探析檔案信息化建設(shè)的重要性及管理對策

黃悅芝

摘要：無紙化辦公已經(jīng)成為當(dāng)前辦公的主要形式，在相關(guān)技術(shù)的影響下，單位在文件簽收、催發(fā)等過程中的工作方式被進(jìn)一步優(yōu)化，有效滿足了辦公自動(dòng)化管理的要求。檔案管理是辦公管理的重點(diǎn)，也是信息技術(shù)主要的應(yīng)用方向，不僅簡化了檔案管理的應(yīng)用方向，還顯著提高了檔案管理效率。由此可判斷，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；對策

一、檔案管理信息化建設(shè)原則

所謂檔案信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體管理保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向企業(yè)以及社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。這樣一來，不僅可以使檔案本身的原則不發(fā)生改變，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享、檔案信息社會(huì)化的目的。信息化建設(shè)必須依靠一些正確的基本原則，而主要信息化建設(shè)的主要原則有以下幾項(xiàng)：（1）實(shí)用性原則。只有信息化的建設(shè)以實(shí)用性作為基本原則，才就能夠保證業(yè)務(wù)能夠更加規(guī)范化，工作更加有效率；（2）安全性原則。在信息化的建設(shè)中，安全性也是極其重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此我們必須要提高計(jì)算機(jī)軟件信息的加密機(jī)制，此外還要建立信息防火墻來對重要信息資源權(quán)限進(jìn)行管理，保證操作的合理性；（3）可靠性原則。在使用信息資源中要對所有信息用戶的權(quán)限進(jìn)行分級，除此之外還要及時(shí)地進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的備份；（4）易用性原則。信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要以實(shí)用、易用、簡單作為宗旨。系統(tǒng)使用人員不需經(jīng)過培訓(xùn)，便可靈活、方便地使用，使辦公方式真正的自動(dòng)化；（ 5）先進(jìn)規(guī)范原則。使用先進(jìn)、成熟的計(jì)算機(jī)硬軟件技術(shù)，在使用OA 與Internet /Intranet 技術(shù)之前，就必須充分對其的可繼承性、可擴(kuò)展性與可伸縮性進(jìn)行考慮，延長其生命周期及提高其技術(shù)含量。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案資源作為當(dāng)前企業(yè)的寶貴財(cái)富之一，檔案資源如何有效管理及利用，如何更好的為企業(yè)提供服務(wù)，檔案信息化建設(shè)是勢不可擋的。檔案信息化的重要性體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）檔案信息化使檔案存貯無限化。充分利用電子空間的無限性，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)；（2）檔案信息化使檔案的檢索和使用更便捷。電子智能化檢索速度快、效率高、范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對檔案進(jìn)行機(jī)密處理；（3）提高檔案的運(yùn)行效率。檔案信息化使檔案信息更加形象、直觀，大限度地提高檔案利用率，并節(jié)省儲存空間、人力和財(cái)力資源，同時(shí)又保障了檔案的安全備份，可極大限度地提高檔案的運(yùn)行效率；（4）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，這是檔案信息順應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢所在。

三、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)管理人員檔案信息化建設(shè)意識不強(qiáng)

在大多數(shù)的企業(yè)之中，企業(yè)管理人員沒有徹底認(rèn)清檔案管理的重要性，仍傳統(tǒng)的認(rèn)為它只是文字工作，并沒有真正意識到檔案管理工作的重要意義，更不會(huì)把這項(xiàng)工作歸結(jié)到企業(yè)的信息化發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，使得企業(yè)對于這項(xiàng)管理工作的重視程度不夠，財(cái)力投資不足，造成了企業(yè)檔案信息化的落后。

（二）檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

由于計(jì)算機(jī)型號規(guī)格各異，各自開發(fā)軟件不易兼容合并，制約了檔案信息電子化進(jìn)程。

（三）檔案信息化建設(shè)尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)本階段僅著眼于某個(gè)企業(yè)或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施和推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息化建設(shè)。

（四）檔案管理人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低

目前檔案管理人員不僅對自己工作的認(rèn)識不健全，沒明白建設(shè)檔案信息化給企業(yè)所帶來的巨大利益，也沒能夠真正認(rèn)識到建設(shè)檔案信息化對邁向現(xiàn)代化企業(yè)的重要意義，而且本身檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平偏低，也給檔案信息化建設(shè)進(jìn)程造成一定影響。

四、檔案信息化管理對策研究

（一）健全優(yōu)化檔案管理制度

隨著檔案信息化程度的不斷加深，從本質(zhì)上改變了收集、保存信息的方式以及檔案管理的模式。這就要求檔案管理制度需要隨著時(shí)代的變化而進(jìn)行革新和完善。所謂無規(guī)矩不成方圓，加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，才能使管理目標(biāo)更加明確，使管理的流程更加高效、科學(xué)，從而使檔案管理的信息化水平更上一層樓。檔案管理人員要根據(jù)國家的法律法規(guī)，更新檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理的目標(biāo)與提高信息化水平的連接程度。

（二）樹立檔案信息意識，加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育

檔案管理人員是對檔案進(jìn)行科學(xué)管理的主要力量，他們的主觀能動(dòng)性在信息化的建設(shè)中起著關(guān)鍵性的作用。因此，對于檔案管理人員而言，不僅需要樹立檔案信息化意識，還需提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能夠盡心盡職的完成自己的工作任務(wù)，而不是死板的進(jìn)行管理。加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，促使檔案管理人員要從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。

（三）加大檔案信息化建設(shè)投入

企業(yè)有時(shí)候?yàn)榱税l(fā)展，需要和國際進(jìn)行接軌，因此，對于企業(yè)的檔案管理而言也是一樣的。為了使企業(yè)更好的發(fā)展，需要盡快完善檔案信息化的相關(guān)工作，加大對其的資金投入，使企業(yè)的相關(guān)管理配置能夠滿足管理的需要，建設(shè)本企業(yè)的檔案管理查詢、存儲和檢索模式。此外，要盡量保證檔案信息平臺與企業(yè)數(shù)據(jù)平臺保持聯(lián)網(wǎng)，減少甚至是完全取代紙質(zhì)檔案，使得檔案的管理不再出現(xiàn)紙質(zhì)檔案所帶來的問題，真正的實(shí)現(xiàn)電子化管理模式，使企業(yè)的檔案管理逐漸發(fā)展為企業(yè)的內(nèi)部財(cái)富。對于企業(yè)的檔案信息化建設(shè)需要成立專門的管理部門對其進(jìn)行管理，同時(shí)，還要嚴(yán)格要求管理人員，不僅要定期接受技術(shù)培訓(xùn)，還需提高責(zé)任意識，使檔案的管理工作真正得到落實(shí)，真正做到專業(yè)化、信息化的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。

五、結(jié)束語

綜上所知，檔案管理信息化是企業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然選擇，同時(shí)也是企業(yè)需要長期堅(jiān)持的一項(xiàng)工作，是提高社會(huì)服務(wù)能力所必不可少的手段。檔案管理工作者要根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)事求是的開展工作，明確工作目標(biāo)并不斷改進(jìn)和完善檔案管理制度，慢慢將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉蠒r(shí)代特征的新的模式。

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