綜合提升城建檔案管理水平思索

封曉霞

摘 要：城建檔案真實記錄著一個城市的各項建設活動，反映著這個城市在各個發展階段的客觀狀態，更是一個城市規劃、建設和管理的重要參考依據，在城市各項建設事業中發揮著尤為重要的作用。此外，城建檔案管理不僅彰顯著一個城市城建檔案管理工作的發展現狀與水平，更體現著一個城市的文明程度。因此研究探討如何提升城建檔案管理水平是非常有必要的，有助于城建檔案管理工作更好地為城市建設發展服務。

關鍵詞：城建檔案；管理水平；存在問題；提升對策

每個城市在其發展的過程中均有著其特有的背景與特點，只有當這些信息被記錄下來才能夠為城市的未來發展提供參考依據。城建檔案管理工作是否高質、高效，直接影響著城建資料的保留與保存，直接影響著城市的發展與傳承。然而伴隨我國社會經濟的不斷發展，各個地區的城鎮化水平也在不斷提高，這也對城建檔案管理工作提出了新的挑戰，因此探討研究可行對策來綜合提升城建檔案管理水平，不僅僅是為了使其更好地服務城市建設發展，更是新時代背景下做好城建檔案管理工作的現實需要。

1 城建檔案管理工作的重要意義

城建檔案記錄了城市規劃、建設和管理活動的真實情況和歷史過程，是歷史活動的真實寫照和反映，所以具有依據性，參考性和憑證性。表現在，首先，城建檔案為建設工程維修、改造、擴建，城市的管理，城市規劃的修訂等方面，提供準確、重要、系統依據材料。其次，城建檔案具有掌握歷史資料，查考既往情況，總結歷史經驗，編史修志，創新工作方法，研究城市規劃、建設和管理活動的發展規律等廣泛的參考作用。最后，城建檔案是未經任何人改動的原稿本，是原始形態的記錄，是令人信服的歷史證據，具有一定的法律效力。所以城建檔案管理工作具有廣泛的社會作用和價值。

2 城建檔案管理工作存在的問題

2.1 管理意識薄弱

近些年來，盡管各地對于城建檔案管理工作的認識有了大幅度提高，但是還是有一些基層單位對編制、報送、利用城建檔案的意識還很薄弱，普遍存在“重建設、輕檔案”的思想，片面地認為城建檔案的編制不僅麻煩，而且無法給自己帶來政績，缺乏歷史責任感，沒有充分認識到城建檔案對于一個城市發展的重要促進作用。比如在建設施工的時候，由于施工任務多且繁重，建設施工單位往往將更多精力用于施工進度、施工質量、以及資金等問題上，對于檔案工作就選擇性地忽視了，等到工程需要竣工驗收的時候，才會對檔案資料進行突擊補充，以應付竣工驗收。這種突擊補充的方式無疑是無法保證工程檔案的真實性、準確性以及成套性的，也會對該工程檔案日后的利用產生嚴重影響。

2.2 城建檔案管理機制尚不完善，還沒有形成有效的管理體系

存在著檔案形成單位（建設單位與施工單位）之間職責不清，檔案形成單位與城建檔案管理機構之間缺乏溝通與配合，進而造成管理渠道和資料運行不暢通，資料流向網絡不健全，不能確保材料完整性等問題，對城建檔案的收集歸檔質量產生了嚴重影響。

2.3 由于從事城建檔案管理工作人員的不固定，引起從業人員整體業務水平不高

基于檔案管理工作的特殊性，一個缺乏建設工程文件歸檔知識，沒有經過專業培訓的人是很難適應城建檔案管理工作需要的，很容易導致城建檔案歸檔不規范、歸檔不齊全、案卷質量差等問題，對城建檔案的歸檔質量產生了嚴重的影響，導致許多地方的城建檔案存在空心化、虛擬化現象，這種情況將伴隨城市建設速度的加快而變得日益嚴重，讓城建檔案管理工作變得更加乏力。

