新能源ERP系統中財務模塊使用中存在的問題討論

張建斌

近年來，隨著ERP系統應用的不斷深入，筆者所在的新能源行業大部分企業也逐漸開始使用了ERP系統，ERP系統對管理效率的提升與業務規范化等起到了很大的推動作用，但不可否認在新能源行業中實際的應用ERP管理系統中，存在很多的問題是需要關注解決的，這樣才能最大限度的完善ERP系統，為企業的發展提供有力的支持，下面就新能源行業使用ERP系統中存在的問題進行討論。

ERP（Enterprise Resource Planning）直譯是企業資源計劃。在1993年由美國Gartner Group咨詢公司首先提出，主要的觀點就是把物資流、資金流、單據流實時進行全程監控，對實際業務每個環節能夠進行全程的監控，并實現及時反饋糾正的一種管理方式，是以計算機和網絡為基礎的實際管理應用，目前大部分國內國際公司廣泛采用該管理方式。國內代表軟件公司有用友和金蝶，國外的是SAP和ORACLE等公司。筆者全程參與了兩個大型公司的ERP上線工作，確實ERP系統的應用對管理工作上的提升有質的改變，尤其是數據的規范性和大量事務性工作的效率提升性上印象深刻，但不可否認的是ERP上線過程中有很多問題需要關注，這樣才能更好的發揮ERP系統的能力，為企業創造更多的價值。

一、在實際業務模塊與財務核算模塊使用上存在次序顛倒的問題

筆者了解到有些企業部署公司的ERP項目，在公司全部實際業務還沒摸清規范化之前，就定時間定指標強行開始上線工作，一般都是先運行實際已經比較標準化的財務模塊，業務部分有的公司要延后數年才能和財務形成數據交換，實現ERP系統的主要功能，ERP初始的的作用就是辦公自動化。典型的應用包括日常業務的審批、出入庫業務的電腦化管理、報表處理等，出發點只是以電腦代替手工，提高日常事務性工作效率。ERP另一個的作用是數據分析。在ERP實際運行起來以后，會產生大量的數據，提供出從不同的角度或維度的有用信息，這就為發現日常管理中那些不足提供了進行分析的數據支持。ERP第三個層面的作用是業務流程管理的規范。ERP使用的最基礎工作就是絕大部分的業務規范化、程序化，這是應用計算機進行管理的基本要求，ERP系統上線可靠性的質量關鍵控制點也在這里，如果不能實現業務的規范化，ERP工作則會無法下手，這也是進行數據分析的基礎工作的一部分。比如電力行業最主要的基本業務工作是“兩票三制”，“兩票三制”是我國電力行業廣泛采用的日常生產運營的基本管理制度。兩票指工作票、操作票；三制指的是交接班制度、巡回檢查制度、設備定期試驗輪換制度。通過實際電力業務的實際使用跟蹤，基本上對任何人為責任事故的發生，均可以在其“兩票三制”的執行問題上找到原因。在上述基本電力業務還沒有按照本企業的實際情況規范完成前，先上線財務模塊，實際是一種舍本逐末的做法，這樣的好處實際是財務模塊由于已經有了會計電算化20年的基礎，基本所有業務可以全部計算機操作 ，基本的日常核算業務流程早就實現了標準化，因此可以比較快的應用上所謂的“ERP”，實現面子工程。這樣實際是與ERP的根本目標是沖突的，ERP主要的工作重點是對具體公司業務進行整合達到模塊化、標準化的時時管理，形成通過電子計算機技術全程監控公司各各業務節點的運行情況，以提升管理的效率和水平，更快的適應外部的業務變化，提升企業的應變能力。ERP系統實際上加大了企業的管理精度，把企業內外的大部分資源整合在一起，形成一種集成化標準化的管理體系，將企業實際生產經營過程中有關的人員、物資、技術等要素有機地結合在一起。通過對日常經營過程的物資流、業務中的信息流和財務工作的資金流進行有效地管理協調，使企業所掌握的各項資源最大化地發揮作用實現高效的管理，同時為降低成本和減少決策成本提供基礎的信息支持。在具體的ERP上線工作中，實際應該是在全部業務流上線以后，最終在應用財務模塊，這是最基本的一個ERP應用的過程。目前我國財務軟件的價格是比較便宜的，但ERP系統中的財務軟件的價格則是非常的昂貴，這樣用昂貴的價格只是實現可以用很低廉的代價就可以實現的功能，除了是面子工程外，筆者看不出有什么特殊的價值來，更不用說是對管理的提升了。而且容易出現供應鏈系統與會計系統脫節上的問題，出現重大漏洞無法彌補，是ERP系統實施效果大大折扣。

