檔案利用和檔案價值的反思

李群

摘要：對于企業或者單位內部的信息資源存檔工作而言，必須要加強利用和保存，這對于企業或者單位的發展過程具有重大的意義。檔案的利用與檔案的價值之間關系密切，需要相關人員認真思索，合理開發和利用檔案的資源，并發揮重大的作用。

關鍵詞：檔案；價值；利用

作為信息資源的重要載體，檔案在企業以及單位在發展過程中的作用是十分巨大的。現代企業或者單位在發展過程中，無論是對檔案的保存還是對檔案的實際利用，都要求企業或者單位內部人員從實際出發，充分對檔案存儲進行合理的利用。反思如何做好檔案的價值和利用工作，通過合理的方法和手段真正讓檔案的價值最大化。

一、檔案的價值

檔案屬于企業單位的重要資料。在企業以及單位中不斷進行工作的記錄，對企業或者單位當前及今后的發展具有重要的指導作用[1]。在檔案材料的管理中，價值是非常主要的活動主體，包括個人以及集體國家等方面。做好檔案的信息材料的整體和采集、收納工作是非常重要的。在主體被利用的前提下，檔案材料的積極作用能否得到發揮，是要看價值能否被充分體現。檔案的材料如果能被充分地加以體現，則說明檔案的相關主體被利用得較為充分。但是在檔案的價值體現的過程中，人們需要不斷地進行檔案的整理和采集工作，任何一個環節出現疏漏，都會造成檔案的價值不能得到充分的體現。

對于檔案的價值，應按照其等級標準進行分類，第一類檔案的價值，具有長遠的存儲價值，這部分的檔案材料應發揮其應有的重要作用，在檔案的價值的體現上，不僅發揮其保存的價值，也讓檔案的保存意義得到體現。價值在檔案的主體中的作用，體現在價值的顯示以及長遠的作用上。這就是檔案保存的意義所在。保存的時間主要取決于檔案的資料以及檔案的作者所具備的重要的意義。同時，檔案的資料以及其他相關人員的意義以及具有的價值，體現在當前的社會活動中，所謂檔案資料，是需要對相關人員進行指導后，才能更好地發揮各種活動的應有作用的。長遠來看，檔案資料經過長時間的保存以后，社會發展過程中的有關實踐活動是具有重要的作用的[2]。

二、檔案利用的有效措施

首先，當今社會的信息技術日益成熟，現代化檔案服務水平不斷提升，人們的生產、生活以及學習等在信息技術的幫助下，不斷地進行著改進和完善。包括分析問題解決問題，處理問題的方法。實際工作過程中，為了節約時間，人們開始利用計算機網絡進行資料的查找，資料的運用等，將檔案工作服務水平不斷地提高。檔案的信息資源在信息化和電子化上建設的日臻成熟。所有的資料都被存儲在計算機的內存里，使得檔案的資料存儲的地點減少，但是真實性和完整性提高了。而且人員得到檔案資料的權限也被大多數檔案資料管理中心逐步放開。一些檔案在涉及到隱私或者相關機密的時候，可以被轉化為信息資料或者數據化資料，并且可以進行嚴密的處理和加工[3]。

其次，為了能夠將檔案資料進行有效的利用，建立檔案資源中心加強檔案管理，是非常必要的。相關工作人員要加強檔案的管理，在檔案的真實性和完整性加以完善。同時不斷引進高素質的人才，通過定期培訓等工作，使得工作人員能夠將檔案的管理方法和技術加以掌握，管理好檔案。對于檔案的管理要加大管理力度，首先要注意檔案的資料性質的審核，然后將相關檔案進行適度的開放，讓更多的人能夠學會利用檔案[4]。

對檔案資料進行利用，首要的就是要強化檔案的資源的交流和共享受。檔案資料的利用效率能夠得到提高，價值能夠得到發揮，進行檔案管理部門的交流和溝通是必不可少的，檔案資源的利用應給予加強和重視，檔案的利用率得到不斷的提高，檔案的資源能夠被認可，并且具有社會影響力，檔案的資源作用及價值能夠得到和很好的發揮[5]。

第三，檔案資源包括民生、電子健康、電子信用檔案等，在信息資源呈爆炸式增長狀態的同時，用戶對這些新類型檔案的利用需求也在逐年上升。檔案資源的過程中注意豐富新類型檔案的數量檔案資源是檔案信息資源利用工作的物質基礎和前提，沒有數量豐富的做支撐，檔案利用工作就是水中月、鏡中花，及時調整檔案收集策略，檔案信息資源的種類和檔案服務機構也與檔案利用工作能否順利進行掛鉤[6]。

三、結語

現代社會的重要信息資源就是檔案的資源。在企業或者單位的發展過程中，檔案管理以及價值始終是值得深思的，對檔案加以利用并且深刻的討論，采用積極的方法提高檔案的資源利用率，使得檔案的資源能夠服務于企業，服務于發展，在企業和單位發展過程中發揮不可替代的作用[7]。

參考文獻：

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[3]沈志華.中蘇關系史研究與俄國檔案利用[J].社會科學，2014，（8）：131-145[4]李雪梅.論后PC時代檔案利用中的問題及對策[J].蘭臺世界，2015（29）：82-84.

[5]張家英.人事檔案利用的困境與突破[J].檔案學研究，2012 （2）：31-34.

[6]王晨.微信在檔案利用服務中的新策略研究[J].北京檔案，2015（11）：30-31

[7]馬仁杰，蔡璇，孟璐等.論網絡環境下影響檔案利用行為的因素[J].檔案與建設，2016（6）：10-13.