2.4 對城建檔案缺乏開發利用

我們保管城建檔案的最終目的就是為了利用城建檔案為城市建設發展服務，利用也是城建檔案生命價值得以再次體現的重要途徑，尤其是在城市建設如火如荼進行的過程中，城建檔案更應該發揮巨大的作用，然而許多地方都沒有一個健全的、完善的、有關城建檔案開發利用的機制，特別是修史編志、信息編研、借閱利用等方面，還存在諸多不便。對現代信息技術和互聯網技術更缺乏有效利用。

3 綜合提升城建檔案管理水平的具體對策

3.1 增強城建檔案管理意識

城建檔案管理機構領導層對于檔案管理工作的重視程度將直接影響全體成員對城建檔案管理工作的重視程度，直接影響城建檔案管理工作能否做好，尤其是在各個城市加速發展，大力建設的關鍵時期，機構領導層更應當充分認識到城建檔案管理工作在城市建設發展過程中發揮的重大作用，從而對城建檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高全體成員的檔案管理意識，要求機構各部門、各成員必須積極配合，進而在內部形成一個良好的氛圍。此外，城建檔案管理部門還可以通過做好城建檔案的宣傳教育工作，以提高全員檔案意識，消除其重建設輕檔案，重使用輕管理思想，使全員深刻認識到城建檔案是關系到人們的正常生產、生活和造福子孫后代的大事，功在當代，利在千秋，進而實現城建檔案工作管理的加強。

3.2 完善城建檔案管理機制

健全完善的檔案管理機制是提升城建檔案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強城建檔案管理制度約束力度的重要手段。一是要加強城建檔案法律法規學習，依法治檔，形成自上而下的城建檔案管理法律法規體系；二是要完善內部各項制度，建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關城建檔案管理機制，并用業務標準和規章制度規范檔案管理工作，使各項工作做到了有法可依，有章可循，為進一步建立健全體制機制，不斷加強城建檔案管理，促進工作健康發展。為此，我們先后制定了檔案管理工作人員崗位職責、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，對檔案庫房實行專人管理；建立和落實檔案實體清點制度，每年對檔案進行一次清點登記；對特別重要珍貴的檔案逐件進行清點、核實，做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位，逐步形成了上級分管領導監督、單位負責人牽頭抓、全體人員負責落實的管理檔案的工作機制，做到工作有人管、事情有人辦、質量有監督保障的格局。

3.3 做好城建檔案保密工作

做好保密工作主要從以下幾個方面著手：一、建立聯動機制。成立檔案保密小組，明確各自分工，協調配合，相互監督，形成上下一盤棋的保密聯動機制。二、完善培訓機制。組織檔案管理工作人員進行保密知識學習，并不定期進行檔案保密知識測試、開展檔案保密檢查，做到常灌輸，勤提醒，進一步提升檔案管理工作人員保密意識。三、強化保障機制。加大硬件設施投入，建立了密級檔案柜，并要求相關人員借閱檔案時必須在閱檔室進行，不能直接觸密級檔案柜，限定了檔案室的人員流動范圍，檔案員要定期對檔案庫房進行檢查，從每一細節抓起，確保檔案不存在泄密隱患。四、嚴格分類歸檔機制。按照檔案歸檔的保密期限，細致嚴格的進行檔案的歸檔工作，仔細審查檔案保密期限，按10年、20年、30年三種歸檔期間分門別類進行歸檔，保證了檔案的保密性和可利用性。五、做好檔案利用過程中的保密制度，做好檔案的審查工作，做好檔案的解密工作，做好監督措施。