二、系統采取個別關鍵用戶制度，不是全面用戶進行培訓，使系統使用不規范，在實際使用中出錯率高，延誤了工作效率

具調查不到50%的ERP用戶稱他們對自己使用的ERP系統的功能有著深刻的理解。不清楚系統的功能，公司就無法讓業務程序自動化，也無法更快完善系統功能，更談不上利用ERP來實現業務目標。而系統升級、功能增加、維護等成本也將更盲目、成本極高，一般ERP部署在這種條件下是很難發揮其應有的價值。ERP的投入和產出與其他固定資產設備的投入和產出比較，并不那么直觀、淺顯和明了，投入不可能馬上得到回報，見到效益。ERP的投入是一個系統工程，并不能立竿見影，它所貫徹的主要是管理思想，這是企業管理中的一條紅線。它長期起作用、創效益，在不斷深化中向管理要效益，其中如果廣大的職工不能全部明確自己的ERP工作職能和基本的操作思路，只是由個別人員明白使用，根本起不到所謂的以點帶面的作用，其實ERP的主要價值還是最終體現在人身上，即把個人從繁瑣的日常事務性的工作中解放出來，多注意管理中存在的問題，業務環節中是否存在漏洞，進一步優化管理工作，這樣才能實現ERP的應用價值。而在培訓不足的情況下強行推進，廣大的職工由于不熟悉操作老是出錯等問題，會產生為難情緒，或消極抵觸情緒，這樣對ERP工作的推進會得不償失，實際上失去了使用ERP的工作意義，使大量的資金投入的ERP毫無價值可言，如果這樣，實際已經宣告ERP上線工作已經失敗。

三、會計系統核算單據審核容易形成走形式，忽略了單據發票的審核

ERP一個重要作用就是辦公計算機化，也可以叫辦公自動化，體現在企業中一個重要表現就是審批業務全部通過計算機網絡完成。同行的模式比如業務單據的審批過程由原來的業務單據上簽字變成了計算機上的文件點擊審批同意，最終的審批單由打印機打印出來，同時在財務模塊可以自動生成財務憑證。由于我國特殊的國情，大量的業務還需要使用各式發票作為入賬的合法依據，使用ERP審批時間長了，往往會忽視對合法入賬依據的審批，很多審批環節會忽略掉對原始單據的審查，在業務比較多的情況下，會直接點過重要的審批流程。雖然審批速度加快了，但審批質量大大的下降了。

四、存在安全問題，對網絡的要求比較高實際使用效果缺乏評價與監督，無后期量化的反饋

由于受構建ERP系統平臺時的技術條件、網絡產品、通信協議等方面限制，存在硬件設備質量不過關、操作系統平臺安全漏洞、服務器配置有誤、系統設計缺陷、網絡協議漏洞、缺乏有效監控手段等各類安全隱患。企業內部員工或外界黑客和其他入侵者為了獲得不當利益、竊取商業秘密、獵奇心理等原因進行各類惡意破壞行為。再加上當前我國信息技術與世界經濟發達國家相比仍有一段距離，辦公自動化安全軟件的研發及對互聯網病毒和黑客的防弊措施還不到位。因此我國使用辦公自動化軟件中存在的這些問題一時還難以徹底根除，還需要我們采取行之有效的防范措施。由于ERP系統實際使用中對網絡的嚴重依賴，如果網絡一旦中斷的話，會造成公司整體業務的癱瘓，中斷了日常業務的管理，很可能使公司受到無法承受的損失。筆者接觸的大量新能源企業基本都處于不斷改變自身適應ERP的過程中，很少企業能對應用ERP系統給出量化可靠的評價指標，就如廣為流傳的說法“企業不上ERP是死，上了ERP也是死”那樣，具體效果很難監督。

（作者單位：北京京能新能源有限公司內蒙古分公司）