淺析企業商務采辦存在問題及對策

李茜

摘要：當下很多企業都意識到商務采辦的重要性及必要性，大部分采用招投標的方式進行采辦方面的管理和控制，但是其在很大程度上都流于形式了。本文從多個層面指出企業商務采辦存在問題，并從可行性角度提供優化改進對策。

關鍵詞：企業采辦；問題；對策

中圖分類號：F270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）033-0000-01

一、企業商務采辦存在問題

（一）缺乏現代商務采辦的理念

企業商務采辦過程中，仍以傳統的采辦方式為主，就是根據自己的需求去找供應商并詢價，這就給暗箱操作提供了可乘之機，供應商就可以借此向商務采辦人員行賄，以此達成交易；甚至有一些商務采辦物品中涉及到一些熟人，這就使商務采辦過程整個成了一種關系交易，而非“貨比三家”。目前很多企業都通過招投標的方式來選擇供應商，但是招標信息一發布，還是存在很多供應商暗地里做工作的現象。在這樣一個相對封閉的傳統商務采辦理念占上風的企業，這種運作模式在很大程度上加重了企業的負擔，束縛了其發展壯大。

（二）商務采辦成本意識淡薄

很多商務采辦員都認為把明面上的采辦產品價格降低即可實現物流成本的控制，對其中的運輸成本及交流成本沒有計算在內，致使總的成本還是比較高；同時商務采辦人員不會與供應商談判，將某些可以由供應商承擔的成本包攬在企業的頭上，因此給企業商務采辦成本造成了負擔。在企業層面上，對商務采辦成本的核算沒有一套合理的體系，如材料成本會計僅通過商務采辦物品的價格來計算成本，而期間運輸費用不在其列，對于商務采辦人員與供應商之間進行交流所花費的差旅費也不計算其內，這樣就致使商務采辦成本比較分散、難以統計，企業無法對商務采辦成本進行核算并控制，使其處于失控并瘋長的地步。

（三）商務采辦人員的綜合素質低

在企業商務采辦隊伍中，很多人員都沒有專業的商務采辦管理知識，這就導致其對商務采辦的流程、成本控制、要求等不能進行科學的預測和控制。商務采辦人員綜合素質低下，致使企業在商務采辦過程中不能按照科學的采辦流程——事前調查、實驗分析、結果測算等，無法對整個商務采辦活動進行一個真實有效的測算和把控，進而影響企業的商務采辦效率、質量、成本等。

（四）供應商管理不穩定

在企業的商務采辦過程中，對供應商的約束及處罰比較少，這就致使供應商在價格不滿的情況下，停止供貨，導致企業處于被動的地位。同時在商務采辦過程中存在這樣的現象，大的供應商對訂單不屑，商務采辦只能選擇小的供應商，但小廠家的穩定性不強，其承受風險能力較差，進而導致供應商的不穩定情況。另外，市場供求關系的影響也致使供應商管理上的不穩定，供小于求時，供應商占上風，價格高昂，供貨不及時；供大于求時，供應商占下風，蜂擁而至，價格低廉，供貨及時。造成這種局面的主要原因就在于企業商務采辦上的失策，以及對供應商管理上的失控，沒有建立供應商的評審及考核制度。

二、解決商務采辦管理中的問題對策

（一）建立和完善商務采辦制度

針對原有的傳統商務采辦管理制度的缺陷，企業可以引入現代商務采辦管理理念，比如引入電子商務采辦、網絡商務采辦、招標投標方式等，在一定程度上盡可能規避商務采辦腐敗。同時要建立和完善商務采辦管理制度，比如要商務采辦物品必須由所需部門提出申請、商務采辦部門進行庫存核對后進行批準、商務采辦人員的市場調研、對供應商要貨比三家，對其價格、質量、供貨時間等綜合考慮，進而向企業提出供貨商的評審意見，組織各部門進行評審再對其進行確定，防止商務采辦人員一方獨大，職位腐敗。同時在商務采辦制度中加入事后評估一項，商務采辦物品與商務采辦人員的績效考核掛鉤，摒棄了原來的商務采辦貨物一到就完事的做法，使其對商務采辦人員自身造成一定的威懾作用，促使其規范商務采辦。

（二）加強對物流商務采辦成本的核算和控制

首先在商務采辦成本節約方面，商務采辦部門可以通過與相關部門的協作及溝通交流，選擇適宜的商務采辦方式進行商務采辦，比如較為實惠的電子商務采辦，或者在地域上盡量選擇本地化商務采辦等，從而為商務采辦環節節約成本。其次加強對物流商務采辦成本的核算和控制，還要求商務采辦人員選擇合理的成本和算法，比如現在流行的物流作業成本法，它可以充分利用物流商務采辦成本過程中的數據，將其從財務會計的數據中抽離出來，進而對其進行合理的分析和配置，從而規避了傳統會計將間接成本平均分攤的做法。

（三）提高商務采辦人員自身素質

作為商務采辦人員，道德素質的培養首當其沖，提高商務采辦人員的道德素質，讓人員是為商務采辦工作，而不是以拿回扣為本職，這樣才能從自我做起，杜絕商務采辦腐敗。其次要提高商務采辦人員的商務采辦專業知識及技能，要提高其專業管理水平，讓商務采辦人員學會制作商務采辦計劃，控制商務采辦成本，具備一定的談判水平及價值分析能力、市場預測能力等等，從而真正為企業以合理的價格商務采辦到最佳的產品。另外隨著經濟全球化進程日益推進，企業可能要有很多從海外商務采辦，商務采辦人員要具備相對的外語水平及溝通技巧，并對地區的經濟等影響因素關注，以便及時采取措施，防止企業資產收到損失等。最后，商務采辦人員要提高自身產品技術方面的相關知識，對產品更加明確，對商務采辦要求及質量要求也就能進一步嚴格要求，從而對商務采辦產品的質量進行嚴格把控。

（四）制定供應商管理辦法

在選擇供應商的時候，要對其價格、質量、誠信等綜合考察，并組織各相關部門進行會審，之后才確認其合格與否，而不是由商務采辦人員一口說了算；在選定供應商之后，也要對其質量、價格、誠信、供貨及時性進行考察，并制定一個時間段，比如一年或者半年對所有的供貨商進行復審，進而確定其是否能繼續供貨。其次在簽訂供貨合同時加入約束條款，供貨不及時要有什么處罰措施等，進而對其產生約束作用；同時針對其價格等因素，在合同上也可以規定至少多長時間保持這個價格等等，進而避免供應商哄抬價格等時間的發生。而針對很多供應商半路倒閉或者停止供貨現象，可以通過合同對其進行約束，也可以通過多選擇幾家供貨商進行解決。

參考文獻：

[1]孫小涵.基于供應鏈集成的集中采購業務流程研究[D].江蘇大學，2010.