檔案管理服務模式的創新思考

金 麗

(天津港國際物流發展有限公司 天津 300000)

檔案管理服務模式的創新思考

金 麗

(天津港國際物流發展有限公司 天津 300000)

在社會經濟迅猛發展的背景下，原有傳統的檔案管理服務模式無法及時滿足檔案使用者和利用者的需求，尤其隨著信息化時代的大趨勢來臨，此類問題迫在眉睫，本文以創新的重要性為切入點，主要分析了檔案管理服務模式創新的幾點措施。

檔案管理；服務模式；創新

一、檔案管理服務模式創新的重要性

眾所周知，檔案管理對企事業單位日常工作作用較大，為了跟上時代發展的腳步，檔案管理服務模式創新發展有了新的要求，眾多企事業單位的領導和檔案管理的工作人員逐漸重視檔案管理工作。但在傳統的檔案管理工作中，由于技術手段和服務理念認知上的落后，傳統的檔案管理服務模式占主導地位，檔案管理人員的檔案管理水平較低，沒有及時的掌握新信息技術，導致服務模式停滯不前，服務手段單一，仍然采用落后過時的人工管理辦法，對檔案管理的貢獻度極少，檔案利用率較低。故此，檔案管理服務模式的創新勢在必行，這就要求檔案管理工作的管理者和操作者要提高自身認知和服務水平，豐富自身的服務方式和手段，增強檔案管理服務模式的創新。

二、信息時代的到來為檔案管理服務模式提供了技術支持

隨著網絡技術的大力發展，目前各行各業都與互聯網技術相結合，大數據時代來臨，計算機介入，信息化大趨勢滲透到社會各個領域。傳統的檔案管理工作當中，紙張曾占據了很長一段時間的信息保存載體，直到新的載體大量出現，檔案保存的方式和手段才開始豐富起來，這才改變了完全手工操作，解放了勞動力，大量繁復冗雜的程序逐步簡略，復印、縮印、掃描等等方法讓檔案管理的操作人員得到了最大化的技術支持，同時紅外線遠程監控的出現也在一定程度上保證了檔案的安全性，此外檔案網絡技術引入，使得檔案索引電子化、網格化，提高了檔案查閱的速度和準旗度，檔案的利用率得到了提高。同時電子計算機的儲存量遠遠便捷于實體化庫房，并不受實地面積的限制以及存儲環境的影響，充分將電子計算機的功能最大化發揮。可以說，信息化時代的到來，一方面給檔案管理帶來了積極的推動作用，使得檔案管理服務變得更為高效便利，技術手段得到不斷豐富和補充，另一方面也在客觀上對檔案管理服務創新提出了更高的要求。

三、檔案管理服務模式上的創新措施

(一)理念的創新

檔案管理服務要想要等到創新，首先就要在思想上、認知上、理念上等到足夠的提升，所謂理念先行，所以這點上對檔案管理流程制定者和執行者提出了對認識上的創新要求，決策者應重新把控和審視檔案管理的全流程，將對檔案管理工作的認知撥亂反正，樹立服務以利用使用者為服務對象的思想為核心，將以結果為導向的工作績效為體系中心。同時領導層要重視檔案管理理念的建設工作，引導基層的執行人員和操作人員拋棄陳舊落后的思想觀念，時刻樹立用于創新和與時俱進的思想作風，對檔案管理工作作出合理化安排，對其的未來要做出科學有效的定位認識。

(二)內容的創新

檔案管理服務一直以來都是比較穩定的工作性質，但隨著新階段的到來，為了適應新工作的開展，檔案管理的工作內容也應同時得以增加，其工作內容的版塊不斷增大和豐富。在過去大多數企事業單位中，傳統的檔案管理工作僅僅停留在材料收集階段，對現有的檔案材料的分析、整理、編撰等等后續工作做得不夠細致和新穎。此類工作都是檔案管理的重要環節，只有在檔案管理服務流程上添磚加瓦，豐富其模塊功能，才能充分挖掘和發揮出檔案管理的重要作用，為后期檔案調檔，信息查詢提供有效服務，將檔案的價值最大化提升，產出相對合理的經濟效益，反過來倒逼檔案管理服務創新，扭轉檔案管理所產生經濟效益不大的局面。

(三)制度的創新

首先要建立健全檔案管理制度，結合本單位的實際情況，要嚴格按照檔案管理制度的要求執行，落實檔案管理制度細則。著力構建科學完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理工作的有效性，科學的配置人才和資源，形成高標準和高要求的人才篩選制度，尤其需要檔案管理專業知識人才和能夠熟練掌握計算機網絡技術的人才，同時加強培訓強度，形成長期的培訓體制。另外，建立人崗匹配制度，將責任落實到具體崗位。最后建立系統嚴格的獎懲制度，形成完整的獎罰體系，化層次區分，形成競爭有序的良好氛圍，達成單位與個人的合作雙贏。

(四)方式和手段創新

改變過去傳統服務方式，由被動服務向主動服務轉變，要摒棄過去看重管理而輕視服務的認知，提高主動服務的意識，一方面加強服務安全，將檔案保護和內容保密工作做到實處，一方面改善服務態度，在服務他人的同時，能夠形成一種友好和諧有序的檔案服務關系。根據隨時在變化的現實情況，對工作方式和手段進行不斷的調整，依靠檔案管理工作積累下來的工作經驗來改良，將傳統和改革有機結合。通過網絡科學技術，將過去檔案管理紙質化的服務方式轉變為數字化的管理方式，提升檔案管理的整體工作質量，構建科學化檔案管理，逐漸向現代化檔案管理方向發展，手段的創新作為服務模式的重要載體，可以將服務智能化，借助互聯網的力量，改變檔案利用率低下的限制。

(五)時效性的創新

新的檔案管理服務模式的創新重在前置服務，使得滯后性不再影響檔案管理的效率，因傳統檔案管理的服務是產生在使用者的需求之后，因此在產生需求以后，傳統的檔案管理缺乏非常迅速的反應速度，而在開始正常檔案審批流程后，客觀存在的信息傳遞時間也會影響使用者的需求。因此提前獲取使用者的需求是非常有利于檔案管理工作，故做好前置服務，開通使用者部分權限十分有必要的，將檔案管理審批流程化繁為簡，加快服務速度，滿足使用者的需求。

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