論加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用

摘 要：電子檔案，是由電子計算機處理的檔案。具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關資料。現在，在日常檔案工作中，使用電子檔案可以打破傳統檔案利用的種種限制。實現檔案信息的共享。然而傳統的檔案信息很難實現共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理。 因此，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。

關鍵詞：電子檔案；管理；利用

隨著信息技術的快速發展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多問題。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文主要就如何做好電了檔案管理工作進行了認真探討。分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

1 電子檔案使用的主要途徑和管理優勢

電子檔案具有快捷、方便的特點，電子檔案實現了辦公自動化、無紙化的目標。節省了占地空間和紙質費用，查閱起來極為方便迅速。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始材料，確保其使用過程中的權威性。除此之外，對于檔案信息也能夠隨時隨地的進行查詢。檔案信息電子化，信息成果可無限的復制、拷貝，檔案的資料一旦保存到計算機網絡上，就可以根據需要拷出數據對其進行多次備份，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、通信傳輸。通信傳輸是電子檔案在使用中的一個重要方式。可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，即用網絡傳輸電子檔案，在檔案進入到互聯網的共享環境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網進行搜索提取，能隨時隨地的進行查詢，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，節省了查閱檔案者的時間，也避免了反復印制資料而造成的紙張和人員浪費。

3、直接利用。直接利用是指利用電腦，在檔案部門網絡上可以直接查詢相關資料。便于查找，在進行電子檔案的查找的時候只要在互聯網上輸入有關個人檔案的關鍵字就會出來相關的所有檔案資料，再根據進一步的搜索找到自己需要的所有資料，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關鍵字即可，方便快捷，節省時間。

2 加強電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位來說，電子檔案的數量呈現逐年遞增的現象，所以加強對電子檔案的管理意義重大。做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。

1、加強電子檔案管理，有利于提高工作效率。電子檔案的形成為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，提高了檔案管理工作效率，目的是為使用者提供，便捷高效的服務，電子檔案的產生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，并且在檔案進入到互聯網的共享環境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網進行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。

2、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力。傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進行各個檔案的整理，工作量大且效率不高，然而，計算機及其網絡的出現，檔案管理人員只需把檔案以數字化形式共享到網絡平臺，這樣便可以方便快速的查找資料，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。這將會推動檔案事業的發展，使檔案管理再上一個新臺階。

3、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量滿足多樣化需求。隨著網絡信息和市場經濟的飛快發展，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看文字資料、圖像、視頻。更要看原始圖紙、原始材料，而傳統的檔案管理已無法滿足這一需求。而電子檔案能把大量的原始材料集中保存在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求，從而為社會提供更好、更優質的服務。

3 做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案的數目非常龐大，有著復雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩定性。因此，在存儲電子檔案時，經常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產生一定的影響，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作。

1、建立檔案利用制度，合理利用檔案資源。建立電子檔案管理系統，保證檔案的真實性，由于電子化信息化手段的應用，檔案資料大多可以通過掃描等手段進行數字化處理，因此要建立電子檔案審批制度，所有人員需要查閱電子檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，才能進行查閱拷貝。還要建立檔案利用管理制度，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。檔案管理部門可利用網絡技術對數據進行即時更新，解決信息報送不及時問題，使檔案收集更為及時，更好的滿足電子檔案利用者的需求，真正實現檔案管理信息化、便捷化。

2、建立檔案保密制度 ，規范檔案利用方式。電子檔案與傳統檔案的利用方式不同，其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，設定電子檔案密級，設置訪問權限。電子檔案密級設定的主要目的在于將用戶的權限與相應級別的電子檔案相連系，電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且根據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不提供拷貝的方式使用。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，保證電子檔案的保密性和安全性。

3、加強檔案人員管理，提高檔案保護意識。電子檔案由于提供方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的專業素質進行培養，使他們的能力得到提升。從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。只有工作人員的專業素質得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。

4 小結

隨著信息技術和網絡技術的蓬勃發展，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，檔案工作人員的綜合素質與專業技能占據著十分重要的位置。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，更加利于實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供更好、更優質的服務，使其在社會生活中發揮更大的作用。

作者簡介

孫玉春（1970-），女，吉林四平，中專，檔案館員。