案管理必須依靠信息技術(shù)的不斷發(fā)展，同時(shí)現(xiàn)代化事業(yè)單位的檔案管理在公司中扮演著越來越重要的角色，這就要求檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展，不斷提升自身的專業(yè)素質(zhì)，也要求事業(yè)單位重視檔案管理在公司發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中的作用，為現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行鑒定基礎(chǔ)。

[1]楊虹.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011,(4):202,204.

[2]項(xiàng)靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2013,(30):214,216.

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1004-7026（2017）17-0098-01

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10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.17.061