在信息時代下高校檔案管理人員素質現狀和提升途徑研究

張洪江

摘 要：如何提高高校檔案管理人員的素質，是目前高校檔案管理工作面臨信息化、網絡化、數字化亟待解決的問題。以信息化和網絡化為代表的新形勢給檔案管理工作帶來了新的挑戰，也為檔案管理人員素質提出了新的要求。本文在認識面臨挑戰的基礎上，歸納了新形勢下檔案管理人員基本素質要求，并提出提升檔案管理人員素質的對策途徑。

關鍵詞：高校；檔案管理人員；素質；提升；途徑

1 高校檔案管理人員素質現狀和面臨的挑戰

信息時代檔案管理人員的素質是直接關系到檔案事業發展的關鍵。信息社會中，檔案管理人員應該是信息專業人員，是承擔檔案信息化、網絡化、數字化資源的開發、傳播、利用的重要角色。我們必須把提高檔案管理人員的素質建設提到一個更高的層次來要求?？陀^地認識檔案管理人員的素質現狀，是提高檔案管理人員素質要求的起點。其業務素質勢必嚴重影響檔案管理質量。尤其在成人高校，檔案管理工作紛繁復雜，種類繁多，這就要求我們成人高校檔案工作者具備較高的專業技術水平和較強的業務素質。然而在成人高校，大多數從事檔案管理工作的人員都沒有經過專業培訓，多是非專業的“兼職”人員。高校檔案工作者的整體水平亟待提高。

新形勢下檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內容更豐富、分工更專業。技術更先進集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果；內容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內；分工更專業意味著檔案管理作為一門專業化管理工作，已經在眾多單位中得到重視和普及。然而，新形勢下的檔案管理也必然對工作人員提出更高要求，這都為檔案管理人員提升能力素質提出了新的挑戰。

2 信息時代對高校檔案管理人員素質的要求

新形勢下檔案管理人員應該具備更高的素質，概括而言，需要在意識、能力、等多方面有新的提升。

一，樹立服務安全創新意識

1服務意識：隨著當前形勢和社會發展的需要，檔案價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，充分發揮好檔案信息資源的作用，服務學校整體發展。

2安全意識：有些檔案涉及到學校安全和社會穩定，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發生。

3創新意識：創新是工作持續改進、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，檔案管理人員必須樹立創新意識，勇于創新，不斷研究共性的、規律性的新問題，提出創新的決策和辦法。

二，提升管理人員綜合能力

1操作能力：要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎的是要具備實際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引、檔案的保護等。

2管理能力：要成為一名優秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3學習能力：適應新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學習的能力。當前已經進入終身學習的時代，信息的時代。檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習將會成為新時代的“文盲”，將最終會被淘汰。

3 信息時代必須增強現代化信息工具運用能力

這一能力要求檔案管理人員在現代化的信息檔案工作中，能熟練運用計算機等現代化的信息工具，掌握計算機的理論和網絡管理的基本知識。這是信息時代的要求。只有掌握了這些基本的知識才能為更快、更好地開發現代化的檔案管理工作奠定基礎，才能實現為學校所需要的現代化的檔案管理服務。

1、獲取網絡信息的能力

網絡信息在現代化檔案管理工作中的作用非常重要，網絡的溝通動態實現了相關學科、專業技術領域之間的信息交流，并通過網絡實現檔案的閱讀、交流、網上檢索等截取檔案與實現檔案職員互享的要求，這里必須指出的是，檔案管理人員是否具備及時獲取、及時更新網絡信息的能力是實現檔案管理網絡化的必然要求。。

2、處理各方面信息的能力

高素質處理信息的能力是檔案管理人員將知識綜合運用的體現。這要求檔案管理人員在檔案管理上能科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關的檔案信息。傳統的信息僅停留于以紙介質為基礎，而現有的信息則以電子數據、影音數據等多種表現方式，都要求管理人員有較高的處理各方面信息的能力。

3、生成數字信息的能力

要求檔案管理人員有能力運用現代化的工具處理數據。對檔案管理人員的管理而言，體現為起碼能比較快捷的輸入、存儲數字信息。這一能力要求我們用敏銳的眼光去選擇和管理檔案。數據時代要求我們突破提供“原件”的檔案管理模式。在復雜的社會中能生成數字信息的能力，才能使檔案管理工作適應信息化社會的有力保證。

4 新形勢下高校檔案管理人員素質提升對策和途徑

檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。

1營造良性競爭氛圍，以往檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比，檔案管理部門內部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升。因此，必須營造良好的競爭氛圍。單位要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位。要制定一系列相關的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。

2建立完善的激勵體系，理論上激勵包含正激勵和負激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。

獎勵措施針對檔案管理工作人員的表現，可以制定一系列的獎勵措施。例如，對作出創新貢獻、業務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。獎勵可采取物質和精神相結合的方式，具體方法可以在提拔晉升，評定職稱上落實。

懲罰措施對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪等處罰措施，切實改變以往那種平均主義。

3.加強培訓學習，培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑。在培訓方面：第一，促進培訓的經?；?、制度化。實踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質的提高?？梢钥紤]將培訓工作納入單位發展規劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作，確保實效。第二，培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內容枯燥無味，應用性不強。如果能夠結合參觀訪問、實踐交流等多種形式，培訓的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察制度，及時鞏固培訓成果。

在學習方面：第一是要以終身學習為目標，倡導經常學習、時刻學習。第二是要全員學習，帶動全員參與，促進成員間的互幫互助，提高整體素質；第三是要全過程學習，對檔案管理工作的整個流程進行深入學習，改革創新；此外，單位或部門應該創造一定的學習條件，例如，保證檔案管理人員的學習時間，報銷一定比例的學習費用。

參考文獻

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