電子成長檔案在醫院人力資源管理中的應用與創新

張佳佳

(秦皇島市第一醫院 河北 秦皇島 066000)

電子成長檔案在醫院人力資源管理中的應用與創新

張佳佳

(秦皇島市第一醫院 河北 秦皇島 066000)

人力資源對于醫院來說是絕對的核心競爭力，因此人事檔案作為醫院人力資源管理中的一項不可或缺的資源就顯得尤為重要。但是現在醫院人事檔案多為紙質材料，檢索、利用人事檔案時極不便利，造成工作效率低、準確率難以保證等不良后果。在新醫改形勢下，建立電子成長檔案，提高檔案材料的利用率，為醫院人力資源的管理與創新打下了夯實的基礎。

電子成長檔案；人事檔案管理；人力資源

在現代殘酷的競爭環境中，人力資源在現代醫院的戰略生存資源中的地位不可替代，與此同時它也是關系到醫院能否進一步發展的關鍵因素。人事檔案作為人力資源管理中的最不可或缺的組成部分，將人事檔案通過電子信息錄入形成電子成長檔案，能夠讓醫院更加便捷地獲取真實性、可靠性高的材料，以便使用和選拔人才，則變得極為重要。

一、以往醫院人事檔案管理現狀

(一)醫院人事檔案管理相對落后

隨著醫院人事管理制度不斷改革與創新，醫院在使用與選拔人才時在手續上則更加簡化、便捷。但是由于現在人事檔案的管理方式比較落后，人事檔案管理的相關制度既不夠完善、更新也不及時，這就很大地束縛了人才合理流動。醫院在人事檔案管理上面臨這一現狀，當醫院急需一位高級專業技術人員時，卻因為其單位人事檔案管理制度比較刻板，無法及時轉遞人事檔案，這就導致醫院無法對引進的這位高級專業技術人員進行資質審核、核定工資等，這對引進工作來說則帶來很大困難，極大限制了人才流動。

(二)醫院人事檔案存放及保管相對落后

醫院人事檔案作為一種具有極強的專業性、政治性、機密性的檔案材料，單獨存放并且由專人保管是不容置疑的[1]。隨著醫院的規模和人員不斷發展與壯大下，相關的檔案材料越來越多。面臨的挑戰就是由于檔案管理人員對信息化的認識不足，導致信息化管理水平顯得極度缺乏，在檔案管理工作中總是依據原有的、古板的思維模式，建檔不齊備、不具系統性、工作程序不夠嚴謹。很多檔案管理人員從未經過專業化培訓，臨時兼任就去管理檔案，不懂檔案歸類、入檔原則；不熟悉檔案如何進行信息化管理，從而導致工作效率低下，人事檔案存放及保管相對落后。時常發生檔案材料不全，卻未及時通知補充等現象，導致檔案材料不完整。

(三)醫院人事檔案管理人員緊缺與素質低下

現在醫院普遍面臨從事人力資源管理人員短缺這一現象，又由于人事工作瑣碎、工作量大，無法安排專人來管理人事檔案。醫院人事檔案管理人員的緊缺直接造成材料無法及時入檔，人事檔案無法及時更新，醫院在選用和提拔人才時不能夠獲得最新、最可靠的材料。檔案管理人員素質低下主要在如下兩個方面體現：一是思想不夠重視。如果檔案管理人員缺乏責任心，就很可能使長期積累下來未及時入檔的材料流失；另一方面是文化知識的不足。現在我們所處的社會信息化程度越來越高，電子檔案正逐步在某些方面替代手寫檔案。這就要求從事檔案管理的人員必須具有相當的信息化處理能力。“ 未接受過專業培訓，缺乏必備的職業素質使檔案管理者對于電子檔案的整理排序、信息安全保護、計算機病毒防治等缺乏足夠的應對能力[2]。”

二、電子成長檔案在人力資源管理中的應用與創新

(一)建立電子成長檔案

為更便捷的為醫院選用和提拔人才提供真實、可靠的材料，實現檔案信息化建設，醫院根據自己的實際情況為每位在編人員建立電子成長檔案(非在編人員檔案人事代理，無法考究檔案信息，又考慮到人員緊缺、時間緊、任務重等因素暫未完成非在編人員電子成長檔案的建立)。電子成長檔案主要包括人員基本信息、學歷信息、工作經歷、獲獎情況、科研立項、年度考核、人員調動、職務變動等信息。電子成長檔案的建立即方便快速查找人員信息，同時還保證了檔案材料保存的永久，使得人事檔案的管理系統化、科學化的程度更高。“ 引進或研制出能夠適合本院檔案管理的信息化管理系統，建立起人事檔案的信息存儲和檢索系統”[3]，從而更好地為人力資源調配服務。

(二)電子成長檔案在人力資源管理中的應用與創新

醫院建立了電子成長檔案后，可以實現人事信息共享，加強了醫院各部門之間的聯系與合作，有效的提高醫院人事檔案管理的使用價值，使管理工作更好的進行。對于不同部門開通不同的共享權限，實現資源共享、信息無紙化辦公，極大地提高了人事管理效率。在需要更改或添加新的人事檔案時，能夠節省人工查詢相應檔案的時間，運用信息化的方式進行檢索，在更加便捷同時，同樣能夠保證人事檔案的真實性與時效性。

電子成長檔案的建立，在人力資源管理中是一大創新，推翻了原來紙質材料傳輸、記載，迅速、高效地檢索出所需人員信息，這在人力資源管理、人才選拔與任命、信息統計、各科室間信息共享、實現無紙化辦公中都是一重大突破，很大程度上提高了人事管理的工作效率。

檔案人員也要積極學習，不斷提高自己的管理水平與技能，滿足醫院對檔案管理工作的需要，提高醫院檔案管理工作的質量，以便為醫院人力資源提供更好的服務[4-5]。總之，檔案信息化建設既是當今社會發展的必然趨勢，也對醫院發展有著深遠的影響。建立電子成長檔案，完善在編人員檔案電子信息，在醫院合理配置人員、開發人才資源，促進醫院快速發展等方面起著重要的作用。

[1]孫鳳娟.小議醫院人事檔案管理的現狀.中國實用醫藥，2010，5(22)：258-259.

[2]石青.醫院人事檔案管理存在的問題與對策.中國醫院，2009，(1)：112.

[3]成芳.現階段高校檔案管理工作存在的問題及應對措施.開封教育學院報，2007，(4)：49-50.

[4]李秋霞.試論績效考核在醫院人力資源管理中的運用.企業改革與管理,2014，(10):58-59.

[5]鄧俞.基于人事檔案在醫院人力資源管理中的思路探索.蘭臺世界,2014，(3):116.

張佳佳(1989.01-)，女，漢族，秦皇島市第一醫院人力資源處。