3.4 加強溝通與協調工作

城建檔案事業的發展必須依靠多方配合為前提，眾所周知，城市建設檔案管理工作不僅涉及到城市規劃建設部門，而且還要涉及交通運輸、水務、園林、代建、行政執法管理等行政管理部門，僅僅依靠城建檔案管理機構開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為，因此，加強與這些行政管理部門的溝通協調是搞好城建檔案收集的重要前提。具體措施如下：一是與規劃部門協調好，在辦理建設工程規劃許可證時必須簽訂《建設工程檔案報送責任書》，明確建設單位的責任和義務，保證建設單位從一開始就把城建檔案的收集納入工程建設管理的重要環節。二是建立了城鄉規劃建設主管部門受理工程竣工驗收時，依法查驗城建檔案管理機構核發的《建設工程城建檔案接收證明書》，并作為辦理建設工程竣工驗收備案的必備手續的制度，用完備的行政審批程序來保證歸檔。三是城建檔案管理機構要積極主動地深入施工現場，對建設工程檔案產生的全過程進行跟蹤指導，在城建檔案的收集工作中改變那種坐等檔案上門的傳統落后作法，變消極被動為積極主動，把問題解決在檔案接收進館之前。

3.5 重視城建電子文件管理

在城建電子文件（檔案）管理中，信息安全建設工作是重中之重，是城建電子文件（檔案）管理和各項工作能夠順利進行的基本保障。作為城建檔案管理單位，應當積極探尋有效措施，創新先進的信息技術應用手段，確保城建檔案數字管理系統安全運行。主要可以從以下幾個方面進行：一是建立檔案數據備份機制以及災難恢復機制，確保檔案數據在遭到破壞后能夠有效恢復。比如可以借助云計算技術將檔案數據備份到云空間，取用方便，費用低廉，而且安全系數高。二是針對城建檔案數據庫管理、城建檔案數字化等各項涉及到檔案信息安全的環節制定相應的規章制度。三是根據城建檔案內容以及利用價值，將其分為不開放檔案和開放檔案兩種，不開放檔案僅供部門內網用戶且具有相關權限的人員才能查詢調用，開放檔案則放入互聯網供社會需要人士查詢使用，通過這一途徑來有效保障不開放檔案的信息安全。四是繼續開展通過應用軟件對文書檔案實行文件集錄入，形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。

3.6 提升工作人員綜合素質

提升城建檔案管理工作人員綜合素質主要可以從以下三個方面進行：首先，加強管理人員的政治思想培訓。城建檔案管理工作要求管理人員必須具備較強的專業素質和職業道德，必須具備愛崗敬業的工作精神和嚴謹認真的工作態度，城建檔案管理機構可以通過開展各類政治思想培訓活動來提高全員的政治思想覺悟，讓他們將檔案管理這項平凡的工作當成一項不平凡的事業來對待，將愛黨、愛國、愛城市、愛單位的熱情體現在城建檔案管理工作的各個環節上。只有當城建檔案管理人員深深熱愛上這項工作，才會形成較強的內在動力，愛崗敬業，自覺做好城建檔案管理工作。其次，加強城建檔案管理知識技能培訓，使管理人員熟練掌握檔案收集、整理、審核、歸類、存檔等具體工作程序，通過開展各類專業知識技能培訓活動或者學術交流活動，開拓視野，了解行業發展新動向，提高專業技能，經常組織員工到周邊城建檔案管理先進地區觀摩學習，借鑒他人的先進經驗，不斷提升工作能力，造就一支與城建發展水平相適應的城建檔案管理專業隊伍。對城建檔案管理人員加強信息技術培訓。伴隨計算機信息技術的飛速發展，檔案信息的載體也逐漸呈現出了多樣化的局面，紙質檔案資料已經無法適應現代化的發展趨勢，而電子檔案因其存儲性強、便利化等優勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重，在對檔案管理人員進行常規的業務技能培訓的同時，還應當加強信息技術培訓，增強城建檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，更好地滿足城建檔案信息化建設的需求。

4 結語

綜上所述，加強城建檔案管理，綜合提升城建檔案管理水平對于一個城市的建設與發展有著極其重要的作用。本文從增強城建檔案管理意識、完善城建檔案管理機制、做好城建檔案保密工作、加強溝通與協調工作、重視城建電子文件管理、提升人員綜合素質提出了綜合提升城建檔案管理水平的具體對策，希望能借此給予相關人員一定參考借鑒，共同提升城建檔案管理工作水平，讓城建檔案更好地為城市建設發展服務。

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