信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張在奎　王豐霞

摘要：隨著人們對檔案管理工作的要求越來越嚴格，提升檔案管理工作效率的意義日漸凸顯。毋容置疑，只有檔案管理水平適應現代化社會需要，檔案管理工作才能與時俱進，從而取得預期的效果。隨著信息技術不斷發展與進步，給檔案管理工作帶來新的機遇同時，也面臨著新的困境。因此要想做好檔案管理工作，實現現代化檔案管理，必須加快資源發展的網絡化與數字化，積極應對電子文件的挑戰，才能為經濟建設提供優質服務。文章主要從信息時代檔案管理工作的重要性出發，對信息時代檔案管理工作面臨的問題及應對對策進行了分析，希望能為檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；面臨的問題；應對對策

國家社會經濟快速發展推動了信息技術的進步，當前我國已經進入互聯網時代，信息管理與信息公開的應用已經成為社會經濟水平與科技水平提升的重要體現。檔案信息化管理工作作為一項復雜且系統性工程項目，對現代化檔案管理有效應用，能夠提升檔案管理工作效率與質量。然而在實際管理工作中，受各種因素影響，使得檔案管理工作面臨諸多問題，只有找出存在問題，并采取有效應對對策，才能促進信息時代檔案管理工作有序進行。

一、信息時代檔案管理工作的重要性

在傳統檔案管理工作過程中，檔案管理大部分以紙質形式為主，檔案管理方式滯后，管理工作量較大。并且在檔案日常管理和保存過程中，為了避免紙質檔案受到火災、受潮和蟲害的影響，確保檔案資料的安全使用，需要投入相應的人力和財力，采取相應應對措施予以處理，以免紙質檔案損毀。此外，傳統檔案資料的查閱難度大，不能進行備份，隨著信息時代到來，計算機技術的發展與普及，傳統檔案管理內容與管理模式逐漸向電子化方向轉變。信息化檔案管理的出現，不僅能夠有效解決檔案資料的存放問題，提升檔案使用的安全性，還可提高檔案資料的檢索效率，充分發揮檔案資料作用。可見在信息時代下，做好檔案管理工作對適應社會發展，滿足現代化檔案管理具有重要意義。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）管理軟件缺少通用性

傳統檔案管理工作實現檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實現了檔案內容的信息化與數據化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質量。例如在實際使用過程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個企業單位使用的計算機規格與型號不同，軟件之間不能兼容，無法實現檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開展帶來不利影響。

（二）檔案管理信息化標準不規范

檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實際效用，只有實現檔案統一規范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實性。然而從當前檔案管理工作來看，檔案管理工作缺乏規范化與標準化，在信息系統與網絡建設上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開發、共享、服務及規范上的發揮與發展帶來影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門沒有統一規范檔案編制，檔案編制細則的兼容性較低，導致部分系統軟件的可移植性下降。并且我國當前沒有形成建立統一的檔案信息化管理標準體系，給信息時代檔案管理工作開展造成嚴重了阻礙。

（三）檔案管理的保密性與安全性有待提升

電子檔案管理系統通常是利用驗證登錄名和密碼雙重保護記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進入到系統中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導致信息數據失真。并且電子檔案信息管理本身具有結構復雜、儲存信息各式各樣的特點，如果計算機遇到系統癱瘓和病毒入侵問題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業帶來巨大經濟損失。

（四）相關法規體制不完善

雖然我國頒布了與檔案管理工作有關的法律法規，但是已有的法律法規大部分針對傳統的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規應順應時代發展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關的法律法規，為檔案信息化管理工作提供法律依據。然而，在實際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規體制，有待進一步完善。

