研究中學檔案管理信息化建設的有效對策

顏曉燕

【摘要】二十一世紀是信息化數字化的時代，現代信息基本都會以數據的形式保存在網絡中，這樣有利于信息的保存與調取，方便人們查找歸納整理。我國的中小學校的管理也形成信息化的趨勢，由于每年的學生數量很多學生信息數據龐大，歸納整理起來不方便，而且也不易保存。所以中學生檔案管理信息化的建設時十分必要的。

【關鍵詞】中學檔案管理 信息化 有效對策

【中圖分類號】G633 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）11-0020-01

時代發展，學校教學規模也日益擴大，學生的信息量也在飛速增加。所以很多中學都建設學生檔案管理的信息化，但是現階段我國中學檔案管理信息化的建設仍然在各方面有不足之處，比如基礎設施建設、 專業人才短缺、 管理觀念存在差異等，中學檔案管理的信息化建設的目前仍然沒有達到理想的標準，我們必須通過科學的改革措施，才能完善中學檔案管理的信息化建設。

一、中學檔案管理信息化

目前，我國中學校園檔案館基本配備了現代化管理設備以及學校檔案管理的應用管理系統，實現信息化管理。通過利用檔案管理系統，完成了文書檔案、教學檔案、等各類學校檔案的編目、排序、檢索和輸出等工作，基本實現學校檔案管理中各類檔案的信息化處理，以及自動化管理。這也促進檔案工作的順利進行，保證了學校檔案工作的效率和服務質量。

電子檔案的案卷和文件的檢索已基本替代傳統的人工檢索查找方式，提高了檔案資料查找的速度和準確度。

二、中學檔案管理信息化建設過程中的問題

信息化時代，許多中學電子檔案管理的建設已構成，但利用率、普及率不高，可操作性不強，這也說明檔案管理信息化的建設還存在許多問題。

（一）檔案管理隊伍整體素質偏低，缺少專業老師

大部分的中學檔案管理部門還未形成素質優良、結構合理的檔案管理教師隊伍。專門從事檔案相關工作人員的學歷結構、年齡結構、職稱結構都不合理。而且中 學的檔案員大多都是未接受過檔案管理專業的培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化 建設的基本理論知識技能。

（二）檔案室基礎設施簡陋

由于大多數中學基礎設施不完善，學校的資金大部分投資給學校重點建設項目或與教務任務相關的建設。對于學校檔案管理基礎設施方面的投資很少。從檔案管理團隊到檔案基礎設施的建設都很簡陋。

（三）管理體制比較混亂。

現在大部分中學檔案管理部門是與學校其他部門在一起，沒有獨立的管理體系，直接領導是校長或主任，沒有細化體系。政府的檔案管理機構除了通知學校檔案工作人員參加一些會議和培訓外，很少過問學校檔案工作，也很少到學校進行檢查和指導。

（四）數字化建設水平低。

大部分中學可以做到檔案室配有電腦，檔案室檔案信息數字化的管理水平較低，沒有好好利用數字化帶來的便捷。

（五）檔案利用率低

現在中學檔案還是以傳統紙質檔案資料較多，并且電子檔案的利用率較低，據有關人員調查統計， 中學檔案案卷平均利用率僅為 10% 左右。這也是值得中學管理人員深思的問題。

三、中學檔案管理信息化建設的有效對策

（一）提高認識、轉變觀念。

我們必須充分認識中學檔案的價值地位、作用和意義，也要充分認識到檔案信息化建設的重要性和必要性。檔案信息化建設是否完善是衡量中學現代化水平高低的重要標尺。

（二）明確指導思想，確立相關原則

在中學檔案信息化建設過程中，要采用循序漸進的指導思想。而且，確立保障重點的原則，就是依據檔案的性質和重要性的不同，按輕重緩急的順序對檔案進行信息化加工。還要有技術實用性原則， 就是對檔案信息化處理要采用最有實用價值的模式。

（三）增加經費投入

各級政府要依法增加對中學教育的經費投入，以便中學有可用資金投入學校檔案信息化建設中。另外，中學要多方籌措資金， 設立專項資金進行學校檔案信息化建設。

（四）提高檔案管理隊伍素質

要為檔案工作人員的培訓創造良好的條件， 定期舉辦培訓班對檔案管理人員進行專業檔案管理知識培訓， 改善檔案人員的知識結構、學歷結構， 提高其綜合業務能力。

（五）建立健全制度，完善管理體制

學校應依法建立健全的檔案管理制度，修改原有的規章制度并制定新的規章制度，還要理順檔案管理體制。中學應設立獨立的檔案管理機構，真正建立起分級管理的檔案管理體制。政府各部門要將中學的檔案信息化工作納入統一領導范圍。

結語：

中學檔案信息化管理已經成為當今社會發展的新趨勢，校園檔案管理信息化的建設已經成為了檔案信息管理的重要任務。檔案管理工作人員要勇于擔負起檔案信息化建設的責任，不斷優化檔案管理信息化設計方案，提高檔案管理的信息化水平。

參考文獻：

[1]毛凌.淺談中學人事檔案管理中存在的問題及對策[J].科教新報（教育科研），2014（3）.