三、信息時代檔案管理工作問題的應對對策

（一）加強信息化建設，實現軟件兼容

加強信息化建設作為解決信息時代檔案管理工作不可缺少一部分，實現檔案信息化管理的目的是共享檔案資源，充分發揮檔案資源在企業中的價值。因此為了實現檔案資源共享，檔案管理部門必須引進先進信息技術，對檔案管理模式進行創新，實現自動化處理，從而提升檔案信息的檢索效率。例如在進行檔案資料分類存儲時，檔案管理部門可利用信息管理系統、CAD/CAM系統、資源管理系統以及ERP系統等對管理軟件進行編程，通過計算機與多媒體技術將對文字類檔案和圖像類檔案進行自動識別，并儲存到相應檔案信息庫中，實現軟件之間的兼容。然后在利用網絡平臺傳輸檔案資料，實現信息資源遠距離、無障礙的共享，這樣不僅能夠存儲海量檔案資源，還可避免出現傳統檔案資料管理的老化和損毀等問題。

（二）統一規范檔案信息化管理標準

統一規范檔案信息化管理標準、建立與檔案有關的管理規章制度，對檔案管理具有重要意義。隨著科學技術發展與進步，檔案管理手段日漸更新與管理水平的提升，必須建立完善與檔案管理有關的工作體系，統一編制檔案管理細則，并落實到位，從而提升系統軟件的可移植性，實現檔案信息化管理標準的規范化。此外，還需明確各個工作崗位的責任內容，將各個門類和載體的檔案集中起來進行統一管理，讓檔案管理和企業工作實現同步考核、同步發展。

（三）提高檔案管理使用的保密性與安全性

我國信息資源豐富多樣，檔案資源作為信息資源中重要構成部分，無論是在我國政治建設中，還是在我國社會經濟建設與發展中都起到重要作用。因此在信息時代檔案管理工作中，要想提升檔案管理使用的保密性與安全性，必須建立完善檔案信息安全保障體制，做好相應管理工作。具體可從以下幾方面進行分析：信息技術的發展，對于信息而言具有兩面性，雖然客觀上帶動了信息競爭，但是對于檔案資料使用的安全性而言，仍存在安全隱患。因此要想提升檔案信管理使用的安全性與保密性，必須更新傳統管理觀念，提升網絡安全意識，采取有效措施方法不法分子的侵入，以免不法分子篡改、竊取檔案信息。同時管理部門還需通過用戶身份驗證方式，加強檔案信息管理，適時監控計算機網絡系統，確保檔案信息的保密性與安全性。例如在檔案管理工作中，會面臨計算病毒入侵的風險，導致檔案信息丟失和泄漏，不能查看檔案內容。為此為了確保檔案信息化管理的安全，檔案管理部門需要加強檔案管理，防范不法分子侵入系統，加強對用戶登錄名與密鑰的驗證，借助密鑰管理方式，提升系統使用的安全性。同時加強計算機網絡系統的監控力度，在計算機系統中安裝最新版本的殺毒軟件，盡量隔離計算機的內網和外網。并定期做好數據庫的備份工作，以保證檔案信息使用的安全性與保密性。

（四）建立完善有關的法律法規

建立完善有關的法律法規是檔案信息化管理的安全與合理利用的保障，因此在信息時代下，相關部門應順應時代發展潮流，建立完善有關的法律法規，為檔案信息化管理提供法律依據，真正做到有法可依，有章可循，以滿足檔案管理未來發展的需要。同時加強資源數據庫建設，安排人員定期對數據庫運行進行維護管理，為數據庫檔案信息的使用提供安全性與完整性保障。

四、結束語

綜上所述，檔案管理是檔案管理部門日常管理的主要內容，對企業穩定發展具有重要作用。因此在信息時代下，檔案管理部門必須從解放思想，創新管理理念著手，加強信息化建設，統一規范檔案信息化管理標準，建立并完善相關法律法規。只有這樣才能滿足未來發展需要，最終做到節省開發資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實現檔案管理的現代化、科學化與規范化，從而充分發揮檔案管理的實際作用。

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（作者單位：張在奎，濰坊護理職業學院；王豐霞，濰坊市中心血站）